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仁核山谷现代文员实务 讲 座;◆什么是文员？ 在不同的公司，文员一职所做的工作都有所不同。通常情况下，文员是做些文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事务（接待客人、清洁卫生、购买办公用品等）之类的工作。总之都是比较繁琐的事。另外，有些公司的文员还要协助会计做一些记帐工作。比如我们公司就是这样的。 ;◆对文员有什么基本要求呢？ ①运筹能力 ②办事能力 ③调查研究能力 ④组织协调能力 ⑤交际能力 ⑥文字表达能力 ⑦操作现代化办公设备的能力; WORD文档的排版要求;EXCEL表格的运用;公文的类型; 请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈 请性、期复性公文。 ; 请示必须具备以下三个条件： 1.必须是下级机关向上级机关的行文。 2.请示的问题必须是自己无权作出决定和处理的。 3.必须是为己向上请决求准。 ; ◆标题：制发机关名称＋事由＋请示。 ◆正文： ①也就是请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。 ②请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。 ;◆结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”，“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。 ◆注意事项：一文一事，一个主送机关，逐级请示。; 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意 见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。;◆标题：制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。 ◆正文： ①事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。 ②事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。 ;◆结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。;公文的办理 ;1、 签收登记 责任人应清点检查来件，份数、页数有无残缺短少、字迹模糊，确认无误后，进行签收登记。 2、 阅文 责任人收到文件应仔细阅读，了解内容，以便正确处理； 3、 请办 综合部根据公司给各个领导人和各部门的授权，将需要办理的公文注请公司总经理、副总经理/总监指示或主管部门研办，对需要两个或两个以上部门办理的，应当指明主办部门。 ;公文的办理 ;公文的办理 ; 办公室基本礼仪;在日常工作中，大家是否留意使用以下语言了呢？ 1、请 2、对不起 3、麻烦您… 4、劳驾 5、打扰了 6、好的 7、是 8、清楚 9、您 10、X先生或小姐 11、X经理或主任 12、贵公司 13、您好 14、欢迎 15、请问… 16、哪一位 17、请稍等（候） 18、抱歉… 19、没关系 20、不客气 21、见到您（你）很高兴 22、请指教 23、有劳您了 24、请多关照 25、非常感谢（谢谢） 26、再见（再会）;办公室礼节运用;电话礼仪;1、电话铃响在3声之内接起。 2、电话机旁准备好纸笔进行记录。 3、确认记录下的时间、地点、对象和事件等重要事项。 4、告知对方自己的姓名。 ; 打电话的一些简单技巧 ;4、如果你找的人不在，可以问一下对方什么时间可以再打电话或请其回电话，同时，要将自己的电话号码和回电时间告诉对方。 5、在给其他部门打电话时，要先报部门和姓名，这样可以避免对方因为询问你的情况而浪费时间。 6、通话完毕时应道“再见”，然后轻轻放下电话。 ;7、选择适当的时间。一般的公务电话最好避开临近下班的时间，因为这时打电话，对方往往急于下班，很可能得不到满意的答复。公务电话应尽量打到对方单位，若确有必要往对方家里打时，应注意避开吃饭或睡觉时间。 ;每天自我检查， 将有助于提高！;一天结束之后自我检查评价;祝大家职场得意！