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医院办公室 职责及分工： 院办具体负责医院文、电、会管理，档案管理、院总值班管理、机要文秘、公务车调度、 对外接待、来信来访和行政协调等工作。 宋绍繁：主持办公室工作。负责会议组织、机要文秘、行政印鉴、公文管理、对外接待及行政协调；代表医院办理职工生日蛋糕发放、结婚祝贺、子女升学、直系亲属亡故慰问等。 陈 彤：负责文件收发、通信管理、协助做好办公室工作、协助进行院内收发文工作、协助科主任做好院内外接待。 刘 勇：负责档案管理。 吴 沫：负责医院收发室工作。 服务内容： 内 容 明 细 一、值班管理 1、排班 2、值班记录 3、值班室管理 二、职工福利 4、职工住院探望 5、职工父母病故 6、职工结婚祝贺 7、生日蛋糕发放 三、公务派车 8、医院公务车辆派遣 四、通信联络 9、通讯录编辑更新 10、手机短信群发 11、专家E—MAIL 12、电信移动服务 13、通信费管理 14、手机畅通检查 五、文 15、文件收办 16、院内发文 17、文件制作 18、资料归档、保存 19、文秘工作 六、电 20、来电接听 七、函 21、来函接收 22、医院公函 八、会 23、会议室管理 24、会务安排（上级会议通知办理、院办公会、院周会、医疗服务质量协调会、行政职能部门工作协调会） 25、会议服务 九、行政管理 26、院科两级沟通 27、院领导接待安排 28、院会议决议办理 29、行政职能部门工作协调 30、行政考勤 31、院务协调 32、办公管理 33、执行院领导指令 十、档案管理 34、大事记记录 35、档案室建设管理 36、档案开发利用 三、服务指南： （一）院值班： 1、各科室值班调班：值班员申请——替代人签字——科主任签字——报院值班备案——通知替代人——安排好工作。 注：值班室未备案而私自调班者，视为脱岗。 2、行政值班员调班：个人申请——科室同意——报办公室 （二）职工福利 1、住院探视：科室或个人报办公室——办公室、人事科、工会组织探视——酌情帮助处理实际困难； 2、职工直系亲属病故慰问：本人、科室或知情者报办公室——办公室、人事科、工会组织探视——酌情提供车辆等支持； 3、职工结婚祝贺：个人报办公室—办公室或院领导代表医院送鲜花、贺卡祝贺； 4、生日蛋糕发放：新职工报到—到办公室登记生日—生日前到办公室领取蛋糕卡—到商店自选蛋糕 （三）常规工作 5、公务车辆派遣：到院办开具派车单—汽车班派车—出车； 6、手机入集团网及有关业务：个人申请—科室同意—享受手机补助者请行政分管副院长审批—办公室主任签字—陈彤办理 7、手机短信群发：科室申请——提供内容、号码—办公室主任同意—匡海涛办理； 8、通信费查询：现与陈彤核对，后到财务科查询。有疑问者提供证据—办公室质询通信公司—回复本人； 9、手机故障报告：手机故障，出差、开会、外出需要关闭或可能无信号—报科室领导、分管院领导及业务相关者—办公室备案 10、制发文件：经办人草拟——分管院长审核——院长签批——档案员登记、编号——制作成文——办公室主任校核——用印——发文——资料归档 11、院内发文：收文或制作文件——登记——发有关领导、科室、办理责任人——受文人签字——办理——向文件制发单位反馈办理情况 12、来电来函处理：接电、收函——转有关科室或个人——签字认领——办理——回复 13、医院公函：有关科室提供内容或制作初稿——办公室核校——用印——寄发 14、会议组织：领导安排或部门申请——预约会议室——协助会议准备——开会——会议室清扫 15、院会议决议办理：议题提交分管领导或院办——提交有关会议讨论——形成决议——办公室传达——落实办理 16、公务接待：明确接待级别、人数、构成——报院长或有关领导批准——办公室安排（限人、限标）——按程序报销 注：违反申报程序，医院不予报销。 （四）印鉴、公文转换： 1、合同盖章：经办人拟订合同——经办人签字——分管领导签字（重要合同须法律顾问校核）——院长签字——盖章 2、公文转换： ①申请、报告、证明等须书写规范，纸笔墨合乎要求，禁止随意乱写或写在病历纸反面。 ②重要内容要请有关领导签字认可 ③保留好底稿、附件及复印件备查 ④办公室不盖空表或其他空白公文 文印室 一、工作人员及职责 王 丹：负责文印文书、部分平面设计及网站维护工作 邓 琨：负责摄影及药剂六楼会议室管理工作 陈 莉：负责出院病人随访工作 二、提供服务 1、全院的文印工作（备注：复印病历请到信息科） 2、