access计算机二级教程第四章.ppt

第4章 数据库与表 Access是一个功能强大的关系数据库管理系统，可以组织、存储并管理任何类型和数量的信息。本章介绍Access数据库和数据表的基本操作和使用方法。 4.1 创建数据库 创建Access数据库，首先应根据用户需求对数据库应用系统进行分析和研究，全面规划，再根据数据库系统的设计规范创建数据库。 4.1.1 创建空数据库 4.1.2 利用向导创建数据库 4.1.3 数据库简单操作 1．打开数据库 2．关闭数据库 4.2 创建数据表 数据表是Access数据库的基础，是存储数据的地方，它在数据库中占有重要的地位。在Access数据库中，数据表包括两个部分：表结构和表内容。在创建数据表时，需要先创建表结构，然后再输入数据表内容。表结构包括了数据表由哪些字段构成，这些字段的数据类型和格式是怎样的等。 4.2.1 Access数据类型 在设计数据表结构时，需要定义表中字段所使用的数据类型。Access常用的数据类型有：文本、备注、时期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接和查阅向导等。 1．文本型 文本数据类型所使用的对象是文本或文本与数字的组合。例如，地址、姓名；或是用于不需要计算的数字，如邮政编码、学号、身份证号等。 文本数据类型是Access系统的默认数据类型，默认的字段大小是50，最多可以容纳255个字符。字段的最大容纳字符数可以通过设置“字段大小”属性来进行设置。 2．备注型 备注数据类型可以解决文本数据类型无法解决的问题，用于长文本和数字。例如注释或说明等。 备注数据类型字段最多可存储 65 536 字符。 注意：Access不能对备注型字段进行排序和索引。 3．数字型 数字数据类型可以用来存储需要进行算术运算的数据类型。 数字数据类型可以通过“字段大小”属性来进行进一步的设置。系统默认的数字类型是长整型，但Access可以对多种数据类型进行设置，具体示数范围如表4.1所示。 4．日期/时间型 日期/时间型数据类型是用于存储日期、时间或日期时间组合的。日期/时间字段的长度为8字节。 日期/时间型数据可以在“格式”属性中根据不同的需要进行显示格式的设置。可设置的类型有常规日期、长日期、中日期、短日期、长时间、中时间和短时间等。 5．货币型 货币数据类型是用于存储货币值的。在数据输入时，不需要输入货币符号和千分位分隔符，Access会自动显示相应的符号，并添加2位小数到货币型字段中。 货币型字段的长度为8字节。 6．自动编号型 自动编号数据类型是一个特殊的数据类型，用于在添加记录时自动插入的唯一顺序（每次递增 1）或随机编号。 自动编号型字段的长度为4字节，保存的是一个长整型数据。每个表中只能有一个自动编号型字段。 7．是/否型 是/否数据类型是针对只包含两种不同取值的字段而设置的。例如，是/否（Yes/No）、真/假（True/False）、开/关（On/Off），又称为布尔型数据。 是/否型字段数据常用来表示逻辑判断的结果。字段长度为1位。 8．OLE对象型 OLE对象数据类型是指字段允许链接或嵌入其他应用程序所创建的文档、图片文件等，例如，Word文档、Excel工作簿、图像、声音或其他二进制数据等。链接是指数据库中保存该链接对象的访问路径，而链接的对象依然保存在原文件中；嵌入是指将对象放置在数据库中。 9．超级链接型 超级链接数据类型用于存放超级链接地址。超级链接型字段包含作为超级链接地址的文本或以文本形式存储的字符与数字的组合。 10．查阅向导 查阅向导用于为用户提供一个字段内容列表，可以在组合框中选择所列内容作为字段内容。 查阅向导可以显示如下两种数据来源： 从已有的表或查询中查阅数据列表，表或查询中的所有更新均会反映到数据列表中； 存储一组不可更改的固定值列表。 查阅向导字段的数据类型和大小与提供的数据列表相关。 4.2.2 创建表 在Access中，常用的创建数据表的操作方法有如下几种： 数据表视图创建表； 设计视图创建表； 表向导创建表； 导入表创建表； 链接表创建表。 1．字段名命名规则 ① 由字母、汉字、数字、空格及其他非保留字符组成，不得以空格开头。保留字符包括：圆点（.）、惊叹号（!）、方括号（[ ]）、重音符号（`）和ASCII码值在0~31的控制字符； ② 字段名长度不得超过64个字符； ③ 同一个数据表的字段名称不能相同。 字段名的命名规则虽然允许使用空格和一些其他符号，但通常在定义数据表时，为了方便使用，字段名中不要使用空格。 2．使用“数据表”视图 利用“数据表视图”创建数据表的操作，也可在“表”对象卡中双击“通过输入数据创建表”进入表视图创建表。 “数据表”视图是按行和列显示表中数据的视图