第七讲档案的整理分析.pptVIP

档案的整理（三） 档案的整理与组卷 传统以“案卷”为单位的“立卷” 现代以“件”为单位的“装盒” 卷内文件整理的步骤 分类、组卷、填写卷内文件目录和备考表，以及装订、编制卷内目录等。 卷内文件整理的步骤（一、二） 一、分类（六特征分类法） 分年度（注意 跨年度文件的分类） 分问题（注意 文件之间的关联性） 二、组卷（盒） 一事多卷（盒）（注意 不同案卷的编码要求） 多事一卷（盒）（注意 事件之间的关联） “件”的概念 卷内文件整理的步骤（三） 一、分类 二、组卷 三、排序：指对卷内文件进行系列化排列，固定每份文件的位置，使其排列有序，方便检索。 排序后文件 文件质量要求： 大的要折叠，小的要粘贴，破损要修补，字迹清楚，字迹符合书写要求，保持文件的原貌。 卷内文件整理的内容（四） 一、分类 二、组卷 三、排序 四、编号定卷是指将排列好的案卷，用编制页号的方法使案卷固定下来的行为过程。 1、盖章位置：文件上方空白处，居中或右 侧，保持相对固定 2、文件无法盖章，文件上加贴白纸盖章 分类法与“件号”编法示例 年度——机构（问题）——保管期限分类法 2010—办公室（综合类）—永久（第1卷）1、2、3、4、5 2010—办公室（综合类）—长期（第3卷)1、2、3、4、5 卷内文件整理的步骤（五） 一、分类 二、组卷 三、排序 四、编号定卷 五、填写卷内目录、备考表、案卷封面 归档文件目录封面样式 卷内备考表样式 案卷题名示例 例1： 鹏飞计算机公司 关于加强技术信息管理 的决定、方案 作者 问题 文种 例2 天晴制药厂 关于 浙江省 2003年度 销售情况 统计表 作者 地区 时间 问题 名称 请将下列文件进行分类组成案卷，并拟写案卷标题： 1、南京市卫生局关于干部职工中级培训的几点意见 2、南京市卫生局关于全市卫生系统干部职工脱产学习的规定 3、南京市中心医院关于对李明的处分决定 4、南京市卫生局关于2004年度卫生护理学校招生的通知 5、南京市卫生局转发市中心医院《关于对李明的处分决定》 6、南京市卫生局关于举办中等技术培训班的通知 7、中共南京市委关于任命刘力为卫生局党组书记的决定 8、南京市卫生局关于王方等同志职务任免的通知 9、南京市人民政府关于卫生局李克等同志的任职通知 10、南京市卫生局关于钟成等同志的任职通知 卷内文件整理的步骤（六） 一、分类 二、组卷 三、排序 四、编号定卷 五、填写卷内目录、备考表、案卷封面 六、装订装盒 装订 1、左侧装订：下齐、左齐 2、左上角装订：上齐、左齐 3、装订材料：不锈钢订书针、线装、包角。 上夹—上卷皮 装订 穿线 装盒上架要求 1、按顺序：按件号顺序装盒。 2、分类：不同年代，不同机构或问题，不同保管期限，分别装盒，不得混装； 3、填写项目：全宗号、年度、保管期限、起 止件号、盒号； 3、上架排列：从上到下，从左到右 案卷脊背填写样式 案卷脊背和底边 立卷改革前后案卷封面对比 档案上架排列 传统立卷方法与以“件”为单位方法的比较 传统立卷方式的时代背景 传统立卷方式 优点：强调文件间联系；便于实体管理；单份文件不易散失、磨损。 缺点：主观性大；不适应计算机管理；不便于利用、开放、保密、鉴定等工作 新方法 优点：整理方便快捷；利于保密；容易调卷；适应文档一体化管理要求。 缺点：整理、清点工作量加大；单份文件磨损问题突出；文件间联系特点淡化。 案卷排列、案卷目录与档号 案卷目录类型 ⑵ 先将全宗内档案按分类方案分类后，再按保管期限编制案卷目录。 例如： ×××全宗 办公室 永久案卷目录 长期案卷目录 短期案卷目录 …… 或： 1985 年 永久案卷目录 长期案卷目录 短期案卷目录 案卷目录类型 ⑴ 按全宗内案卷的不同保管期限，编制目录。 例如： ×××全宗 永久卷 1985 年案卷目录