第四届世界中医药教育大会接待方案精要.doc

第四届世界中医药教育大会接待方案 （初稿） 第一部分 会议前工作安排方案 一、嘉宾 1.嘉宾邀请 我们会在会议开始前10天联系宣传部制作邀请函，在活动开始前一周送至校、院相关领导处，同时送至我校其他院系学生工作负责人处。外校嘉宾发送电子版邀请函。 2.嘉宾日程安排确认 ? 相关工作人员在会议举办前一天与对方相关负责人确认嘉宾在当天具体什么时间会到，以便我们安排礼仪到时引领嘉宾。 二、住宿安排 1.酒店地点：华工大学城中心酒店（广东省广州市番禺区大学城东二路510006） 2.费用：标准单人房 ￥368/day 标准双人房 ￥368/day 预算到场人数：组织委员会：32人 学术委员会：43人 （共75人） 4.计算实践签到的人数，这一数字对比精确，是最终落实房间和床位的依据。住宿人数应当含需求住宿的记者、与会者的随行人员以及会务工作人员； 5.预定若干会客厅，预定巨细适中的会议室； 6.与会者签到时分发房间钥匙并由效劳人员引导进入房间。 7.了解嘉宾们的饮食习惯，安排餐饮的时候多加注意； 8.根据回执上的信息意愿，订房人的姓名，抵达日期，安排房间。安排双人房间时注意嘉宾的身份级别。 三、接送工作 1.事前准备： （1）根据回执，将与会嘉宾根据到达地点以及到达时间进行分类，确认需要接送的嘉宾人数； （2）事前联系广东省中旅汽车股份有限公司（联系方式，根据回执统计各站到达人数，租赁相应数量、规格的大巴，租期为11月19~22日； （3）组建接待队伍，分为指挥人员、确认航班、车次人员与到场接送人员； 2.接送工作： （1）确认航班、车次人员要事先进行航班车次确认，并做好跟航、跟车工作，并反馈给到场接送人员； （2）到场接送人员根据所得反馈，在航班与车次到达前1小时到场接机.接车，并将到达嘉宾接至休息室休息； （3）安排车次，分别在12:00、17:00、23:00三个时间段将到达嘉宾接至华工大酒店（如有晚点、或是航班车次不在接送时间段内，再另行安排私家车接送）； （4）指挥人员要做好到达嘉宾记录工作，并逐一清点人数，如有未到达的嘉宾要进行确认，并做好应变； （5）待嘉宾到达华工大酒店后，做好房间分配，并进行相关食宿安排； 11月20日 在18:30集合在华工大酒店入住的嘉宾，并用车接至报到处报到； 11月21日 于早上8:30集合嘉宾，并用车接至会场； 于会议结束后用车接嘉宾返回酒店； 11月22日 于早上8:30集合嘉宾，并用车接至集合地点，并随车载去考察地点； 于下午将嘉宾送至车站或机场，接待人员随同到场送行； 四、会场布置 1.会场布置要求 （1）物品：大厅电子屏幕、指示牌、会议条幅电脑、投影仪、幕布、矿泉水、水果、湿巾、烟灰缸、抽纸、签到簿； （2）氛围营造：注意灯光颜色对会场的影响； （3）其它要求：会议室要干净整洁。 2.会场布置 （1）设计会场座位格局：会场总体座位格局的类型和主席台座位格局； （2）排列座位与划分座区：按照嘉宾和参加会议的人员进行座位的安排； （3）会场装饰：会标、会徽；花饰、灯光；会场整体色彩与色调； （4）会场指示标志：桌签、指示牌、座次图。 五、购置物品 1.专车，校园专车，校园指示牌及志愿者 2. 装饰会议室盆栽鲜花等 3. 玻璃杯饮茶、饮水机及5-8箱纯净水 4. 欢迎横幅 5. 会议邀请函 6. 嘉宾名牌 7. 投影仪及其他会议设备 8. 签到簿 第二部分 会议中工作安排方案 会议日程 日期 会议进程 时间 会务组和礼仪 安保组 11月20日 报到注册 7:00-17:00 ①2名礼仪在华工酒店门口负责接待与会人员 ②2名礼仪在华工酒店大厅内设置的报到注册处负责到会人员的报到。 ①2名保安在华工酒店大堂签到处值班 接待与会人员到会议现场 17:00-18:30 ①于报到处的4名礼仪随车到会议现场并负责引导与会人员。 ①于报到处的2名保安随车到会议现场。 会议签到 18:30-19:00 ①2名礼仪小姐A,B需提前20分钟在会议厅门口执勤，负责指引到会人员签到 ②2名会务组成员提前20分钟到签到处执勤，负责到会人员的签到 ③2名礼仪小姐C,D需提前40分钟在签到处执勤，负责指引到会人员到其座位就坐 安保人员安排：停车场3个；各出口2个，共6个；监控2个；场外巡逻2个，会场内维持秩序7个。 世界中联教育指导委员会工作会 19:00-21:30 ①会议前5分钟，会务组向到会人员介绍仪器的使用方法，力求简便易懂，会议后有义务帮忙拷贝电子文件到有需要的人的U盘 ②离会议开始前5分钟，礼仪小姐C,D需确保指引完参会人员按照安排好的位置就