“十大”前期准备.docVIP

五、活动前期准备： 初赛前期工作（包括报名）： 3月28日—4月5日： 1. 制定总策划方案，四轮比赛预算报表等，确定活动具体日期、地点（组织策划部负责） 2.申请比赛场地（秘书部） 3. 制作报名表：内容包括姓名，宿舍，联系方式等资料（表格见附录） 4．编辑宣传单、海报，广播、Q群、博客、微博宣传（编辑部）5.打印邀请函、入场券、宣传单（秘书部打印发放） 4月5日—7日： 1.于东西区饭堂设立报名点接受现场报名，第一日东区由策划部负责现场报名，西区由外联部负责，第二日东区由主持部负责，西区由编辑部负责，第三日东区由播音部负责，西区由秘书部负责。（由组织策划部总负责，报名现场各负责部门的干事并派发宣传传单） 2.选出4人（两男两女）接受电话报名，这4人留出电话号码印在宣传单上。（组织策划部负责，接受报名时要求记录好报名表的信息） 4月8日： 收集参赛报名表，安排选手的比赛时间和地点（秘书部） 4月9日： 1.告知参赛选手具体比赛时间及地点（秘书部） 4月10日： 1. 邀请比赛评委（秘书部），并制作好评分标准（评分标准见备注） 4月11日： 1. 确定比赛现场分工，明确各部门责任（分工表格见备注） 2.检查比赛现场的音响设备，保证比赛顺畅进行（网技部并负责收集好选手的歌曲伴奏等） 4月12日—14日 1.做好选手的签到工作，并维持好现场秩序（12号由秘书部和编辑部负责现场工作，13号由组织策划部和外联部负责，14号由网技部和播音部负责）（组织策划部总负责） 2.统计好选手计分工作，列出排名表（秘书部） 复赛前期工作： 4月15日： 1.确定入围复赛名单，告知参赛选手具体比赛的时间和地点（秘书部） 2.做好赛事跟踪宣传工作，制作海报公布初赛的参赛者名单（编辑部） 4月18日： 1.收集参赛者基本信息，参赛曲名，制作幻灯片（网技部） 2.。邀请并确定评委，嘉宾，主持人 评委共五人，其中包括学院领导（1人），专业歌手（1人），专业评委老师（2人）和上届“十大”歌手（1人）。秘书部提前一周联系确定评委及嘉宾人员；比赛前三天送出邀请函；比赛当天再次确认评委，嘉宾是否出席。 提前一周确定主持人人选（主持人由第二届主持人大赛胜出者和主持部干事担任），与主持人进行沟通，协助主持人了解比赛流程及需注意事项。 3.确认观众，为保证活动的到场参与人数与现场气氛，要求每位选手组织亲友团（至少10人） 4月19日： 1.准备好复赛各类物资（外联部） 4月20日： 1.活动现场工作布置（中午）： （1）、物资存放与道具准备——外联部 （2）.用桌用椅的搬运与布置——策划部（其他部门空闲劳动力协助） （3）、海报、会场布置——编辑部 （舞台布置：在舞台设立大幅主体背景，传达活动主题，达到良好的宣传效果。以气球，拉花等装饰品装饰舞台） 气球——4人打气球 2人绑气球 座位——号码牌的粘贴，2人（座位划分：评委，嘉宾席；选手席；亲友团席；观众席） 评委席——桌布水及人名牌的摆放，2人 （4）、广播音频——播音部 2.全体工作人员进行晚会排演（晚上） 4月21日： 1.复赛比赛阶段准备工作： A组：签到、秩序组 1、秩序——组织策划部 2、选手、嘉宾、主持人的签到、派发选手的号码牌——秘书部 3、礼仪小姐——礼仪组 4、发票、检票——播音部（观众需在比赛开始前于决赛场入口处领取座位号，一人一号，凭号入座，出入均需检票） B组：道具组 1、场地布置物资、选手所需物资、评委席物资等——组织策划部 2、伴奏U盘——网技部（选手必须在4月11日前上交） 3、调音台——网技部（设备调试：调试灯光，音响，伴奏光盘，摄像机等设备） 4、派发荧光棒等气氛道具——播音部 5、比赛所需PPT——网技部 C组：催场组 1、选手催场——组织策划部 2、应急信息传递——组织策划部 D组：计分组——秘书部 做好与评委的沟通、评分表的回收，回收评分方式仍需商量 E组：气氛组——播音部 2.统计选手计分工作，制作排名表（秘书部） 半决赛前期准备工作： 4月22日： 制作海报（含选手照片等基本信息）公布晋级半决赛名单（网技部） 做好赛事的跟踪宣传工作（编辑部） 4月24日： 1.邀请专业人员对晋级选手进行培训（秘书部） 2.邀请并确定主持人，评委，嘉宾（具体安排见初赛第5点，秘书部负责对评委和嘉宾发邀请函） 编辑部制作主持词，致辞词，广播通讯稿 4月25日： 1.秘书部通知参赛选手开会并安排出场顺序，确定演奏歌曲及形式 2.网技部制作幻灯片 4月26日： 半决赛物资准备（外联部） 4月27日： 1.活动现场具体工作布置（中午）：（详细分工见初赛第6点） 2.全体工作人员进行晚会排演（晚上） 4月28日： 1.半决赛比赛阶段准备工作：（详情见复赛比赛阶段准备工作） 2.统计选手计分工作，制作