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于完善电子政务系统使用管理的意见 2004年3月初，公司电子政务系统正式开通使用，至今已经一年多时间了。近期，总经理办与计算机中心根据电子政务系统的使用情况和各部门反映的意见进行认真分析，提出完善电子政务系统使用管理的意见如下： 一、电子政务系统运行状况 ㈠ 系统硬件和软件合理配置。公司电子政务系统的服务器配置采用了IBMe-Server360 86863RQ，软件采用LOTUS DOMINO 6.02，网站和手写控件服务器配置采用IBM x-Server200 8479 PC 服务器，软件采用ORACLE8i 数据库 WEBLOGIC SERVER 6.1。这些配置都是吸取了广钢集团电子政务系统配置的经验，在2003年IT市场仍处于领先水平的，从技术上保障了整个系统的有效运行。 ㈡ 实行有效的运行监控。电子政务系统投入运行以来，曾出现系统异常、程序错误等问题，影响了系统的正常运行，也引起各部门的不少怨言，对整个系统的运行监控增加了不少压力。这期间，计算机中心主动协调中科公司开发人员进行大模块程序修改、现场调试和处理系统运行遇到的问题，并且，承担起小模块程序修改、系统配置、运行维护工作。一年多来，尽管系统运行遇到许多意想不到的情况，由于计算机中心对整个系统实行有效的运行监控，并且针对存在问题及时采取相应对策，从管理上保障了整个系统的有效运行。 ㈢ 依赖程度逐步增大。目前，电子政务系统已经注册了300多个账户，在线人数近200人。自电子政务系统投入运行起，公司就实行公文处理单轨运行，全部上网流转处理。随着功能模块的逐步完善，系统应用已深入到公司生产经营管理的各个层面，各部门由原来的不接受、不习惯到现在把它作为日常管理工作中不可缺少的应用管理系统。一年多来，计算机中心和总经理办坚持不懈地做好培训和指导工作，对各部门在日常应用管理过程中遇到的不理解的事项和问题，认真进行解释和分析，积极引导各部门共同应用和搞好整个系统的运行管理。可以说，各部门都感受到应用电子政务系统处理日常事务的好处和实惠。 二、电子政务系统升级的需求日趋迫切 一年多来，系统运行遇到多次异常情况：一是系统在线升级后，重启，LOTUS DOMINO服务崩溃，无法启动；二是到零晨2时系统自动关闭；三是总有一段时间邮箱打开异常慢，甚至邮箱打不开；四是发生停电事故，系统崩溃，恢复调试期间出现FOXMAIL收发故障；五是运行公文出现“已经超过授权个数”的错误。尽管这些异常问题都在计算机中心的努力下及时进行了系统恢复，但是，对整个系统正常运行的冲击是致命的。 随着对电子政务系统的使用层面和依赖程度不断增加，系统配置逐渐显得不相适应，包括手写控件及内部网站服务器的硬件明显落后，需要对服务器进行重大的系统调整升级、DOMINO版本升级、手写控件版本升级。此外，各部门的终端电脑配置普遍比较低，有的部门没有安装“熊猫”杀毒软件，究其原因是因为电脑配置太低，曾由计算机中心派专人也安装不了。有的生产部门经常抱怨，由于办公室人员的电脑配置低而上不了政务网，难以普及应用电子政务系统进行日常管理。 从2003年系统开发到2005年系统使用情况来看，尽管整个系统运行状况基本保持稳定，但是，围绕着系统运行遇到的问题和主体功能模块存在的程序缺陷也在不断进行调整、改进。况且，短短的3年时间，IT产业发生了深刻的变化，企业环境也发生深刻变化，公司对电子政务系统的应用和管理提出了新的要求，随之而来的系统升级的需求也日趋迫切。 三、完善电子政务系统使用管理的意见 ㈠ 电子政务系统与内部信息网应用管理需要整合。 内部信息网的主要功能是反映公司及各部门的动态，并提供员工公开交流的平台。公司及各部门可以公开的生产经营信息和工作动态，包括各类宣传信息、部门期刊都应该整合到内部信息网上发布， 电子政务系统的主要功能是进行公文处理和政务管理，并提供不同层面的信息沟通平台。公文处理和政务管理事项应该整合到电子政务系统相应的功能模块上进行处理。信息沟通可以应用电子政务系统实现三个层面的管理：一是公司与部门的信息沟通层面，可以应用公告栏和工作论坛模块；二是部门与员工的信息沟通层面，可以应用工作论坛模块；三是员工与员工的信息沟通层面，可以应用电子邮件模块。 目前，公告栏、工作论坛和电子邮件三个模块的日常使用的随意性还比较大，许多部门比较集中地使用电子邮件来处理公文和日常办公事务，有重走原OA系统使用管理老路的倾向。这里有三种情况应当引起重视的：一是有的模块由于未能完善，无法流转而导致使用电子邮件；二是有的部门习惯使用电子邮件，放着相应模块不用；三是不清楚相应模块的应用功能，干脆只使用电子邮件。正是由于