日常办公邮件书写规范简述.pptx

邮件规范 --常见问题及要点标题目 录1正文CONTENT2附件3其他4标题—常见问题例：1、请查收附件（未说明文件主题）2、大家好，礼品手提袋和医疗彩本已寄出，信息如下，请注意查收！（将正文全文作为标题，无意义）未突出重点空白无意义例：【通知】本周日公司停电说明：未突出停电具体时间及会造成的影响例：【请审批】申请泡面3箱，一次性纸碗100个，纸杯300个，纸袋300个（可简要说明，物品种类及数量在正文已体现） 冗长 复杂长串转发例：答复:答复:答复: 【请查收】2015年5月XX办月度考勤汇总 （可删除重复内容）标题—书写要点1、不使用空白或无意义的主题；2、突出邮件内容的重点，切忌冗长复杂；3、添加适当的符号突出关键词 ； 例如：【请反馈】CA适当使用符号简短明确B突出重点正文—常见问题内容冗长复杂，行文不通顺，过于口语化；条理不清晰，易出现歧义。出现错别字，或遗漏信息；CAB未点明收件人应该做什么？下一步是什么？正文—书写要点简明扼要行文通顺避免歧义利用列表及图片或表格辅助说明信息交代完整，避免多次发送补充仔细检查全文，避免错别字或拼写错误点明收件人所需做的事利用颜色或粗体进行重点标记，尽量不超过3处合适的称呼注意礼节语气平和避免口语正文—书写原则越简洁明了的邮件越容易得到回复别只说自己的事，表明这事和Ta的关系 说清楚需要Ta做什么思考如何让Ta可以很容易地回复和帮助到你附件—常见问题例：附件1附件2（无效命名，需要受众重新编辑名称）遗漏或附件错误无效命名说明：上传错误的附件或遗漏附上所需附件例：XX部xxx工作汇报（未标明所属人员部门名称、个人信息及时间等重要信息）命名不完整不规范例：副本2 技术部第一季度日常支出明细表 （命名出现多余的字眼，未修改，不规范）附件—要点正文需提示夹带附件提示附件命名要每个字都有意义，避免多余的字眼出现对附件内容进行简要说明意义说明空间格式预览过大的附件可利用云盘链接或是压缩打包传输，方便受众下载特殊文件格式，可说明打开方式，或是多附上其他格式，以便受众选择附件内容选择合适的大小、颜色及语种，以便受众在线预览查看其他1、对外显示名称及签名的规范性；2、邮件回复准则： 及时、简要、控制来往频率、区分回复对象 3、区分发送、抄送、密送 发送=回应 抄送=了解 密送=特殊情况使用4、发送前检查全文并考虑受众的阅读体验THE END 模板来自于 模板来自于 模板来自于 模板来自于 模板来自于 模板来自于 模板来自于 模板来自于