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审计档案立卷与归档 侯文汉 为了规范审计档案工作，保证审计档案质量，发挥审计档案的作用，根据审计署第3号令关于《审计机关审计档案工作准则》和6号令关于《审计机关审计项目质量控制办法》和《四川省审计厅关于贯彻执行审计署6号令的通知》（川审法发[2005]13号），本文重点介绍审计档案的概念、收集整理、立卷原则及方法，立卷要求及卷内文件排列顺序。 一、审计档案概念及区别原则 (一)什么是审计档案 审计档案也叫项目档案，是审计机关、内部审计机构和社会审计组织在履行审计职能的过程中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。包括文件、电报、信函、笔录、凭证、照片、音像磁带、光盘等的原件及复制件。这里，仅介绍审计机关所形成的审计档案。 （二）审计档案与文书档案的区别 审计机关主要有审计档案、文书档案、会计档案、基建档案、照片档案、声像档案、光盘档案、实物档案八种。后六种易区别，审计档案和文书档案有时难以区别。正确区分审计档案和文书档案，是搞好审计机关档案工作的重要前提。审计档案与文书档案主要区别在以下三个方面： 1.职能不同。审计档案是审计机关根据上级审计机关和当地党委（市县委）、政府、人大、纪委、组织部等交办的、计划安排的和委托的对单位、个人某一行业、某一资金、某一专题等项目的财务收支经营管理情况依法进行的审计监督与审计调查工作活动中形成的，它体现了审计活动的特点；文书档案是审计机关在进行行政管理和日常事务工作活动中形成的各种文件材料。前者反映的是审计监督，后者反映的是行政管理。凡是记录和反映审计机关在进行审计监督活动中形成的各种文件材料归审计档案。凡是记录和反映审计机关在行政管理工作活动中形成的各种文件材料归文书档案。 2.领域不同。文书档案形成于审计机关的管理活动领域，一般为通用文书，如关于审计工作的请示、决定、规定、工作计划、工作总结等；审计档案则形成于审计机关的审计监督活动领域，一般为审计专用文书，如审计通知书、审计报告、审计意见书、审计决定、审计处罚决定书等。 3.形式不同。 （1）、格式不同。组成审计档案的文件材料，特别是审计专用文书在格式、行文规则等方面都具有自己的特点。审计专用文书的格式，包括文头、标题、编号等方面都区别于行政公文，以充分体现审计工作的严肃性和审计机关的权威性，增强审计文书的作用和使用效果，便于审计文件管理和立卷归档。 文头现主要有49种：一是审计公文格式34种，二是审计业务用纸格式15种，这个问题后面具体介绍。 （2）、标题不同。审计文书的标题一般应具备五要素，即审计机关名称+被审计单位名称+审计事项的名称+审计范围（包括时间、内容）+业务文书种类。如《四川省审计厅对四川物价局2008年度财务收支的审计决定》。 （3）、字号不同。审计文书的编号也区别于行政公文，以利于审计文书的处理和查找利用，同时也可解决因两种文书统一编号在文件立卷归档时为避免缺号而人为地重复立卷问题。 （4）、行为规则不同。审计专用文书的行文规则也不同于一般行政公文。这是因为审计机关同被审计机关之间是法定的监督与被监督的关系，不是隶属或平行关系，因此，审计文书应采用与这种特殊关系相适应的行文规则。 (三)审计档案与审计资料的区别。 1、两者主要区别：审计档案是审计人员在审计实践活动中直接形成的具有保存价值的文件材料；审计资料是被审计单位按照要求报送的有关参考材料和审计人员在审计过程中积累的，未用作证明材料但对今后审计工作有参考作用的材料。 2、两者划分的界限。为了搞好审计文件材料的立卷归档工作，使之达到既完整又精炼的要求，审计人员必须掌握审计档案与审计资料之间的界限。在立卷前，必须根据审计报告中所列的问题，对审计文件特别是取证材料进行严格的鉴别与挑选。其界限应以审计方案结合审计报告所列问题的需要为标准，主要掌握： （1）划清经过核实和未经过核实的界限。凡是立卷归档的审计文件材料，必须是经过核实并经被审计单位和有关人员认定的事实材料，未经核实的材料不能归档。 （2）划清用作依据和未用作依据材料的界限。凡是与审计方案和报告所列问题和会计报表无关的材料均不立卷。 （3）划清已作为项目审计的根据和未作为项目审计根据的文件材料界限。凡是与本项目无关的材料，不应视为审计档案，如果有参考价值，可作为资料保存。 二、审计档案收集范围与整理要求 前面讲了审计档案包含的范围、内容，审计档案实际上是指审计文件材料：（一）审计文件材料归档范围 应当归档的审计文件材料是指直接记录和反映审计监督职能活动的文件、电报、报表、凭证、缴款回执、信函、照片、笔录原件及其复制件、声像磁带、光盘等，具体是： 审计公文、业务用纸格式（49种） 审计业务公文格式（34种）： （1）《审计通知书》P185 (2)《授权审