文书档案整理浅析.pptVIP

* 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位文书档案分类方案一致，排架遵循从上到下，自左至右的顺序，要求整齐美观。常用方法如下所示。 采用“保管期限－年度”、“保管期限－年度－机构（问题）”的入库排架方法： 第八步 入库排架 文书档案的整理 * “保管期限－年度”：先分保管期限排放，然后每种保管期限内分别按年度连续排放。 “保管期限－年度－机构（问题）”：在上述排列方式的基础上，再在同一年度中，按分类方案中设定的机构（问题）顺序排列。 文书档案的整理 * 如采用”年度－保管期限”分类的，在库房排架时，每年形成的档案应按保管期限永久、30 年、10 年序列依次上架，便于实体管理，不需要经常倒架调整。 注：企业中若采用“类目（问题）－年度－保管期限”的，就要先按党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理各类分开，再在每个类里同一年度的永久、3O 年、10 年 排在一起上架入库。 文书档案的整理 * 常州市档案局（馆）制作 * 文件归档过程有严格的程序，可概括为八个步骤，按程序操作就能简便易行、水到渠成。 ﹡文件正本与定稿为一件（定稿不易装订的也可单独作为一件）； ﹡正文与附件为一件（如附件数量较多也可各为一件）； ﹡原件与复制件为一件（对制成材料或字迹材料不利于长期保管的、以及破损的文件，要复制后与原件一起归档）； ﹡转发文与被转发文为一件。 第一步 件的确定 件是档案保管的最小个体，一般以每份文件为一件。但实践中文件的情况很多，要用以下标准来确定件。 文书档案的整理 * ﹡一本会议记录、介绍信存根应作多件处理（整本会议记录、介绍信存根不必拆开，以每次会议记录、每份介绍信各作为一件）。 文书档案的整理 * *最容易犯的错误是把一套会议材料装订成一件处理。 *重要文件的正文与历次修改稿为一件（重要文件须保留历次修改稿的,应作为一件，如修改稿数量较多也可各为一件）。 *成套的会议材料各为一件（一个会议的材料不能简单作一件处理，而要分别以件归档）。 文书档案的整理 * ﹡定稿：用计算机打印的定稿，无论定稿上有无重要修改手迹、领导批示，均应归档；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，须多打一份作为定稿与正文和发文稿纸为一件归档。 ﹡发文稿纸：栏目填写齐全、经领导亲笔签发的发文稿纸，与正本、定稿一并归档。 ﹡文件处理单：正文与文件处理单为一件； 不论有无领导批示内容、有无处理结果的文件处理单，均应与文件一起归档。 ﹡来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件； 这样是为整理此类文件节约了工作量，但在此后的编目中文件题名应写批复的题名，在后面要注明（附请示、报告、函）。 文书档案的整理 * ﹡经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；—— 这样处理能将办文复杂的来文、复文更好地处理，便于检索。 ﹡报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；—— 充分尊重和利用原来的基础。运用文档一体化管理软件的单位应建立二级目录，即进入二级目录界面，输入每份报表、名册的题名+单位名（人名）。 文书档案的整理 * ﹡未装订的式样同一的表格，要求一份为一件整理。 文书档案的整理 * 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 ——需保管30年以上的文件要进行修整，保管10年以下的文件保持原状就行了，减少不必要的劳动。 文件修整工作内容有修裱、复制、去除易锈金属物，及大纸张折叠。 修裱：对破损纸张进行修补或托裱。 复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。 去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间长了生锈。 第二步 文件的修整 文书档案的整理 * 大纸张折叠：归档文件盒尺寸是按照A4 规格设计的，所以大纸张要进行折叠后才能装入，折叠时尽量减少折数，文件页数多的要单张折叠。 文书档案的整理 * 装订方式采用省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧装订，一般订两只钉就够了。 第三步 装订 文书档案的整