文书档案按卷整理浅析.pptVIP

案卷号：分室编和馆编两项，馆编一栏可不填，室编一栏内依次填写为案卷所编的顺序号。 案卷题名：应与案卷封面上的标题完全一致，不允许随意改动或缩减。　　 　　 年度：案卷所属年度应填写全称。 　　 页数：卷内文件的实有页数。 保管期限：应与案卷封面上的保管期限完全一致。 备注：用来说明案卷的某些特殊情况。 第十四步：装盒 装盒时应遵从以下要求： （1）不同形成年度的档案不应放入同一盒内； （2）不同保管期限的归档文件不应放入同一盒内。 谢 谢 ！ 3、统计、报表、名册等文件，一般同一种格式、名称组一卷（或数卷），当文件特别少时也可几种格式组一卷。 4、工作计划、总结等文件，一般可按作者或名称组合。 5、案件材料，可一案一卷或一案数卷。 6、简报、刊物可按名称数期一卷。 第六步：卷内文件排列 排列的总体要求是：保持文件之间的联系，固定每份文件的位置，使卷内的文件有条不紊，便于人们查找利用。 卷内排列方法 1、按时间排列。就是按照文件形成 时间的先后顺序依次排列卷内文件，即日 期早的在前，日期晚的在后。 2、按重要程度排列。就是按卷内文件重要程度的不同排列文件顺序。 3、按问题排列。就是按照卷内文件的不同问题排列文件的顺序。 4、按作者排列。就是按卷内文件的不同作者分别排列文件顺序。 第七步：编写页号 编写页号时注意 一是在编号之前，应对卷内文件所有张、页数进行一次全面细致的检查，看其是否存在着前后倒置、上下颠倒及串页现象，如果发现应及时予以纠正。 二是按照卷内文件的排列顺序，用黑色铅笔依次编写页号，号码一律使用阿拉伯数字。若是一面有字的文件，在每页文件的右上角编写页号，凡是两面有字的文件，应在每页文件的正面右上角、背面的左上角填写页号。 三是卷内所有的文件，包括办 文过程中的重要签条，阅文卡、收 文卡等都要逐页编号。 第八步：填写卷内文件目录 卷内文件目录的项目包括：顺 序号、文号、责任者、题名、日期、 页号、备注。具体格式如下： 卷 内 文 件 目 录 顺序号 文号 责任者 题 名 日 期 页号 备注 1、顺序号：就是以卷内文件排列的先后顺序填写的序号。 2、文号：就是文件制发机关的发文字号，也可以说是公文的编号。它包括发文机关代号、发文年度和发文顺序号三部分。 3、责任者：就是对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，即文件的发文单位或署名者。 4、题名：题名即文件的标题，它是直接表达文件内容和中心主题的文件特征。 5、日期：就是填写文件的形成时间 。 6、页号：就是填写卷内文件所在页的编号。 7、备注：是指卷内文件有变化时所作的必要说明 。 第九步：拟写案卷标题 案卷标题的主要构成部分有作 者、问题和文件名称。 常见的案卷标题构成形式： 1、责任者＋问题＋名称 2、责任者＋文件内容针对时间＋问题＋文件名称 3、责任者＋针对时间＋出版物名称 4、会议名称＋文件材料 5、当事人＋问题＋案卷（卷） 6、通讯者＋问题＋来往文书 第十步：填写卷内备考表 卷内备考表的项目包括：本卷 情况说明、立卷人、检查人、立卷时 间四项内容。 卷 内 备 考 表 卷内情况说明 立 卷 人： 审 核 人： 立卷时间： 1、立卷情况说明：主要是填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 2、立卷人：主要是填写负责整理该卷归档文件的人员姓名。