合同管理规程.doc

中国华融资产管理公司 编 号 00-16002-20 版 号 B 合同管理规程 生效日期 二○○五年四月十五日 目的 规范公司合同管理，降低法律风险，维护公司权益。 适用范围 适用于公司经营管理活动中所使用合同的起草、审查、履行、保管等行为的管理。 术语定义 示范合同文本：公司总部或办事处制订的、在办理相关事务时作为范本使用的合同文本。 选择性条款：示范合同文本中，为适应不同情况或者避免被认定为“格式条款”，而设定的供选择、可删改、参照使用的条款。 一般合同：不使用示范合同文本，就单项业务而专门起草的合同。 职责 总部各部室、办事处各部门（以下统称各部门）：负责与本部门业务有关的合同起草和履行，负责对其他部门起草的合同进行会签。 法律部门：负责重大复杂的示范合同文本起草；应其它部门要求负责起草部分一般合同；对合同合法性和法律风险防范进行审查。 总裁办公室（办事处综合管理部门）：负责合同盖章及归档管理。 总裁（办事处总经理）：负责合同的批准和签署。 示范合同文本的管理 总部和办事处可对发生频繁、权利义务内容相对固定的交易制订示范合同文本。总部制订的示范合同文本适用于全公司，办事处制订的示范合同文本适用于本办事处。 示范合同文本的起草应遵循合法性、可操作性原则，并注意维护公司权益。 各部门负责起草与本部门业务有关的示范合同文本，重大复杂交易的示范合同文本可交由法律部门起草或者与法律部门共同起草，必要时法律部门可聘请律师事务所代为起草，聘请律师按照《律师事务所管理办法》的规定执行。 办事处起草示范合同文本时，应广泛征求项目管理人员的意见，重大复杂文本制订时应征求总部有关部门的意见；总部起草示范合同文本时，应征求有关部门及办事处意见。 除法律部门自行起草外，示范合同文本应经法律部门审查，报总裁（办事处总经理）批准；法律部门自行起草的示范合同文本，直接报总裁（办事处总经理）批准。 办事处起草的示范合同文本，应报总部法律事务部备案。 合同的制订 合同的起草 依照示范合同文本起草合同 1）拟作交易有示范合同文本的，起草部门应使用示范合同文本。 2）使用示范合同文本时，可增加必要的条款，但增加条款不得与示范合同文本原规定条款相抵触。3）对于示范合同文本中针对不同情况制订的选择性条款，起草部门应选择适用。与对方当事人正式签订合同时，示范合同中不需要的选择内容及空格应全部删除，文字（不同字形格式）也应做相应调整，不显示出格式条款的痕迹。 一般合同的起草 拟作交易无示范合同文本或者必须进行的交易对方不接受示范合同文本的，各部门可自行起草或参照对方当事人提供的范本拟定合同。重大复杂交易合同可交由法律部门起草或者与法律部门共同起草，必要时法律部门可聘请律师事务所代为起草，聘请律师按照《律师事务所管理办法》的规定执行。 合同的会签 合同内容涉及其他部门工作职责的，合同起草完成后，应送相关部门会签。会签部门应在二个工作日内完成合同会签工作，疑难、复杂合同的会签可经部门负责人批准后，延长一至二个工作日。 合同的法律审查 各部门起草的一般合同、按示范文本起草但超出6.1.1使用要求的合同以及其它文件要求进行法律审查的合同，应提交法律部门进行法律审查。法律部门应在三个工作日内完成合同审查工作。疑难、复杂合同的审查可经部门负责人批准后，延长一至三个工作日。法律部门起草的合同不再进行法律审查。 法律部门应从以下方面对合同进行法律审查： 1）对方当事人是否具有合法主体资格，合同签字人是否具有有效资格证明或者授权。 2）合同内容是否符合有关法律法规和政策的规定，主要条款是否完整，我公司的权利义务是否得到明确、公平、有利的体现。 3）合同形式是否规范，从合同及相关附件是否完备。 4）依据不同合同性质，应当审查的其他重要事项。 法律部门审查后有修改意见的，应出具《法律意见书》。 合同的修改、审批和签署 各部门应根据会签意见及法律审查意见对合同进行修改，并报总裁（办事处总经理）审批，对会签意见及法律审查意见无法采纳的，应在报总裁（办事处总经理）审批时说明原因。 总裁（办事处总经理）批准签订合同的，可直接签署或者授权有关人员签署合同。总裁（办事处总经理）对合同条款提出明确修改意见的，各部门按照要求修改后，可直接报送总裁（办事处总经理）签署；总裁（办事处总经理）对合同条款提出原则修改意见的，各部门按照要求修改后，应重新履行会签、法律审查以及审批程序。 合同的盖章和保存 总裁（办事处总经理）签署或者授权有关人员签署合同后，由各部门送总裁办公室（办事处综合管理部门）按照《印章管理规定》加盖单位公章。 总裁办公室（办事处综合管理部门）保留一份生效合同原件存档，各部门保留一份原件或者复印件遵