档案管理归档制度相关内容.docVIP

杭州市萧山区农水系统数字档案室 档案归档制度 发表日期：2010年12月23日?? 出处：办公室 档案的归档、借阅利用、保密、库房管理和鉴定销毁等五个制度 档案归档制度? 为确保文件材料的完整、齐全、及时规范地收集归档，根据集中统一管理档案的原则，特制定本制度。 一、归档原则 1、凡列入归档范围的文件材料在办理完毕后，都应由各职能部门负责收集、整理后填写清册，移交档案室； 2、各职能部门应确定一名兼职档案员，负责本部门日常工作中形成的档案的归档工作。 三、归档范围 凡反映本单位各职能部门在工作、活动中产生和形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录均属归档范围。 四、归档时间 1、文书档案集中整理在次年第一季度归档（也可即时归档）； 2、科技档案在项目完工、鉴定验收后三个月内整理归档； 3、会计档案在本部门保存一年以后移交综合档案室归档； 4、特种载体档案在事项完成后归档； 5、重要的、保密的文件材料在形成后按有关保密规定整理归档； 6、电子文件应随时归档； 五.归档要求 1、归档文件应是办理完毕的,具有保存价值的原件； 2、归档文件必须完整齐全，经过系统整理，保持文件之间的有机联系； 3、归档文件在移交时应及时办理移交手续并填好交换文据。 借阅利用制度? 1、本单位工作人员因工作需要查阅档案，需办理登记手续，方可查阅。 2、非本单位人员因工作需要查阅本单位档案，须持有单位正式介绍信 函 ，证明利用者的身份和利用档案的目的与范围，并经分管领导同意后方可查阅。 3、档案限在室内阅览，原则上不外借。确因工作需要，经分管领导同意，严格履行借阅手续定期归还。 4、借阅人员对案卷应妥善保管，保持其完整、清洁，不得在档案文件上勾划、圈点、涂改随意拆散及抽页、剪贴；违者根据情节轻重给予处罚，直到追究法律责任。 5、利用者需复印档案，需经档案员同意，复制的档案只限与利用目的直接有关部分，凡复制件盖章有效。 6、归还档案时应详细检查，当面点清，如损毁、丢失甚至损坏档案的，应及时查处。 档案保密制度? 1、认真贯彻执行《保密法》遵守国家保密制度和保密纪律，维护档案的完整和安全。 2、珍贵档案和有密级档案须经领导批准后，限于在阅览室内查阅。 3、未经允许不准擅自摘抄、复制和对外泄密档案内容。 4、档案人员要做到知密不泄露，不与无关人员谈论档案机密。 库房管理制度? 1、档案库房应保持清洁卫生，做到防盗、防光、防火、防潮、防尘、防高温、防有害生物和有害气体等八防措施； 2、存放档案必须有专用的密集架或箱柜，做到分类存放，排列科学； 3、存放胶片、照片、磁盘，要配备专门的存放设备并做到定期检查； 4、库藏档案应定期清查核对，做到帐物相符，对破损或变质的档案应及时修补和复制，发现问题及时解决。 5、库房温度应控制在14－24℃，湿度控制在45－60%. 6、防止档案破损、被盗、涂改和泄密事件发生。 7、未经档案人员允许，任何人不得擅自进入库房，库房钥匙由管理人员专门保管，防止遗失，进出库房随手关门。 8、禁止火种引入库房，并备有防火设施；库房内不得存放与工作无关的杂物，库房周围不准堆积易燃易爆物品。 档案鉴定销毁制度? 1、档案的鉴定工作由单位分管领导、有关专业人员及档案员组成档案鉴定小组，定期审定保管期限和密级，鉴定档案的保存价值； 2、经鉴定的档案应正确划分档案保管期限表，保管期限一般分为永久、长期、短期三种（新的文书档案保管期限一般规定为永久、30年和10年三种保管期限）并编制档案保管期限表； 3、销毁档案必须慎重，凡超过保管期限、失去利用价值的档案应适时剔除，但必须保管一段时间确无保存价值的，由档案员填写销毁清册并办理档案销毁的相关手续； 4、经鉴定，对失去利用价值和保存价值的档案，需要销毁的，需由鉴定小组提出意见，编制档案销毁清册，经分管领导审批并报上级主管档案部门备案后方可销毁。