实现建设项目档案的制与管理.docVIP

确立新理念 构建新模式 实现建设项目档案的控制与管理 中国石油天然气集团公司（ China National Petroleum Corporation，英文缩写“CNPC”，中文简称“中国石油”）是1998年根据国务院机构改革方案批准成立的，是国有重要骨干企业，主要业务包括油气业务、工程技术服务、石油工程建设、石油装备制造、金融服务、新能源开发。作为中国主要的油气生产商和供应商之一，中国石油在国内石油、天然气生产、加工和市场中占据重要地位。 中国石油实施资源、市场和国际化三大战略，目标是到2020年建设成为世界一流的综合性国际能源公司。截至2008年底，已累计探明石油地质储量183.8亿吨，探明天然气地质储量4.8万亿立方米，国内外油气当量产量达到2.25亿吨，原油一次加工能力1.6亿吨，乙烯生产能力271万吨，加油站总数1.7万座，管道总里程4万公里。2009年，在《财富》杂志全球500家大公司排名中位居第13位。 集团公司历来高度重视档案工作，认识到档案工作是企业管理工作的重要组成部分，是增强企业竞争力的基础工作之一，是科学技术资源储备的重要形式。确立了档案信息是企业核心信息资源的管理理念，档案工作在促进集团公司主营业务发展，提高决策水平和效率，提升企业创新能力等方面都发挥着重要作用。 近年来，集团公司开展了一系列的重点工程建设。横贯西东绵延4000公里的西气东输管道工程是西部大开发标志性工程；独山子石化1000万吨/年炼油及100万吨/年乙烯改扩建工程，是我国与中亚能源合作的重点项目，也是目前我国最大的炼化一体化工程；迪那2气田是我国目前发现的最大凝析气田；总投资153亿元的广西石化1000万吨炼油项目，是国家“十一五”炼油发展规划的重点项目。为此，集团公司加强了建设项目档案的指导、监督与验收工作，近三年共组织完成了油气田开发、炼油化工、管道工程等313个项目的档案专项验收工作，不断探索建设项目档案过程控制的有效方法，逐步形成了适合集团公司快速发展的建设项目档案管理模式，并在实践中不断完善。确立了以体制机制建设为基础，以确认制管理为龙头，以固化档案条款为前提，以文档一体化管理为核心，以五审制为手段的基本管理模式，保证了项目文件及时、完整、准确收集归档，促进了项目管理水平的提高。 一、以体制机制建设为基础，完善管理，规范化运作 （一）组织体系建设进一步加强 集团公司档案工作始终坚持统一领导，分级管理的原则。集团公司办公厅作为集团公司档案工作的归口管理单位，全面负责集团公司建设项目档案工作的管理、监督和指导。按照分级管理原则，直属各单位根据业务特点和公司规模等情况分别成立了档案管理机构。目前，集团公司共有档案机构1199个，共有专职档案人员2616人，为档案工作的发展提供了坚实的组织保障。 （二）制度建设进一步加强 集团公司根据国家档案工作相关法律、法规，制订了《集团公司档案工作规定》、《集团公司建设项目档案管理规定》、《油气田地面建设工程（项目）竣工验收手册》、《炼油化工建设项目竣工验收手册》、《管道工程建设项目竣工验收手册》等管理制度，统一了管理要求。同时，还编写了《建设项目（工程）档案工作必备资料》、《建设项目档案文件汇编》、《集团公司建设项目档案工作业务解答》等材料，进一步指导规范了建设项目档案管理工作，促进了建设项目档案管理整体水平的提高。各单位结合实际，制订了40多项规章制度和程序文件，明确了项目参建单位的管理职责、工作内容及标准。 二、以“确认制”管理为龙头，源头抓起，保证档案完整性 建设项目档案的收集跨度周期长，涉及管理部门多，难度比较大，因此，我们对项目文件的收集、归档采取了“确认制”。 （一）一次确认：与职能部门明确归档范围 根据建设项目管理流程和项目文件流转程序，依据《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》中的建设项目归档范围和保管期限表，针对各部门职责范围内形成的项目文件的归档范围及内容进行逐一确认，填写《建设项目文件归档范围确认表》，明确其归档内容，确保归档及时与完整。 （二）二次确认：按阶段与项目主管部门进行确认 直属各单位档案部门在项目建设的各个阶段（立项、可研阶段，勘察阶段，设计阶段，招投标阶段、竣工验收阶段等）结束后一个月内，与该项目的主管部门进行项目文件归档的二次确认。要求其三个月之内完成归档，并填写移交清单，由双方签字，存档备查。 “确认制”使项目文件的流转、收集、归档真正做到了受控管理，对项目文件归档的及时、准确起到了约束作用。大庆油田油气田开发地面建设项目、吉林石化1000万吨/年炼油扩建项目中采用归档范围“确认制”，提高了项目文件归档及时性、完整性，取得了很好的效果。 三、以固化档案条款为前提，明确细节，实现合同对建设项目档案有效控制 合同是约束整个工程的关键，