办公自动化信息系统的建设概论.ppt

第3章 办公自动化信息系统的建设 ;3.1 办公自动化系统概述 ; 处理是使输入变为输出的一种活动，一般是由人与设备分别或联合承担的，这与自然界中的能量守恒定律是一致的。通常，输入、处理、输出是组成系统的3个基本要素，加上反馈就构成一个典型的系统，如图3-1所示。 ;图3-1 典型的系统 ; 3.1.2 办公自动化系统 办公自动化系统是综合性的办公管理系统，是在综合了电子计算机辅助设计及电子计算机辅助办公的研究基础上发展起来的一个信息处理系统。 办公自动化系统包括多种科学技术，如计算机、文字处理、声音图像处理、数值计算、光学、微电子学、通信和管理科学。 办公自动化系统的功能有数值运算功能、文字处理功能、资料处理功能、行政管理功能、图形处理功能、声音处理功能、决策支持功能和网络通信功能。 ; 1．数值运算功能 办公人员在办公室里，通过微型计算机或终端机使用本地或异地的大、中型计算机的硬件和软件资源，完成所需的各种复杂的计算。 2．文字处理功能 办公自动化系统能迅速处理各种办公文件、日志、报告，并具备编辑、排版、修改、打印、印刷等功能。高级的文件自动化处理系统不仅是一个独立的机组，还可以通过通信线路将文件信息传送到领导者的终端机上，领导者作了修改和审批后，传回到办公人员那里。办公人员再按发文标准，在终端机上做最后的排版，即可通过通信线路，向有关接收文件的部门发出。; 3．资料处理功能 为了对大量资料提供高效的处理能力，其中包括资料的登记、存储、分类、查询、保密、制表等，要建立公用的或专用的数据库，以提供快速的访问及查询手段和保密措施。 4．行政管理功能 行政管理即日常行政事务管理、会议事务安排和办公用品、设备的使用与调度。如安排工作日程与工作计划、办公用品管理、会议室管理等。 ; 5．图形处理功能 用户利用计算机存储、绘制各种图像和表格，采用光学扫描仪及字符阅读器，可直接将手写和印刷的文件读入计算机，解决大量数据的快速输入问题。 6．声音处理功能 声音处理功能主要包括声音识别、合成和存储，使计算机能听懂并执行人向它发出的命令。此外，计算机与电话通讯结合起来，完成自动拨号、自动接听、自动记录等操作，实现人与人、人与机器、各机器之间的信息通讯。; 7．决策支持功能 决策支持功能是评价办公自动化系统水平的重要标志，也是办公自动化发展的一个重要方向。决策支持就是把管理信息系统与决策过程紧密结合起来，以支持各类办公人员的知识活动与信息活动，帮助决策人员寻找解决问题的途径和模式，确定解决问题的方法，使过去由决策人员做的大量繁琐工作(如资料的收集、综合统计与分析工作)交给计算机承担，然后决策人员根据计算机的综合分析结果，就可以迅速、正确地做出选择、判断与决策。 ; 8．网络通信功能 办公自动化系统是收集、存储和处理信息的系统，通信是不可缺少的功能。一个单位内部的通信可通过一个或多个局域网来完成，与外界的通信则要用远程网(如电话网、卫星通信等)，并开展电子邮政服务，以加快信息交换的速度。通信网内不仅传送文字和数据，而且传送声音和图像。 ; 3.1.3 办公自动化系统的设计与测试 1．系统分析 在系统分析中分为办公事务调研、系统目标分析、系统功能分析、系统配置分析及可行性论证几步。; 办公事务调研：首先是对项目全面调研，确定信息量大小、信息的类型、信息的流程和内外信息需求的关系等。其次还要对构成本系统的情况进行调研，了解本部门与相关部门及相关机构之间的关系，了解本部门现有设备配置和办公资源的使用情况以及工作能力大小，为系统进行设备配置及选择提供的依据。确定办公自动化系统的功能和目的，是建设办公自动化系统的基础。 ; 系统目标分析：根据办公事务需求，分析该办公自动化系统能完成的基本任务，包括近期、中期和远期的目标，以及将来获得的社会效益和经济效益。 系统功能分析：确定为实现系统目标具有的所有功能，如办公事务管理信息资料的存储、查询等，这是设计办公具体管理事务模块所必需的。; 系统配置分析：根据系统的需求及实际的资金投入，从确保系统的先进性、实用性、可