山西音迈文化交流有限公司规章制度解读.docx

山西音迈文化交流有限公司 第  PAGE \* MERGEFORMAT 72 页 共  NUMPAGES \* MERGEFORMAT 72 页 山西音迈文化交流有限公司规章制度 行政部管理制度 总则 为进一步适应公司质量、环境体系双认证的实施，规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本规定。本制度汇编了公司内部的行政事务类文件，以加强行政管理的有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的工作局面。 会议管理制度 内部会议管理办法 公司会议主要包括总经理办公会议、工作调度会议、各种专题会议、全体员工大会、部门会议及临时会议等。 公司级会议的组织者为行政部。 会议由行政部提供服务，会议召开应提供、做好会议通知、材料、会场、记录等各项服务，会议结束后，根据情况撰写会议纪要，必要时提供水果、茶水、录音、摄像、投影等服务。 会议通知形式主要为电话通知部门经理及以上人员应通知到本人，其他人员通知到部门，由各部门自行通知。 因故不能参加会议的，必须亲自向行政部说明理由。 会议决议事项，与会人员应在会后立即执行，不得拖延或敷衍了事。 部门要把每次调度会及其它会议精神传达到基层，也可根据自己部门的实际情况，定期召开部门级会议传达会议精神。 部门有关会议如需行政部协助的应提前通知行政部，以便做出统一安排。 第二章 公文收发传阅管理制度 根据有关规定并结合公司实际情况，现就非质量、环境体系文件收发、传阅管理办法规定如下: 公文撰写 公文草拟：根据需要和领导指示初步拟定文稿。公司发文由行政部草拟，涉及各部门职责，需要由公司统一行文的，由部门草拟文稿。 公文审核：指对草拟文稿的审核，由行政部负责。审核的主要内容是:看是否的确需由公司统一行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等。不需由公司统一行文的公文，由部门自行发文。 公文复核：指公文正式印制前对文稿的校对、核稿，重点是看:审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 公文签发：将经审核的文稿交领??签字，批准发文。公司级公文由总经理签发，部门或某特定业务范围的行文，由处室、部门负责人签发。 公文的印刷、用印。经审核无误后的公文的即可印刷与装订。如需加盖公章的按《印章管理办法》加盖公章。 公文发放 指将公文发放到相关部门。确定发文后，行政部发文人员要在《音迈文化发文表》上编制发文编号，登记公文名称、发文日期、数量、发放部门等。对内发放文件须有各部门相关人员签收。公司级文件发放时只发到处室及相关部门。部门内部的传达由各部门自行管理。各部门收到文件后要签字确认。 公文的传阅 接收的文件需由多部门阅看时，经行政部、总经理在《文件批阅卡》上审批后，原文件附《文件批阅卡》交由相关处室、部门阅看，阅看人员签字确认。 公文归档 公司发文由行政部及时归档，填写《文件归档登记表》。部室自行发放的文件，如有必要应及时报送行政部归档。 办公用品管理制度 为进一步开源节流，规范办公用品管理，特做如下规定: 职责及范围 本制度所指办公用品是指日常办公用品及一些低值易消耗品，本制度规定了办公用品计划、采购、发放、使用、保管等方面的职责和管理要求。 办公用品的采购、保管及发放归行政部管理。部门办公用品计划、领取、使用、保管等由部门负责人或指定专人负责。 办公用品计划、采购、保管及发放管理办法 、每月15日以前，部门自行统计本处或部门的办公用品需求状况，并列出详细计划，分类(日常办公用品、印刷品、其它)填写《用料计划单》，计划本着“节省、实用、必需”的原则，经处室、部门负责人审批后统一提交行政部。 、行政部采购人员根据实际情况给予审核并制定采购计划及预算，报经行政部处长审核，总经理批准后进行采购，并于每月25日至30日发放。 、公司新到工作人员的办公用品，行政部根据部门负责人提供的名单和用品清单，负责为其配备必要的办公用品，以保证新到人员的正常工作。 、除正常配给的办公用品外，若还需用其它日常办公用品的，由使用部门填写书面《办公用品申请单》，须经行政部处长批准方可领用。 、采购人员要以做到办公用品齐全、质优价廉、库存合理、开支适当为原则，并要建立帐目，根据《物资的验收、出入库及保管制度》办好入库、出库手续。 、办公用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全 、防火、防盗、严格按照规章制度办事，非工作人员不得随意进入库房。 (七)、各部门物品领用人应本着勤俭节约的原则使用办公用品，适合以旧换新的用品要以旧换新，行政部有权对各部门的领用情况予以审核与监督。 第四章办公设备(软件)更新、维护、使用制度 为了保证各项办公设备的正常使用，各类办公软件的安全操作，发