如何收发传真.docVIP

收发传真的先决条件 要实现电脑收发传真，只需拥有一台电脑，一个Modem 或传真卡 ，一部开通的电话，加上相应的传真软件就可以了，当然，如果还有台扫描仪的话，就更好了。电脑、调制解调器、电话这三个条件很容易满足，暂时没有扫描仪也无关大局，关键问题是到哪里寻找传真软件，最简单的办法是检验一下自己购买的调制解调器附带的光盘上是否有厂家赠送的传真软件。 现在，我们看看什么样的人、什么样的场合适合用电脑收发传真。 1、家庭办公用户购买电脑的家庭越来越多，但购买传真机的家庭并不那么多。为什么？因为毕竟传真机的功能太单一。但这些有电脑的人中，难免偶尔需要发送一下传真。 2、经常携带笔记本电脑出差旅行的公务人员 大概没有见过谁携带传真机出门吧，当然，这是笑谈。有人可能会指出，几乎任何一家宾馆都有收发传真服务。但是，那样的服务实在有许多不便。既然有了全功能的笔记本电脑在身边，自己收发传真也不过是小菜一碟了。 3、已经配备电脑并上网的小型办公场合 对于某些小型办公室来说，由于工作需要，必须配备 上网的 电脑，比如报刊杂志的编辑部门、搞桌面排版和印刷的小公司、在家工作一族等等。既然配备了电脑，并为上网配置了调制解调器，就完全没有必要再购买传真机了。 事实上，使用电脑收发传真与使用普通传真机相比有许多独特的优越性。首先就是速率高，节省时间。其次，普通传真机收到的文件，一般还需要复印后才能存档，而使用电脑接收到的传真，既可以电子文稿的形式存档，也可经过OCR识别，作为文本存档，另外还能通过激光打印机印出，然后存档，办公一族可以根据自己的需要，灵活使用。 教你撰写传真 用Word 撰写 Word带有一个传真向导及一系列的传真模板。想使用它们，需要选择“文件”菜单，并选择“新建”命令，在模板对话框中，选择“中文信函和传真”选项卡，并选择使用向导或某一模板。如果安装的不是微软的传真软件，我建议大家使用模板，而不是向导。Word的传真模板共三种风格：典雅型、现代型、专业型。我们且挑选一个合意的模板，来创建我们的传真。挑选的时候，单击某个模板，会在对话框的右侧出现一个预览图 如图 。如果这三个都不合意，那就先选一个风格最接近的，自己再行改进。 选择好模板之后，我们会发现展现在我们面前的是个详细的传真头 或称封面 。诸如收件人、发件人、日期、关于 主题 、抄送、页数等正式传真要素一应俱全，并且我们需要填写内容的位置都给标明了。最妙的是，模板中日期后面是一日期“域”，Word会自动把当前的日期添加进去；另外，选项框的设计也非常巧妙，双击 “ □紧急 □请审阅 □请批注 □请答复 □请传阅 ”等前面的方格，会自动变成框内打勾的Windings字符，既方便，又漂亮。这些都应用到了“域”等Word的高级技巧，对于初学者来说可能有些难以驾驭，但使用该模板就可轻松享受了，不亦快哉！此外，我们还可以给最常用的联系人分别创建相应的模板，和Word原来的模板保存在一起，到时候，给谁发传真，就打开谁的模板，只需把正文填入，一切就都解决了。 使用WPS编辑传真 WPS 2000也为我们提供了传真模板，对国内用户来说还是很合适的。不过WPS 2000本身没有Word那样复杂，不具备高级的“域”等自动功能，模板的设计也倾向于简朴。但是这些小缺陷不影响我们完成最基本的任务。需要注意的一点是，若想使用WPS 2000的传真模板，需要将它的界面设置成“全功能”（选择右上角的“定制界面”），不然，在使用“文件／新建”命令的时候，不会出现选择模板的对话框。WPS 2000在默认安装情况下，一共有两个传真模板，分别称作“传真（简洁式）”和“普通传真”，位于“金山模板”的“书信”类别中。 封面的设计 上面说到的使用现成的模板编辑传真，都包括了正式传真的要素，因而在发送的时候，可以选择不使用传真软件提供的封面页（建议这样做）。而如果我们要把一篇普通的文档当作传真发送出去，则最好另外添加封面页，这样避免收到传真的一方搞不明白传真是谁发来的，为什么而发等问题。为添加封面可以使用不同的办法，我们既可以在Word中先打开现有文件，然后选择“文件／发送／传真收件人”，编辑Word提供的页面，并使用“发送传真”按钮，把封面和正文合并。同时，我们也可以在传真软件里设置封面页，这要根据用户的习惯及计算机的配置情况而定。 下面我们以Word为例说明加封面页的办法。步骤是这样的： 1、把需要当作传真发送的文档打开。 2、选择“文件／发送／传真收件人”命令。 3、Word提示选择需要发送的文档，当目前打开的文档只有一个时，则无需选择；同时，一定要选择包含封面页，不然运行这么个向导也就没有意义了。 4、选择传真软件，我们可以根据情况，选择“微软传真软件”或“其他传真软件”。 5、输入传真接收者的资料。此时可以使用“通讯录”，该