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教育部公文交換系統 受文者未確認(含受文者退文)處理 敦陽科技 製作 99-01-23 一、發文狀態檢查 1.1. 點【待確認公文】功能，按【查詢】，即可看到發文。 1.2. 檢查項目(發文佇列管理員)： 1.2.1. 狀態： 紅燈：表示為昨天送出之公文。 黃燈：表示為當天送出之公文，且尚未有受文者回覆確認。 綠燈：表示為當天送出之公文，已經有受文者回覆確認。 1.2.2發文狀態： 待送出：表示該件公文已經在資料庫的待傳送區內。 已送出：表示該件公文已經傳送出去，但尚未有受文者回覆收文確認。 部份確認：表示已經有受文者收到公文，並回覆收文確認。 部份回覆(含退件)：表示已經有部份受文者收到公文，或回覆退文。 全部回覆(含退件)：表示已經有全部受文者收到公文，或回覆退文。 1.3. 檢查項目(受文者回覆狀態)： 執行方式：連續按兩下要顯示資料的公文，視窗下方即會顯示 【該件公文的受文者及其接收回覆狀態】。 1.3.1. 狀態： 紅燈：表示該受文者為紙本受文者或電子受文者回覆退文。 有傳送時間：表示受文者為電子受文者，回覆退文。 無傳送時間：表示受文者為非電子受文者。 黃燈：表示該受文者為電子受文者，且尚未回覆收文確認。 綠燈：表示該受文者為電子受文者，且已經收到公文，並回覆收文確認。 1.3.2. 確認： 否：表示該電子受文者尚未回覆收文確認訊息或該受文者為紙本受文者。 是：表示受文者已經正確收到公文，並回覆收文確認訊息。 1.4. 待確認公文受文者確認狀態畫面： 二、發文受文者未確認之處理 2.1. 規則： 2.1.1. 電子發文一個工作天後，若有機關未確認，依規範須補發紙本文。 2.1.2. 修改紙本時機，可視若該件公文的緊急程度而定，最多不超過三天。 2.2. 【待確認公文】發送狀態說明： 發文狀態 狀 態 說 明 隸屬功能 待 送 出 表示該件公文已經傳送至伺服器上的待傳送區內，等待連線，將公文發送出去。 待確認公文 已 送 出 表示該件公文已經傳送出去，但尚未有受文者回覆收文確認。 部份確認 表示已經有受文者收到公文，並回覆收文確認。 全部確認 表示該件公文的所有電子交換受文者都已確認。 發文管理 部份回覆 (含退件) 1. 表示已經有受文者回覆確認或退文。 2. 一定有受文者回覆退文，須補發紙本文給退文機關。 待確認公文 全部回覆 (含退件) 1. 表示該件公文所有電子交換受文者都已回覆確認或退文。 2. 一定有受文者回覆退文，須補發紙本文給退文機關。 待確認公文 公文內容錯誤 公文內容有規範中不允許的字元或符號，導致剖析錯誤。 待確認公文 公文語法剖析錯誤 公文格式有規範中不允許的樣式或內容，導致剖析錯誤。 待確認公文 2.3. 【待確認公文】受文者回覆狀態彙整： 狀態 受 文 確 認 收文確認時間 發送 時間 狀　　態　　說　　明 綠燈 是 是　 有 有 1. 受文者為電子交換受文者。 2. 受文者收到電子公文，並且回覆收文確認。 黃燈 是 否 否 有 1. 受文者為電子交換受文者。 2. 受文者未回覆確認，須補發紙本文給該機關。 紅燈 是 否 有 有 1. 受文者為電子交換受文者。 2. 受文者回覆退文，須補發紙本文給該機關。 紅燈 否 否 否 否 1. 受文者為一開始就是無法電子交換機關。 2. 紙本受文者不在公文電子交換系統確認範圍。 3. 須補發紙本文給該機關。 2.4. 列印發文未確認受文者紙本文： 2.4.1. 點【待確認公文】功能，按【查詢】，顯示所有待確認之公文。 2.4.2. 點選一件受文者未全部確認之公文， 　 畫面下方會顯示該件公文的哪些單位已經收文確認或未確認。 2.4.3. 按【列印】鍵，可列印【未確認受文者的紙本公文】。 出現【訊息確認視窗】詢問是否要列印紙本公文，按【確認】。 2.4.4. 出現【訊息確認視窗】詢問是否要列附件，按【確認】。 　 若不要列印附件，按【取消】。 2.5. 將未確認公文移至發文管理 2.5.1. 點選一筆未確認發文，按【修改】鍵，請勿點選受文者再按修改。 2.5.2. 出現【訊息確認視窗】詢問是否修改未確認受文者為紙本，按【確認】， 如下圖所示。 2.5.3. 按【確認】鍵後，再次出現【訊息確認視窗】，再次按【確認】。 2.5.4. 執行後，發文狀態變為【修改紙本中…】。 2.5.5. 待【再次連