GT-009销售订单管理规定.docVIP

生效日期 管理文件 编号 GT-009 2011.7.15 版本 1.0 题目 销售订单管理规定 页码 1/2 1、目的： 规范销售订单接收、评审、变更、生产、出货等过程，确保正确传达订单信息并能提供满足客户要求的产品。 2、适用范围： 适用于洁丰公司所有订单接收、评审、变更、生产、出货等作业的管理和控制。 3、管理职责： 3.1营运配送部：负责组织有关部门进行合同评审，对合同订单进行统计、分析与合同管理、传递，检查、追踪订单执行情况、出货，最终整理存档。 3.2品质部：负责产品质量的控制，以及相关异常的处理工作。 3.3生产部：负责按照订单进行产品的生产工作。 3.4其它部门：负责确保按交货期完成订单并交货。 4、工作流程： 4.1接/下单： 4.1.1营运配送部或业务员接收客户原始订单（口头、传真、电话或邮件等），区域销售助理须及时查询库存状况。在无库存的情况下，结合客户要求，以及根据公司的生产能力（可与相关部门进行沟通）等，回复客户交期。如为新客户，并须与客户签定销售合同/订货单（必须由财务审核）后，给生产部门下达《销售订单》，并立即填写《销售订单追踪表》进行追踪。 4.1.2接到新产品或新客户订单时，营运配送部应召开评审会议，交期/生产周期方面须与生产部、采购部协商，质量要求方面须与品质部协商，价格方面须与财务协商，并制作《新产品/客户评审单》，经总经理批准后方可执行。 4.1.3如遇紧急订单，需在《销售订单》上注明，生产部接到订单后如有问题，须在半小时之内回复。如有其它异常，由相关部门负责人协调处理。 4.1.4营运配送部给生产部下订单时，要详细注明客户要求，生产部如发现问题时，及时与营运配送部进行沟通，以便能及时与客户确认。 4.1.5《销售订单》一式四份，销售一份（订单跟踪），生产一份（生产使用），品质一份（品检使用），仓储一份（查询物料使用），审批程序：销售助理→销售业务主管→营销负责人。 4.1.6产品价格应按公司定价执行，如有特殊情况低于定价时，须做出相应的申请说明，经公司总经理审批后方可执行。 4.2生产物料请/采购： 4.2.1生产部接到《销售订单》后，在4小时内做出物料需求，在查询仓库没有库存或是库存不足的情况下，填写《请购单》进行请购。 4.2.2仓储根据接收到的《销售订单》及《请购单》，1小时内复核确认物料的库存及请购 编制 审核 审批 生效日期 管理文件 编号 GT-007 2011.7.15 版本 1.0 题目 销售订单管理规定 页码 2/2 数量。 4.2.3采购部收到《请购单》后，根据请购单联系供应商进行采购，具体操作见《采购管理规定》。 4.3生产及入库： 4.3.1生产部根据《销售订单》，编制《生产计划单》，安排生产。 4.3.2各生产车间按照《生产计划单》按时、按质、按量地完成生产任务。 4.3.3生产过程中，生产部统计员每天进行统计，并填写《生产日报表》；品检人员每日进行品质检验，并填写《品质检验日报表》。 4.3.4订单生产过程中或结束，经品检人员检验合格后，方可入库。 4.4物流/交货管理： 4.4.1仓储人员须在接到营销助理开具的《产品销售单》后，方可安排发货。 4.4.2保安根据批准后的《产品销售单》进行检查数量，符合后放行。 4.4.3送货到客户处时，须有客户的接收签字或盖章。 4.5订单跟踪： 4.5.1营运配送部负责每日对订单情况进行统计分析，并填写《销售订单跟踪表》、《销售日报表》，包括每日接单量、接单价格、订单生产进度、每日发货、已接单未生产、已开单未发、库存分析等，并对订单执行中存在的问题每日汇总上报，包括不能按时供货、不能按时排产、产品结构调整、质量状况波动等；每月对各区域市场订单变化及执行进行汇总分析。 4.5.2营运配送部对订单负责，须从开始到结束进行跟踪，在跟进时，各相关部门人员须给予配合。 4.6考核： 如有违反以上流程或规定者，将根据情节或给公司造成损失的程度，给予50元以上之处罚，情节严重者并追究经济及法律责任。 5、附件： 5.1《销售订单》 5.2《生产计划单》 5.3《生产日报表》 5.4《产品销售单》 5.5《销售日报表》 5.6《新产品评审单》 5.7《销售订单追踪表》 5.8《品质检验日报表》 编制 审核 审批