会务服务作业办法 - 副本.docxVIP

PAGE \* MERGEFORMAT PAGE \* MERGEFORMAT 3 会务服务作业办法 1.0目的 规范会务服务操作流程，提供优质服务。 2.0范围 适用于外接写字楼项目。 3.0职责 部门/岗位 工作内容 频次/时间 物业服务中心负责人或授权人 监督会务服务流程和效果。 及时 客服人员 协调、跟踪会务服务的前期准备工作。 及时 控制中心 受理、记录、传达会务服务信息。 及时 维修技术人员 负责灯光、影音、空调设备调试工作。 及时 安全人员 负责人员指引、车辆疏导工作。 及时 会务服务人员 负责会场布置、会务服务、现场清洁工作 及时 4.0过程及要求 4.1会议室的安排及会议的通知 4.1.1物业服务中心接到甲方使用会议服务的信息后，首先核对所申请的会议室是否已安排使用，如会议室已经安排使用，应与甲方协调安排其他会议室； 4.1.2在《会议室使用情况一览表》中，对会议室使用情况进行登记，登记内容包括：需使用的会议室房间号、参加会议的人数、会议的时间、使用会议室的单位、申请人、是否需要会务服务、会议室使用时间； 4.1.3在接到会务需求信息后应及时填写《会议服务通知单》，通知会务服务负责人； 4.1.4如召开紧急会议需马上提供会议服务时，应先将信息及时传递给会务人员，马上打开会议室并做好会议前准备工作，补发《会议服务通知单》； 4.1.5、如甲方需召开大型会议时，在接到信息后第一时间通知部门负责人，及时安排维修人员提前准备好会议室音响设备。 4.2会前准备 4.2.1收集会务信息，应了解清楚会议性质、主题，明确时间、地点、人数、录音、场景等。 4.2.2根据与会团体、性质、人数三项参数以及业主的相关要求，识别会议重要程度和接待规模。 4.2.3技术岗位负责会场麦克风、录音/像、音响、灯光、空调等设施设备调试。 4.2.4保洁岗位负责会场清洁、场景布置、会务茶水等准备工作。 4.2.5安全岗位负责会场设置警卫、人员指引、车位预留、车位导向等指示标识等工作。 4.2.6会前1小时会务负责人提前检查会场情况，及时纠正不当之处。 4.2.7会前半小时各工作人员到岗就绪。 4.3会中服务 4.3.1技术人员按照设备开机程序开启音响设备，并根据会场音量情况及时调节麦克风音量，力求均衡无回音和嘈杂音；根据会议要求调试好灯光设备，光线强弱适当；视需要提前开启空调设备，通过控制风机、设定温度等办法使会议地点温度适宜；会议前应掌握甲方对技术、设备配合的特定要求并确认能否达到。 4.3.2技术人员根据甲方或业主要求开启录音或录像设备，全程录制会议内容，并做好标识。 4.3.3会务人员视与会人员到场情况及时送上茶杯或茶水。 4.3.4上茶水注意事项 A.将茶叶放入茶壶（根据茶叶种类确定用量）进行清洗滤水，然后加入1/2开水浸泡。 B.茶水应倒至2/3杯，如发现茶水过浓，应立即加入开水稀释。 C.上茶时，应注意轻拿轻放，手不应触碰杯口。在上茶、加茶时应注意顾客的动作，避免和顾客身体发生碰撞。 D.如参加会议人员自带茶杯，加茶水时应遵循个人意见改加白开水或茶水。 E.第一次上茶间隔15分钟，往后间隔30分钟上茶。 4.3.5上茶水的顺序 A.正式大会（特指设置主席台的会议）：按照先主席台后会议席，由前排至后排的总体原则上茶。 B.内部会议：从级别最高的领导开始， 按照顺时针或逆时针方向上茶。具体方向由领导的座位来决定。 C.外部会议：如果主宾分开，先客人再主人 ；如果主宾混坐，从级别最高的客人开始，按照顺时针方向或逆时针方向上茶。具体方向由领导的座位来决定。 D.更换烟灰盅方法：右手将干净的烟灰盅放置于需更换烟灰盅的上面，合并拿起放于托盘上，再将干净烟灰盅放于台面上。 E.收倒杂物方法：将托盘平行于桌面，一手托盘，一手拿抹布，将杂物收放在托盘中。 4.4会后 4.4.1会议工作人员对会议内容严格保密，不得向外界传播。 4.4.2会议结束后应将会中产生的录音、录像、文件资料等第一时间交给对方保管，填写《会议录音交接清单》，要求对方签收。 4.4.3安全员及时疏导人员、车辆。 4.4.4保洁员及时清洁会场，恢复会场原貌。 4.4.5散会收台方法 先将窗户打开，分别用清洁桶、托盘将一次性纸杯、瓷杯收拾干净，再将瓷杯清洗干净后放置消毒柜中消毒，并存放于指定地点。 A.用托盘收拾烟灰盅，清洗干净后存放于指定地点。 B.用托盘清理桌面杂物，并擦拭干净。 C.将座椅归位。 D.检查地面，并视情况清洁。 E.关闭会议室灯、空调、窗、门。 4.4.6会议室服务周工作内容 A.对所有会议室地毯进行全面吸尘； B.将会议室内的窗户、窗框、高空物品进行擦拭； C.技术人员每周六负责对音响设备进行检测，并开启设备半小时，检测情况在《会议室设备检查维 修记录