筹展工作流程.docVIP

（1） 参展企业付参展摊位定金参展填写《申请出国手续综合表》展品办理因私出国手续办理外方邀请函办理因公出国手续 B 做行程统计 确认机票名单及房间数 ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ （5） 展位确认 参展企业确认摊位装修方案和道具租赁参展人员自行办理因私护照各企业凭外方邀请函或出国任务通知书办理预审手续后送参展企业付清全部费用 （12） 我方办理市政府出国批件或确认件各企业凭市政府批件办理政审手续送 ↓ ↓ → （16） 我组织上海领馆面谈 （14） 我方替客户办理护照，签证手续 ↓ ↓ （17） 领取护照 检查签证 ← ↓ ↓ （18） 收取费用清单 收取余款 ↓ （19） 发放行前须知 ↓ （20） 展团出发 “工作通知 筹展日程 ”中, 只需要给出各部分筹展工作的大概日程。同时也可作为自已筹展工作的时间安排。 会刊登录，通常有组办方的固定格式，通常都有电子版本，其中大部分内容与《参展申请表》相同，发给企业填写。会刊登录资料的汇总，通常也有组办方的excel表格汇总形式，可向组办方询问，并由我们根据企业的回执填写，但务必内容准确。 展品运输由运输公司发放我公司总箱号、运输指南及《展品清册》。运输限期通常分为：《展品清册》截止日期、样品集货日期（进仓库）、船期。事先向运输公司询问以上三个日期的最后实际截止期，发放“工作通知（运输）”，内容需写清：1）各公司分配到的箱号列表2）展品截止日期3）展品运输费用 4）自行携带展品不参与运输公司请回复书面回执。按期收回各企业的《展品清册》复印件，并收取运输公司仓库体积实际尺寸清单，打印《运输体积数汇总》，核对清册体积与仓库体积的误差值，差距较大的，及时与运输公司沟通。 展位确认：发传真“工作通知（展位确认）”，内容需写清：1）参展公司名称2）展位号 3）附展位图，如可能，则提供官方网站上展位图地址； 道具租赁，发传真“工作通知（道具租赁），通知内容包括：回执截止日期，截止日期后增租道具需增加的费用。附件通常包括：1）标准配置 2）增租道具列表及价格（注意，某些增租道具需标明安装位置） 我公司自留《道具租赁汇总表》 出具“工作通知（展位费余款）”，收取包括展位费、申请费、展商名录费在内的展位费用。 参展人员填写《人员情况表》，正常情况每人一张，香港展览会可省略以上该步骤，但需发放办理通行证通知。通知企业提前办理出行证件。注意：《人员情况表》需写明XX展览会，回传截止日期，筹展经办人电话及传真号 根据收取的《人员情况表》填写固定格式的邀请函申请表格，确保内容正确，传送组委会。 为需要面谈的人员预约面谈时间，传真“工作通知（签证须知）”给企业，通知面谈时间及需要准备的相关材料，同时根据《人员情况表》填写相关的签证表格。 持因私护照出境人员，已有因私护照的，请收回因私护照复印件，检查护照有效期。未有因私护照人员及时赴公安局出入境管理处办理因私护照。（通常所需提供的材料为：本人亲自前往，携带户口簿原件复印件、身份证原件复印件、小2寸护照照片2张（有条形码的一张即可）。外地户口人员必须本人回原籍办理） 持因公护照出境人员，需赴当地主管部门办理《出访人员呈报表》（该表打印填写，外办网站上下载），我公司提供邀请函中英文复印件/传真件及预审通知。 我公司凭企业办理好的《出访人员呈报表》赴宁波市人民政府外事办公室办理《出国、赴港澳任务批件》 参展企业凭我公司的“政审通知”及《出国、赴港澳任务批件》去当地组织部门办理政审手续。 参展企业提供政审批件原件及其他签证材料 ，我公司补充签证材料，填写护照卡及大红表，至宁波外办办理护照及签证手续。 我公司检查参展人员签证材料，尤其是因私人员的签证材料。提前寄送签证材料（复印留底），确保客人在面谈前三天左右收到所有的签证材料，并与客人核对。 面谈当天，提前提醒参展人员，并在对方面谈完成后及时询问面谈情况。若需我公司代取护照，则收取取件单、身份证原件等取件材料。 领取护照后复印留底（包括护照首页和签证页），检查签证是否有效（签证页上人员姓名拼音、性别、证件号码、出入境时间、有效天数），及时通知参展人员签证结果。客人自取护照的，及时查询签证结果，收取包括护照首页和签证页在内的证件复印件，并为其检查签证是否有效。 出费用清单，收取人员费余额。 发放行前须知。 展团出发。需为领队人员准备以下材料： 《会刊名录汇总表》及企业填写的会刊名录复印件 展位图展位号，《道具汇总表》，企业回传的道具租赁回执复印件 行程统计，机票名单及住房名单。企业行程回执复印件 通讯录（所有出行人员的联系手机号） 行前须知（固定格式） 每家参展企业一个信封，内有以下文件：1）展位图展位号2）行前须知 3）出境卡及海关单 4）机票 5）进馆证 6）护照 7）人身保险单原件或复印件 “工