PowerPoin在管理工作中的应用.docVIP

第  PAGE 28 页 共  NUMPAGES 28 页  Excel和PPT在管理工作中的高级应用 PowerPoint在管理工作中的应用 第一部分：基础概念 演示文稿构成要素 文本 图示 表格 色彩 明确演示文稿的用途 演讲目的 文档目的 演示文稿的分类 展示型：演讲目的，以图示为主 内容型：文档目的，以文本，表格为主 展示型演示文稿制作原则：信息可视化 提纲挈领的文本 图示替代文本 图表替代数据的罗列 信息以一种直观的方式展现，可以更好地传递演讲内容。要求一定程度的视觉效果。赏心悦目的画面有利于人们增强对演示内容的记忆，但是不要为了装饰而装饰，如此反而会分散观众的注意力。 不追求内容的全面，而是追求重点的突出，强化观众对于最主要内容的关注。如果想详细地全面地对主题进行说明，可以使用WORD或者EXCEL。大段的文字演示的效果会很差，是演示文稿的忌讳。要想方设法把文字转化为各种直观的图形来说明和展示。 展示型演示文稿的特点： 逻辑性 可视化 内容型演示文稿制作原则 框架布局 必要的修饰 第二部分：演示文稿构成元素操作 新建一个演示文稿。ctrl+M：插入新幻灯片页面 应用版式。 选择“开始”－“版式”，选择一种适合的版式。 版式：指幻灯片内容在幻灯片上的排列方式，由占位符组成。占位符：一种带有虚线或阴影线边缘的框，绝大部分幻灯片版式中都有这种框。在这些框内可以放置标题及正文，或者是图表、表格和图片等对象。可以将版式中的占位符移动到不同位置，调整其大小，以及使用填充颜色和边框设置其格式。 也可以自己进行版式设定。 应用模版。 选择“设计”，调出设计工作区，选择一种适合的模版。可以对某页幻灯片或者整个文件应用某个设计模版。 修改模版： 进入母版视图。 在应用设计模板时，会在演示文稿上添加幻灯片母版。幻灯片母版是存储关于模板信息的设计模板?（设计模板：包含演示文稿样式的文件，包括项目符号和字体的类型和大小、占位符大小和位置、背景设计和填充、配色方案以及幻灯片母版和可选的标题母版）。这些模板信息包括字形、占位符?大小和位置、背景设计和配色方案。 幻灯片母版的目的是使您进行全局更改（如替换字形），并使该更改应用到演示文稿中的所有幻灯片。 通常可以使用幻灯片母版进行下列操作： 更改字体或项目符号 插入要显示在多个幻灯片上的艺术图片（如徽标） 更改占位符的位置、大小和格式 更改幻灯片母版时，已对单张幻灯片进行的更改将被保留。 一个演示文稿，可以应用多个设计模版。选定幻灯片，选择新的模版，选择“应用于选定幻灯片”。 自定义模板： 新建PowerPoint文件； 点击“视图”-“幻灯片母版”； 在母版视图上进行模板的设计，包括背景效果，标题区，页脚区效果，字体，项目符号等； 设计完毕后关闭母版视图； 点击“文件”-“另存为”，将文件保存类型改为“演示文稿设计模板”，模板制作完成。 导入演示文稿 “开始”-“新建幻灯片”-“重用幻灯片” 通过设置左下角的【保留源格式】选项，可以选择是否保留被导入的页面的原始格式。 插入的页面将沿用它上面一页的格式信息。 文本项目符号级别 如果存在多个级别的项目符号，按【Tab】可以将文本降为下一级别，【Shift】＋【Tab】将文本升为上一级别。 插入页脚，页码 【插入】【页眉和页脚】，在界面上定制相应内容： 自动调整 自动调整智能标记可以用来调整文本，使之适合当前占位符的大小。 段落格式 首行缩进 左缩进 首行缩进：将段落中的第一行向右缩进。 左缩进： 所有行均向右缩进。 动态表格。 在excel中将表格选中，切换到PPT界面，选择“编辑”－“选择性粘贴”，选择粘贴链接。此操作可以使得复制过来的表格数据可以随着源文件的更新而自动更新。 为了避免其他阅读者打开文件时看到是否更新链接的提示信息，可以在将文件发送给对方之前断开链接。 使用控件 ActiveX控件是用于向用户提供选项或者运行使任务自动化的宏或者脚本。可以在VBA中编写控件的宏或者在脚本编辑器中编写脚本。 可以在幻灯片中添加控件，以在幻灯片放映时与用户交互信息。比如，在为展台设计的幻灯片中可以使用控件使得观众可以选择放映的内容。 控件所在的位置： 属性查看当前所选控件的属性查看代码启动VB编辑器查看或编辑当前控件代码复选框文本框命令按钮单击时可以启动某个操作的按钮选项按钮单选按钮列表框包含项目列表的框组合框带有下拉列表框的文本框；可以选择或输入切换按钮单击时保持按下状态，再次单击还原数值调节钮可附加到文本框的按钮滚动条滚动显示内容标签用于提供有关控件信息的文本图像将图片嵌入到演示文稿中的控件其他控件 在有限区域内显