MP04.01文件和法律法规与其他要求的控制程序.docVIP

文件和法律法规与其他要求的控制程序 目的和范围 1.1 目的 对与本公司一体化管理体系有关的文件和法律法规与其他要求进行控制，确保与管理体系运行有关的场所使用的文件为有效版本。 1.2 范围 本程序适用于公司与管理体系有关的各类文件（包括公司内部制定的和来自外部的文件）和法律法规与其他要求的控制。 相关文件 下列标准包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 4 资源需求 专职或兼职文件资料管理员、办公设施、信息资料。 5 职责 5.1总经理办公室为文件和法律法规与其他要求控制的归口管理部门。负责公司管理文件的档案管理及收发工作。 5.2 管理手册由总经理批准发布；管理体系文件由工程管理部组织编写，进行协调审核后，由管理者代表审批。 5.3工程管理部负责有关质量、环境、安全方面的法律、法规、规范、标准的识别和有效性控制。 5.4各部门、分公司和项目部负责各自文件的编制、发放、更改控制。 5.5 其他外来管理性文件（含电子文档）由各职能部门识别，发放及归档由总经理办公室负责。 工作程序 6.1 文件的分类 6.1.1管理体系文件：管理手册、程序文件、公司管理标准、公司管理文件、项目质量计划（包括施工组织设计、管理方案）、作业性文件（包括施工工艺、施工方法）等； 6.1.2外来文件：法律、法规、技术标准、规范、招标文件、上级来文、顾客提供的图纸、其他相关方要求、外来技术性文件等； 6.1.3记录：记录是一种特殊类型的文件，是见证性文件。依据《记录控制程序》的要求进行控制。 6.2 文件的控制 6.2.1 管理体系文件的起草、审核与批准 a) 管理手册由管理者代表组织编制与审核，总经理批准发布； b) 程序文件由工程管理部组织编制与协调审核，管理者代表批准发布实施； c）企业标准由各主管部门组织起草、审核，总经理批准、发布； d）其他各类文件由各职能部门负责编写确认，总经理办公室协调审核，公司分管领导/总经理批准； 6.2.2 文件的编号规则 a) 手册的编号 Z X M A -- × × × × 公司手册代号 -- 年代号 如：本版管理手册号为：ZXMA-2012 另加版本号：A b) 管理体系程序的编号 M P × × . × × — × × × × c) 公司管理文件的（发文）编号 M D 浙中安 口 [ 口 ] 口 号 d) 公司施工组织设计的编号 S Z × × × × — × × e）企业标准的编号 Q × / Z A × × . × × — × × × × 6.2.3 文件的发放 a ) 管理体系文件发放前应由起草部门确定发放范围，总经理办公室编制发放号并负责发放； b ) 管理手册和体系程序文件的发放范围由工程管理部确定，经管理者代表审批后由工程管理部负责发放、登记造册； C ) 经管理者代表同意发给顾客或外部其他人员（除第三方认证机构）的管理手册一般为非受控本，由工程管理部登记造册发放。 6.2.4 文件的定期评审 文件由起草部门负责定期评审确认其有效性。各职能部门每年8月向总经理办公室填报一次本单位在用有效文件目录清单，由总经理办公室每年编制、发布一次公司管理文件总目录清单。 6.2.5 文件的修改 对需作修订的文件由起草部门提出意见，原审批部门/人审批。 a)要求变更设计的文件必须经项目部经理审批，重大的需经总工程师审批同意； b) 管理手册的修改由管理者代表审核，最高管理者批准； c) 程序文件的修改由要素责任部门负责修改，工程管理部审核修订，管理者代表批准； d) 图纸更改：当改动较大时，由设计部门出新图，原图作废；部分改动，则将新内容覆盖于原图改动部分；当改动较小时，直接在原图修改但应注明更改依据、更改人签名、署上日期； e) 文件更改不多时，由更改部门下达通知单，写明更改内容，由使用部门（人）在相应位置上进行划改，并附上《文件更改通知单》；如需换页由文件发放部门对相应页重新打印后对所有在用文件的相应页进行拆换，收回旧页；当文件内容大部分需更改，原文件已多次更改，影响使用时由发放部门重印新版，进行更换。 6.2.6 外来文件的控制 a) 收集：各职能部门应根据管理活动的需要，及时通过报刊、书店、发行站、网络、上级主管部门等渠道收集与本部门有关的法律法规和其他外来文件。 b) 识别：职能部门收集的外来文件，需经修订状态识别，确认有效。 c) 处置：外来文件（包括