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办公室接待规范 党办校办行政科 2010年5月21日 礼仪者敬人也 礼仪礼仪就是律己、敬人的一种行为规范，是表现对他人尊重和理解的过程和手段。 礼仪就是人们在社会交往活动中应共同遵守的行为规范和准则。 接待工作是两办的重要工作职责之一，是加强学校对外交流的重要途径，是展示学校建设成果和人文精神的重要窗口。 两办的接待工作范围：包括上级领导或各级政府领导视察、兄弟院校领导来访、重要专家院士来校交流、企业或团体领导来访等。 一、指导思想 周到细致 热情大方 规范节俭 厚重大气 二、工作步骤：（六步法） 收集信息 统筹设计 提前准备 分工负责 现场协调 事后总结 收集信息： 要了解来宾来访的单位、时间、目的、人数、姓名、职务、背景、性别、民族、活动安排及特别要求等信息，并记录来宾联系人姓名和联系方式。将收集到的信息向相关领导汇报。 统筹设计： 根据收集到的信息和领导指示，制定接待方案和经费预算，报领导审批。接待方案包括迎送、陪同、会务、宴请、住宿、车辆、参观、礼品、宣传及环境保卫等方面。同时根据对等和对口接待原则，确定参加接待的领导教师或学生等。要注重与来宾联系人的沟通。特别注意的是要分析每项接待工作的难点和特殊性，把其作为接待工作中的重点来抓。 提前准备： 提前预订车辆、宾馆、饭店和会议场所；提前联系被参观单位及旅行社；对特殊礼品要提前订做；提前准备会议相关文件和讲话稿；提前准备接待所用的相关物品；提前邀请媒体；对重要来访要提前作现场模拟和彩排。 分工负责： 由领导或两办主任召集相关部门的领导和教师开协调会，分工布置，各司其责；两办具体负责接待的人员进行分工；要注意职责不易划清的工作。 现场协调： 在接待过程中要协调好各部门的工作，注意各环节的衔接。要处理好意外情况、突发事件和来宾的临时要求。 事后总结： 在接待工作结束后，要及时总结经验与不足，吸取教训，以提高以后的接待工作；将接待工作的相关资料归档。 三、重点环节： 在弄清基本信息的基础上，把握十个重点环节： 迎送 陪同 会务 宴请 住宿 车辆 参观 礼品 宣传 环境及保卫 1、迎送： 事先确定来宾来校和离校的具体时间，安排车辆迎送；根据来宾的级别及相关要求，迎送地点可在车站机场、高速路口、来宾住地或校内，学校迎送人员可为校领导、两办主任、部处学院领导或相关专家教师。在机场、火车站迎送重要来宾时，要提前联系贵宾通道和休息室。对于重要客人要有鲜花环节。在迎送来宾途中，接待人员可与客人进行轻松交谈，简要、热情地向客人介绍学校或沿途市景，并及时向相关领导报告来宾行程；根据来宾要求，提前帮其预定返程机（车）票。 2、陪同： 对于来宾的会议、用餐、参观等活动，根据对等和对口原则，可安排相关校领导、部处及学院领导、教师或学生进行陪同。 3、会务： 提前将会议的时间、地点、内容、议程、着装及相关要求通知参会人员；重要来宾要准备贵宾室及服务；提前准备会议的基本文件（开、闭幕辞，会议报告，讲话稿等）；根据会议的性质布置会场，准备相关物品（如横幅、背板、主席台、桌椅、桌布、坐签、音响、电脑、投影、文件、签到本、鲜花、水果、茶水、茶点及特殊需要物品等）；安排专人进行会场服务（礼仪签到、茶水服务、摄像照相、音响设备、电脑操作、录音记录等）；注意会场座签摆放顺序；有些会议前或中间休息期间可安排茶歇、合影留念等活动。 4、宴请： 根据来宾的日程，做好其在校内的餐饮安排。按照一定的标准安排宴请和工作餐；用餐形式可根据来宾的级别、人数和要求，安排自助餐、分餐或混餐；正式宴请一般只安排一次；应提前预订宴请地点，由饭店提前提供菜单或接待人员提前到场点餐，点餐过程中要特别考虑来宾的民族、年龄、习惯和健康状况，注意饮食禁忌；对于正式宴请要摆放座签，并注意着装；根据来宾的级别和人数安排相应的校内陪同人员，原则上不超过来宾人数。 5、住宿： 要提前了解来宾是否需要由学校安排住宿及住宿要求、起止时间和房间数量等，及时预定，必要时要提前检查房间里各种设施是否齐全，并另外配置相关物品；住宿费用原则上在接待前应明确。 6、车辆： 根据来宾的日程安排和要求安排好车辆服务。 7、参观： 根据来宾要求，可安排相应的参观活动。参观一般安排在校内或市区。校内参观要能展示学校的特色，并提前通知相关部门；市区参观应提前联系被参观单位，由学校安排陪同人员和车辆，必要时可联系旅行社。 8、礼品： 根据来访情况可准备纪念品，由相关校领导赠送给来宾；纪念品可分为官方纪念品和个人纪念品；赠送纪念品的场合根据实际情况来定；学校领导接受来宾赠送的礼品，按照礼品管理办法进行处理。 9、宣传： 活动前应通知宣传部门做好摄像照相、新闻采稿、现场采访和网络宣传等工作；重大活动可邀请