新精英生涯-帮助你大提高工作效率的6个小习惯.docxVIP

帮助你大大提升工作效率的6个小习惯 Rose 初入职场，往往要经历一段工作的“混乱期”。许多人会有这样的困惑：工作量大，还有那么多琐碎的行政事务怎么做得完？每当接到一个工作任务，不知从何下手？不知如何做职场中的时间管理？其实，养成了以下好习惯就能大大提高工作效率。 1 1.一份流程指引减少行政事务“纠缠” 作为新人，初期不可避免需要承接许多事务性工作。这些工作琐碎，每天耗时长，较难沉淀工作价值。起初，我每天疲于应对这些事务性工作，占据了大量时间精力，工作成就感极低。后来发现了一个小技巧，这些事务性工作大多是重复性的有规律的。虽然在公司层面也有流程指引，但细分到部门还是有所区别，那么我为何不将工作流程指引梳理出来呢？这个决定很明智，我花了一个小时将手上的行政事务性工作进行分类，将工作流程指引梳理出来。这样的好处是以后遇到同样的事情，或者其他人咨询这类事情，只要看我的流程指引就能一目了然，大大节省了时间。 2.一份通讯录让你找对人，事半功倍 企业越大、沟通成本越高，这是大企业的通病：有时接到一项工作任务，要打2-3个电话，几经周折才能问到对的人。 随着工作模块增多，工作涉及的部门增多，对外供应商接洽，对内各类事项需要大量沟通。通过对工作的阶段性分析发现，沟通耗费了大量时间，影响工作效率。所以，我用思维导图制作了一张常用的通讯录，以部门、具体负责的工作事项为一级主题，以联系方式为子主题。贴在办公桌面，定期更新。这份通讯录与公司总通讯录的区别在于，它聚焦个人的工作内容，简洁明了。事实证明这张思维导图很有效。每当同事或上司询问我xx事情要找谁的时候，我都能快速准确地告知他们。后来，这张通讯录在组内共享使用。 3.开展工作的逻辑比马上行动更重要 在职场中，总有一类人：不经过思考，别人让他做什么就做什么，别人一说要做什么工作，想都不想马上去做，尤其是工作一忙碌起来更是没了分寸。 这样的后果是要不工作方向错了做无用功，要不就是对全盘没有全面的考虑进展不下去，更有甚者，经常做一下问一下上司，做一下又问一下上司。 一开始我也做得不好，后来渐渐形成了自己开展工作的一套逻辑：每当接到一项工作，我一定会先了解项目的背景或拿到方案先看一遍方案（如果事情太小则不需要）。 然后，弄清楚why：为什么要做这项工作。要与上司确认预期要达到的目标，这一点说起来容易做起来并不容易。它直接决定你的工作方向对不对。 what：基于这个目标，我会看看需要做哪些工作，哪些是优先做的，哪些没有那么紧急的，哪些是直接对目标的实现起到关键作用的。 who：每一项工作我需要找到谁来做，寻找对的责任人很重要。这时，我会结合自己的通讯录，请教其他同事，快速找到对的人。 when：每一项工作时间节点是什么，这个时间节点要明确告知你要沟通的这个who，而不是你一个人知道就算了。 where：不仅仅是指地点，还可以问问自己做这项工作在什么地方执行更合适？ how：我要怎样开展这些工作才能达成目标？我要怎样做才能让其他责任人优先处理我的工作？如果上司或上司的上司来开展这项工作，他们会怎么做？ 5W1H看似简单，却有许多人在实际的工作场景中做不到，或者用不好。而就是这一个简单的逻辑结构，让我的工作更有成效。 4.不要低估了工作计划和总结的作用 有人一听工作计划和总结就觉得厌烦，觉得写了对工作没有起到作用。其实，它有没有用，关键是在于你怎么去用它。如果你是被迫写，只是为了交差完成工作任务，你会觉得它很占用的时间。 并没有人让我一定要写计划和总结，然而这个小小的习惯让我的全局思维越来越强，让我的工作更有成就感。例如，每当接到一个项目，写完方案之后，我做的第一件事情就是把整个项目后续的推进计划做出来，好处是当上司当别人询问我接下来的安排时，我已经提前了很多个八拍。有了这份计划，不管到了项目的哪个阶段，我都能清楚自己要做什么。 又如，如果是进行到项目某个环节，我会做一张简洁的思维导图，把这个环节所有筹备工作事项列出来，每完成一项就打勾删除，没有完成的继续推进。另外，我每周一早上会根据项目整体计划，花半小时时间制定本周工作计划。每周五下班之前花15分钟做本周总结。一个月下来，这张导图就会形成一份月度周计划和周总结。接下来，我会做一个动作，将它邮件发给我的上司，让她了解我的工作状态，创造她指导我的机会，增进与她的沟通。 不要认为上司不找你，你就不找她。主动沟通工作，会让你获益匪浅。而要做到有效地与上司沟通，前提是你对自己的工作十分清楚，计划和总结显得尤为重要。 5.懂得抬头“探路”而不只是低头做事 通常说职场中的时间管理，大家自然而然会想到四象限法和番茄工作法。然而有许多小习惯也能帮助我们进行时间管理。 例如多留意身边的老同事是如何开