4.3合约审查A.1.docVIP

名翔恿線股份有限公司 合約審查管理程序書 文件編號 MS-S3-0301 制訂日期：89年11月1日 修訂日期：89年12月1日 版次：A.1版 頁 次 第1頁共6頁 一、目的 確保合約簽訂之合理性、安全性與適用性，以確保公司與客戶之權益。 二、範圍 本公司對外銷售之產品適用之。 三、定義 1.規格品：本公司色卡上所有顏色的成品。 2.非規格品：本公司色卡上所沒有之顏色的成品。 3.打樣：客戶提供供應品，打樣員需於化驗室調配出相同顏色之色樣，供客戶確認。 4. Quotation：報價單。 流 程 圖 名翔恿線股份有限公司 合約審查管理程序書 文件編號 MS-S2-0301 制訂日期：89年11月1日 修訂日期：89年12月1日 版次：A.1版 頁 次 第2頁共6頁 四、權責 單位 五、作業流程 六、作業內容 Who，When，Where，How to do，What 七、參考文件 八、應用表單 No 流程 客戶 1 訂單來源 6.1訂單來源 6.1.1口頭：如電話、親自拜訪方式下訂單時。 6.1.2非口頭：如傳真、郵寄、電子郵件下訂單時。 營業部 2 詢價/答覆 6.2詢價/答覆 6.2.1業務員接獲客戶以口頭方式詢價時，應先了解客戶性質與要求及訂單 內容後，調閱相同性質客戶之歷史交易資料作比較後，向客戶報價， 若客戶接受報價，則填寫〝報價協議書〞(MS-S4-0301)如附件1，向營 業部主管報備後，先交由業務助理建立電腦檔案，再由營業所主管存 檔備查，若客戶不接受時，依本作業內容6.2.3之規定處理。 6.2.2業務員接獲客戶以非口頭方式詢價時或貿易組主管接獲國外客戶詢價 時，應先了解客戶性質與要求及訂單內容後，調閱相同性質客戶之歷 史交易資料作比較後，填寫〝報價協議書〞(MS-S4-0301)如附件1或 〝Quotation〞(MS-S4-0302)如附件2，向營業部主管報准簽核後，以傳 真或電子郵件方式向客戶報價，若客戶接受報價，請客戶於買方代表 欄簽名後，以傳真或電子郵件方式回傳後，先交由業務助理建立電腦 檔案，再由營業所主管或貿易組主管存檔備查。 6.2.3業務員遇以下狀況，無法直接報價時，須先以口頭方式向營業部主管 報備獲准後，方可答覆客戶，並填寫〝報價協議書〞(MS-S4-0301)如 附件1，向營業部主管報備後，先交由業務助理建立電腦檔案，再由 營業所主管存檔備查。 6.2.3.1業務員報價，客戶無法接受時。 報價協議書 (MS-S4-0301) Quotation (MS-S4-0302) 名翔恿線股份有限公司 合約審查管理程序書 文件編號 MS-S2-0301 制訂日期：89年11月1日 修訂日期：89年12月1日 版次：A.1版 頁 次 第3頁共6頁 四、權責 單位 五、作業流程 六、作業內容 Who，When，Where，How to do，What 七、參考文件 八、應用表單 No 流程 6.2.3.2客戶訂單訂購量較多。 6.2.3.3同業競價時。 6.2.3.4新產品新規格。 6.2.3.5單一顏色之規格品，一次訂購60公斤時。 營業部 3 不異動 6.3不異動 6.3.1以下狀況出現異常時，業務員需判定價格與交易條件是否需要異動， 若不需要，進入流程4，進行接單，若需要，則進入流程2，進行本 作業內容6.2.3。 6.3.1.1市場情形(如同業競價時)。 6.3.1.2客戶付款及信用狀況。 6.3.1.3訂單訂購量較多時。 營業部 4 接單/取消 6.4接單/取消 6.4.1業務員或業務助理或貿易組主管接獲訂單時。 6.4.2客戶以各種方式下訂單時，經查詢目前無現品庫存，預定之交期又無 法滿足客戶要求時，應婉拒該訂單。 營業部 5 查詢/答覆 6.5查詢/答覆 6.5.1業務助理接獲訂單，或業務員與貿易組主管請業務助理協助查詢時， 於電腦系統中查詢成品庫存或開立暫存之客戶訂購單，若有庫存，直 接回覆客戶並於暫存之客戶訂購單中輸入交貨日期，轉成〝送貨單〞 (MS-S4-0304)如附件3，進入流程12，進行交貨，如無庫存，則不輸 入交貨日期並請客戶待排定交期後回覆，進入流程6，進行審核。 送貨單 (MS-S4-0304) 名翔恿線股份有限公司 合約審查管理程序書 文件編號 MS-S2-0301 制訂日期：89年11月1日 修訂日期：89年12月1日 版次：A.1版 頁 次 第4頁共6頁 四、權責 單位 五、作業流程 六、作業內容 Who，When，Where，How to do，What 七、參考文件 八、應用表單 No 流程 6.5.2營業部助理確認交期後，以電話或傳真方式聯絡告知客戶，或通知業 務員與貿易組主管，以電話或傳真或電子郵件方式聯絡告知客戶。 營業部 6 審核 6.6審核