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推进经济系统基层档案管理数字化 【摘　要】经济系统基层单位档案管理工作，是社会档案管理的重要组成部分，直接影响档案社会服务功能的整体发挥。文章通过分析基层档案管理现状，阐述发展基层档案数字化的必要性，并针对性地提出解决方案。 【关键词】基层;档案管理;数字化 档案管理数字化，是新时期档案工作的发展潮流，更是对基层单位档案管理工作的迫切要求。 １．实施档案管理数字化的优越性 在信息技术高速发展的今天，经济系统基层企事业单位在档案管理工作上仍然停滞在原始的手耕笔种阶段，加快推进基层档案管理数字化建设势在必行。与传统纸质档案手工操作，归档、查阅检索效率低下相比，数字档案具有明显优势： 一是数字（电子）档案的引入极大丰富了档案管理的内容。图像、音视频档案的引入具有直观、真实和更具说服力的特点，和纸质档案共同编档，从形式上实现了档案完整性的统一，进一步充实和完善了档案的内容。 二是数字（电子）档案的引入有效提高了档案管理工作效率。现代计算机技术使人们从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来，破解了立卷归档、检索查找等复杂繁琐的工作瓶颈，减轻了档案管理的劳动强度，有效地提高了工作效率。 三是数字（电子）档案的引入有力保障了档案管理工作的质量。数字（电子）档案克服了传统文档卷宗在立卷上主观随意性强、标准很难统一的弊端，应用计算机对档案进行数字化管理，即完成从档案到数字档案的转换，这就更加有利于发挥档案原有的时效价值，实质性地提高了档案管理工作质量。 四是数字（电子）档案的引入适应了档案管理的保密性要求。电子档案的电子化管理克服了传统文档保密性差的缺点，利用电子技术手段可以轻松地将档案加密或将档案检索查阅方式设置为单份或单张文件提供，这样查阅者就无法接触其他无关的文件，从而保证了文件的保密性。 2.推进基层档案管理数字化的必要性 现代社会已经步入了网络社会时代，数字技术的加入，在提高档案管理工作整体效率的同时，也推动了档案信息服务内容和方式的根本变革。未来数字化档案信息服务通过档案利用活动，综合开发档案信息资源，进而实现快速传播档案信息内容、最大限度地满足社会公众档案信息需求，以实现全社会资源共享。基层档案工作是社会档案系统的基础和重要组成部分，基层档案数字化直接影响社会档案整体数字化进程。然而严峻的现实是，基层企事业单位的档案管理数字化转换工作迟滞，距离先进地区还有很大差距，直接或间接地影响到企业和经济发展。 因此，要高度重视经济系统基层档案数字化建设，扎实开展基层档案数字化普及工作，提高认识，加强落实，努力实现从以档案实体保管和利用为重点到以档案信息的数字化建设为重点的工作重心的转变，积极稳妥地推进基层档案工作的规范化、数字化、网络化建设。 3.推进基层档案管理数字化建设的举措 根据经济系统基层档案管理现状，具体提出三点建议： 3.1转变工作观念，培树服务理念 从“档案袋”时代向“笔记本”时代过渡，基层工作人员必须从解放思想、更新观念入手，勇于改革，学会适应，认真学习新形势下经济系统档案管理工作的新知识、新要求，尽快掌握数字时代驾驭档案管理工作的手段和本领。同时，积极转变观念，以档案信息化建设为契机，结合地方经济实际，根据经济发展的需要，认真分析档案数字化建设对传统档案管理模式带来的冲击，充分认识基层数字化建设的的紧迫性和必要性，进一步明确自身肩负的重大责任和历史使命，认真学习，积极实践，稳步提高经济系统基层档案管理与利用数字化水平，逐步完成从档案管理者到档案服务者的转变。 3.2健全工作机制，完善服务体系 在过去，档案工作不作为地方政府重点工作，未被列入年度目标责任制考核范围，档案大都被打入“冷宫”，随着改革的深入和政府职能的转变，幕后的档案工作骤然转入台前，档案工作的社会化服务职能凸显，迫切需要建立档案管理常态化工作机制。结合当前数字化建设需要，基层档案工作，尤其是经济系统的基层企事业单位，承担着经济发展的重要责任，更加有必要进一步规范和加强引导，建立健全检查备查机制、及时反馈机制、安全防范机制等。同时，加快档案服务体系建设。以数字化引入为契机，抓紧完善基层单位的基础性工作。尽快完成档案数据库的建立，打造信息开发利用的基础数据，以开展档案综合服务。加快建立统一的数字交换平台，推进档案管理并网工作，要严格内网纵向管理，畅通外网横向服务。 3.3强化宣传教育，加强队伍建设 档案工作的社会化和常态化是社会发展的必然，数字化建设大大推进了这一进程。要加强宣传，积极引导，努力形成全社会高度重视、积极配合，为人民管理档案，档案服务人民的良好氛围。加强对档案工作者职业道德教育、强化责任意识和服务意识，增强档案工作的主动性。同时，加大对档案利用者的宣传教育力度，提高档案利用效率，强化档案的社会服务功能。结合基层档案管理数字化建设，打造档案信息服务的人