跟单作业操作指引(WI-016).docVIP

惠州市长城彩印包装有限公司 惠州长欣包装制品有限公司 文件名称 文件编号 CC-WI-016 跟单操作工作指引 页 次 第1页共4页 制订部门 客服部 生效日期 2014年11月01日 修订记录 序号 版本 修订日期 修 订 内 容 1 A0 2009-4-28 首次发行 原QP文件现改为WI文件 2 A1 2014-10-31 整版修改 文件编号 CC-WI-016 文件名称 跟单操作工作指引 版本 A1 页次 第2页共4页 1. 目的： 1.1 明确跟单员工作职责和流程，防止不必要的错误和损失，有效提高工作效率，满足客户要求，提升客户满意度。 范围： 2.1 适用于本公司所有跟单员。 定义：无 职责： 4.1 跟单员负责：客户订单的接收，订单的转化，订单生产进度的跟进，订单异 常的处理，订单交付的安排，客户售后服务。 4.2 跟单主任负责：订单的审核，特殊订单（大数量，交期紧，工艺复杂且要求高）的组织评审，满足交期的达成，与相关部门就满足客户交期，品质要求展开沟通工作，交期，品质异常的协调处理工作。 5. 内容： 5.1 跟单员接收客户订单后开出《业务单》或在ERP系统录入订单信息，准备好资料袋（色样，内容样，模切样必须三样齐全），打样的需客户提供的资料，交给工程部工艺工程师开单。 5.2 工艺工程师根据跟单提供的信息，开出《工程单》。 5.3 《工程单》开出后，跟单员跟进首道工序印刷进度、物料、辅料回厂状态以及坑纸回厂（卡盒除外）状态。 5.4 根据客户订单排期或实际出货排期，每天整理相应的出货排期，分发给生产负责人及各工序负责人，出货排期中需注明半成品即时实际状态。 5.5 跟单员，根据客户交货需求，结合半成品，成品实际状态，与生产各工序负责人沟通，协调安排生产，各工序必须全力支持和配合。 5.6 因生产进度达不到客户交货需求时，跟单员与生产工序负责人沟通不能解决时，跟单员立即上报到生产管理最高负责人（厂长），厂长立即结合各客户的实际需求沟通后做出生产计划调整。 5.7 跟单员全程跟进生产过程进度，进度异常的协调沟通处理，生产过程欠数补数跟进处理，直至跟进到将全数订单的货物装上车后方可对当批次客户订单基本完成。 5.8 交货后的产品，如客户在进料检查或使用过程中，发现有品质异常的，跟单员接收信息后及时传递到内部品管部门及相关部门。并跟进处理结果及补次品数量，直至订单数量、品质交至客户验收后无异常，订单方可完结。 5.9 跟单员定期电话回访客户，了解客户需求及本公司配合、服务方面的不足之处，每一年年底进行一次客户满意度调查，收集相关信息汇总后提报到上级年度《管理评审会议》中。 文件编号 CC-WI-016 文件名称 跟单操作工作指引 版本 A1 页次 第3页共4页 6.流程图（附） 7.相关文件： 《顾客需求确定及评审控制程序》 CC-QP-12 《顾客抱怨，退货处理程序》 CC-QP-23 《顾客满意度测量控制程序》 CC-QP-24 8. 表单： 《出货情况一览表》 CC-WI-016-RD-01A0 《欠数报告》 CC-WI-016-RD-02A0 《业务单》 CC-WI-016-RD-03A0 文件编号 CC-WI-016 文件名称 跟单操作工作指引 版本 A1 页次 第4页共4页 流 程 图 说 明 1、由财务部接收客户订单录入系统或发电档信息给跟单； 2、跟单主任对特殊订单（数量大，货期急，工艺复杂的订单组织评审形成《评审会议记录》； 3、跟单员准备资料袋 色样，内容样，模切样三样齐备开出《业务单》交工程部开单； 4、工程部接收PC部信息后，根据成品尺寸大小，原纸尺寸进行排版开出《工程单》； 5、PC部跟单员根据客户实际交货需求计划，拟定《客户出货排期表》，发送到相关生产部门； 6、跟单员跟进生产过程物料到位状况，坑盒主要核查坑纸到位状况； 7、跟单员紧盯生产过程进度及异常处理，如过程出现异常与相关部门沟通处理，沟通异常及时升级处理； 8、每日根据客户交货需求更新《出货情况一览表》； 9、跟单员根据出货需求与生产工序负责人沟通生产计划； 10、成品完成后，跟进出货安排； 11、交货后，出现客户投诉的跟进处理结果； 12、定期回访客户； 编制 审核 核准 安排交货 售后服务 跟进交货异常处理 与生产负责人沟通生产计划 每日更新出货计划 查找半成品，成品状态 跟进物料到位状况 整理出货排期 工程部生成 《工程单》 订单转化成《业务单》 订单评审 接收客户订单