如何做好会议总控资料.ppt

如何做好会议总控 ——大客户部 袁芳  2、了解职责 3、能力要求 4、工作内容 5、注意事项 1、认清角色 目录 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。 　　会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。 一次优质的工作会议能够起到以下作用： 传达信息 获取意见和反馈 分析和解决问题 讨论和交换意见 协商或化解矛盾 知识或观念更新 糟糕的会议则可能带来如下后果： 浪费时间金钱 分散对重要议题的注意力 减缓进程延误行动 成为夸夸其谈和喋喋不休的舞台 造成嘈杂和混乱 一、认清角色 导演 二、了解职责 保证会议顺利召开 提升客户参会体验 完成公司下达指标 组织协调能力 一场会议的圆满举办不是由一个人来完成的，会议的每个环节涉及到公司的每个部门，最终的达成需要各部门的支持与配合，组织协调能力支撑着整个会议的贯穿始终、非常重要！！! 高度责任心 大到公司整体目标，小到每一个角色的安排，本着对公司、会议及每一个人负责任的态度，认真细致做好每一件事，并且由始至终要有反馈，让公司放心！！! 突发事件处理 在任何一场大小类型会议里总避免不了出现突发事件，特别是现场，要本着急事不慌、遇事不乱的状态去处理，先处理心情再处理事情，在保证会议优先的基础上处理问题！！! 未雨绸缪的预见 要对会前各种安排、推进措施、目标拆解有敏锐观察、罗辑分析的能力，提前发现更多问题，才能保证当天出现更少问题！！! 组 织 者 方 面 三、能力要求 组 织 者 方 面 四、工作内容 会中 会前 会后 组 织 者 方 面 会前 市场、高层 财务 会议时间、场地确认 会议目标确认、拆分 总控分工内部拆分 礼品调研、汇总 会议流程确认 促销礼品确认 邀请动员会 桌签制作 会前分工宣讲 邀请表项目制作、确认 会后数据统计表格式确认 续费财务审核 把控数据、及时总结反馈 特殊情况协调反馈 打印现场分工及重要数据 提前准备特殊客户数据 大客户、行政 主桌、VIP桌人员安排 现场人员分工安排、确认 领导跟桌安排 提前彩排人员安排 主持人、主讲人员安排 政府嘉宾人名确认 人员回程车辆安排 会议方面 人员方面 数据方面 组 织 者 方 面 会中 1、安排人员分 批入会场 2、安排与会人员 分批就餐 3、检查会场各环 环节人员就位 物品摆放 4、重要信息及时 传达 5、随时了解签到 续费情况并 汇报 6、礼品补发解决 措施 7、礼品回收装箱 8、安排人员疏散 离场 会中工作 组 织 者 方 面 会后 礼品类 礼品自始至终最好同一人负责 汇总类 会后促销 核对库存 协调补发 会议数据 明确流程 总结汇报 数据汇总要分部门责定 组 织 者 方 面 会后 会后促销 组 织 者 方 面 5、注意事项 礼品类 汇总类 会后促销 核对库 协调补 会议数据 明确流程 总结汇报 安排好现有工作 查看上次会议总结 列好工作计划 取其精华 弃之糟粕 问题收集分类说明 及时调研反馈并传达 不影响现有工作进度 避免发生同类问题 以免工作遗漏 以免因多出现乱差 问题解决的速度= 指标完成进度 组 织 者 方 面 5、注意事项 礼品类 汇总类 会后促销 核对库 协调补 会议数据 明确流程 总结汇报 特殊问题特殊对待 人员的调配反复确认 数据分配要具体 取其精华 弃之糟粕 人员及各环节彩排 会前重视会后工作 不偏离工作重点 保证安排得当步调统一 便于监测和调整 保证会议当天效果 不用再从零做起 组 织 者 方 面 核对库 一部震撼的电影离不开一个好的导演！ 一场完美的会议离不开一个好的总控！ 祝新年快乐~~~ * *