商务活动：会见会谈解说.pptxVIP

商务活动;了解会见和会谈的准备工作 掌握会见和会谈的基本程序 能够为会见和会谈做好准备 能够按照正确的程序安排会见和会谈;超凡公司总经理李杰邀请公司的一个重要合作伙伴宏达公司总经理张宏到超凡公司洽谈新项目合作事宜。宏达公司总经理回复了一封函电，接受李杰总经理的邀请，定于6月2日到超凡公司和李杰总经理进行会谈。如果你是公司总经理秘书张娜，请你安排此次会谈活动。;安排会见和会谈工作是秘书重要的日常工作之一，会谈、会见工作成功与否，直接影响到公司的形象和利益，所以秘书人员要予以重视，必须了解会见和会谈的程序以及相应的礼仪规范。;一、会见会谈对秘书的要求 安排会见、会谈时对秘书的要求如下： 1、充分了解双方的情况 2、落实准备工作 3、做好会见、会谈时记录 对客人提出、领导许诺的问题，会后应负责落实，做好后续工作。;1. 约定 会见、会谈一般均经双方事先约定。宾主双方均可提出会见要求，东道主和来访者权利平等。 从礼仪的角度出发，东道主应根据来访者的身份、来访目的，在来访者抵达的当日或次日，安排本单位相应的领导人和部门负责人会见。来访者也可根据双方关系及本人身份、业务性质、来访目的，主动提出拜会东道主的某些领导人和部门负责人。 ;首先提出会见要求的一方应将拜访出席人员的姓名、职务，要求会见的人员、会见的目的等情况告知对方。接见一方即主方应尽早给予答复。因故不能满足对方要求应婉言解释。 ;2.通知对方有关事项 主方应主动将会见、会谈的时间、地点、本方出席人、具体安排及有关注意事项通知对方。前往会见的一方，则应主动向对方了解上述情况，并通知有关人员出席。;3.准备工作 1）了解背景资料。与客户会见、会谈，应了解对方的背景资料、可能提出的问题以及习俗禁忌、礼仪特征等，把这些形成文字材料，呈送上级（主见人）及其他与会人员。有需要提供外方参阅的，还要准备好外文资料。如果并非第一次交往，秘书还应从以前会谈的文件、协议作出摘要，提供给上级（主见人）及与会人员。;2）座次安排是布置会见会谈场所时一项重要的内容。会见的座次安排体现着礼仪的规范和对来宾的尊重。通常的安排是主宾席、主人席安排在面对正门的位置，客人坐在主人的右边；翻译人员、记录员坐在主人和主宾的后面；其他客人按身份高低在主宾一侧就座，如图所示。;;3）人员安排 首先确定参与会谈的人员，一般主谈应该是有较高业务水平，有会谈经验，有决定权的高层领导，其他参与者也是对会谈涉及的业务范围很熟悉的人。其次确定工作人员，包括翻译、记录员、设备管理人员、服务人员等。;主方应准确掌握会见、会谈的时间、地点和双方参与人员的名单、同时主方应先于客方到达会场，客人到达时，主方应迎接。秘书应该在大门处迎接，引领客人抵达会谈地点。主人在此迎接客人的到来。 双方见面后，由客方代表团团长把自己的部下介绍给主人；然后主方领导再把自己这方人员介绍给客人。 ;合影可安排在宾主见面握手、介绍之后，合影完毕再入座。如有合影，主方应事先选好背景，安排好合影图。合影图一般由主人居中，按礼宾次序，国际上的通行做法是“以右为上”，主客双方间隔排列。 ;1. 主人 2.主宾 3. 第二主宾 4. 客方人员5.主方人员 6.摄影师;合影完毕入座就绪后，双方会谈开始前，除陪同人员和必要的翻译人员、记录员外，一般工作人员即应退出。 会见、会谈过程中，旁人不可随意出入。主客双方可作简短致辞，互赠礼品。礼品不一定昂贵，可以是能代表本单位的最新产品，只要能传达敬意，表达友谊的纪念品即可。;在会见、会谈时，主方应提供饮料。招待用的饮料各国不一，反映着不同的文化和习惯。我国通常只备茶水、矿泉水，夏天备冷饮，如会谈时间较长，可适当上咖啡。对伊斯兰教的来访者，不要上含酒精的饮料。 ;会见结束后，主人应送客人至车前或门口握手告别，目送客人离去后再退回室内。;对于秘书人员来说，要安排好会见、会谈工作，一般有一下步骤： 步骤一 会谈、会见之前，双方事先约定相关事宜 首先是超凡公司总经理李杰发送邀请函，邀请广州宏大公司总经理张宏前来会谈。接到宏大公司总经理回复的函电后，李杰总经理做出明确指示，请秘书张娜负责安排此次会谈活动。;1．了解超凡公司的背景资料 2．会谈会见的地点选择，布置与检查 3．人员安排 1）会务组，主要负责会见会谈的具体事宜安排。成员有。。。 2）材料与宣传组，主要负责会见会谈的材料准备和宣传工作。 成员有。。。 3）接待组，主要负责接待来宾。成员有。。。 4）后勤组，主要负责会见会谈期间后勤服务，茶水安排，摄影 安排等。成员有。。。 会谈前一天下午，张娜专门到会议室检查会场布置情况，并调试所需设备，一切正常。 ;6月2日上午8.30分，张娜已经站在公司门口等候宏大公司客人的到来。宏大公司一行人在8.