GL201会议管理{杭州区域}概述.ppt

课程名称：会议管理 课程编号：GL201;目 录;一、概况;2.会议的作用;3.会议的种类;二.会议的安排与筹备;2.会议排序－－重要度、紧急度;;? 总部会议优先于地方会议;确定会议时间、会议地点、与会人员 签发会议通知（邮件或电话通知） 要求与会人员作回馈（时间是否冲突） 收集发言人员的会议报告（紧急会议可以不用）;4.会议行事历;安排会议议题； 确定与会人员； 确定会议地点 确定会议时间； 办理会议报批手续； 签发会议通知； 准备会议文件和材料（汇总会议报告）； 选择和布置会场（幻灯仪等工具需事项检查完好性） 排列座次； 妥善安排后勤服务事宜（会务用餐等）； 进行全面的会前检查。;提前一天收集会议报告（会议助理汇总） 根据参加会议的人数备电子资料（U盘数量） 会前30分钟检核设备（电脑设备、投影仪、桌牌、瓶装水等） 与会人员会前5分钟到达 会议助理清点会议人员，对未到人员进行提醒 因故不能出席会议的主管，由其指定代理人代为参加;电话会议：由于其及时、迅速的特点，目前已被各管理部门广泛利用。工作人员在电话会议召开时，需做好会前的工作安排;确定会议时间、会议地点、与会人员 签发会议通知（邮件或电话通知） 要求与会人员作回馈（时间是否冲突） 收集发言人员的会议报告（紧急会议可 以不用）;会议议程通常在开会前一周左右确定： 1.例行性事件研讨：（例）行销经营月会需进行销售业绩达成检讨 2.阶段性专案研讨（共识会）：（例）7、8、9月份进行酱包漏油试验阶段性报告 3.主管的期许：对与会人员进行机会教育;9.会议座位图安排;三.会议过程控制;2.会议过程拍照规范;2.会议过程拍照规范;3.会议成功的要素;与会者需按照议程完成报告报告（本期成果和下期计划），同时其他功能亦应针对议题与绩效落差提出功能检讨与补强作为；;a.会议主持必须注意控制会议时间（准点开 始，准点结束 ）； b.注意把握会议议程，重点需要掌控会议讨论 问题的时间。; 例：超过议程时间的会议效果差 2009年的某天公司召开功能月会： 会议时间：9:00 －－17:00 会议形式：中央主持、??方连线电话会议 与会人员：部门全体 会议议程：部门报告、专案检讨、主管期许 未能按时结束的原因：专案讨论占用时间 与会人员抱怨的原因：工作地点离家较远，因为会议影响乘坐班车。 结果：与会人员抱怨，会议的效果。;? 在日常工作会议上，会议主持人无疑应是会议进程的动力和向导，那些颇为成功的会议主持人必须掌握因势利导处理难题的艺术。这些难题有：;;??（二）充分发挥主持人的作用;四.会议记录与追踪;主席指示;思考题： 如何调动与会者的发言积极性？ ;报告完毕！