如何做好企业部门档案工作总结.ppt

如何做好部门;;一、档案与档案工作; 《档案法》：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。;（二）档案的属性;;*;*; 对于企业部门来说，主要是进行文件材料的收集、整理、归档工作，为公司档案工作奠定基础。 ;归档：各部门将工作中形成并已处理完毕的文件材料整理立巻，定期移交给档案管理部门集中保存。 归档制度：归档范围 归档时间 归档要求 ;1、法律要求，《档案法》第十条规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。 ２、档案形成需要：文件转化为档案的需要。 ３、档案价值需要：发挥档??的凭证和参考价值。 　　;二、如何做好部门档案工作？;????? 1、根据本部门文件材料的形成规律，做好收集、积累、整理、保管工作，保证归档材料的齐全、完整、系统、准确。 ??? ? 2、按照综合档案室的要求，认真做好立卷归档工作，按时向档案部门移交。??? ? 3、对自存档案或暂不移交的档案材料，加强管理，积极提供利用。???? ?4、积极参加档案业务培训，加强档案工作有关法律、法规和专业知识的学习，做好部门档案工作。 ;????? ; ; 1、前期准备-编制文件立卷类目 立卷类目拟好后，报部门领导审定。然后打印送本部门具体工作的承办人，要求他们按照立卷类目中的条款做好平时文件材料积累工作，以便于立卷归档。 注意：a、编制立卷类目时，要考虑收集的文件材料必须对公司有保存利用价值，能够反映本部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。???????? b、事先编制的立卷类目难免会与实际形成的文件有出入，这是很自然的。兼职档案员可以在平时归卷过程中，根据文件的实际情况，随时进行修改或增补。 ;??? 做好平时归卷工作，是加强对文件的日常管理，防止散失堆积，方便部门利用，并为年终案卷的整理归档打好基础。 具体方法：兼职档案员指导每一项工作的承办人按照立卷类目，为每一个条款准备一个卷盒或档案袋，并将条款号和条款名称抄写在卷脊或卷面上。 承办人员将工作中办理完毕、属于归档范围的文件材料，及时归入卷盒（袋）；对于已经归卷的文件，应该定期进行检查，发现归卷不适当的要随时调整。; 文件归卷之前，要注意检查文书处理程序是否完成，处理的来龙去脉是否注明；页数、附件等是否齐全完整；承办中形成的电子文件是否归档。遇有不明之处应及时询问有关承办人，然后将文件按案卷类目对号入座，归入卷盒（袋）。借阅归还的文件，亦应随时销帐归卷。对于不须立卷归档的文件材料，可以另放。;??? ? 在正式立卷之前，需对平时积累、归卷的文件材料进行一次全面的检查调整，然后确定组卷。 检查的方法和注意的问题： a、兼职档案员进行一次清理，检查立卷类目各条款是否完全涵盖了所有工作。特别注意突发性、临时性工作。 b、如果到归档时工作尚未完成，则应转入下一个年度立卷类目。 c、归入的文件是否齐全完整：相应产生的电子文件是否归入；多余的重份文件应剔除。检查归档的文件材料有无加盖公章，要签名的栏目有无漏签，附件是否齐全。; 组卷的基本原则：遵循文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当考虑保存期限。;??? ?办理交接手续，将立好的案卷移交档案室。????;??? ?部门对于自存档案资料也应组卷，要有装具和固定的存放地点，有详细的目录，要落实人员的管理责任，以便于管理和利用。 ????; 三、国家档案局10号令 《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》 ;;;;;; 企业文件材料不归档范围是：; （二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；;（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；;;永久保管的管理类档案主要包括： ;（四）本企业发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结文件材料，内部管理制度、规定、办法等文件材料； （五）本企业机构演变，人力资源管理的重要文件材料；本企业涉及职工权益的其他重要文件材料；企