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办公自动化系统的应用探讨 　　【摘 要】OA是应用计算机技术、通信技术、多媒体技术和行为科学等先进技术，其主要的应用热点包括在企业中的应用、在行政部门管理系统中的应用和在政府财政部门中的应用。其在应用中具有以下优势：一是提高效率；二是应用的空间巨大；三是具有较高的安全性；四是使用方便，随着OA技术的飞速发展，其应用领域必将越来越广阔，具有非常宽阔的发展前景。 　　【关键词】办公自动化软件 通信技术 多媒体技术 行为科学 　　办公自动化系统（Office Automation System，OA）是一种将行为科学、通信、多媒体、计算机等技术综合应用的先进技术，可以让部分的办公型业务通过对各种类型的办公设备进行借助，并且使得办公设备和办公的人员共同组建成能够对某项办公目标进行服务的办公目标的一种人机结合信息系统。经过了十几年的迅速发展之后，OA办公软件已经从原来的模式当中脱胎换骨，产生了巨变，现今更是发现了许多新型的应用型的热点，这些应用型的热点能够在行政管理部门的管理系统、政府财政部门的管理系统以及企业的管理系统当中进行应用。 　　1 OA在企业中的应用 　　独创的web型服务器、应用程序的傻瓜化完全自动化的安装、和数据库是在企业的应用当中OA系统所占据的主要优，仅仅需要几分钟就能够使企业信息得到建立；客户机不需要安装专门的软件，可以运用浏览器达到全球化办公模式；OA的无线新概念，同手机的短信相结合，无线的办公应用可以通过手机浏览器来实现；任意的成员或多级部门模式得到支持，可以将角色的权限进行灵活的定义，对集团的应用进行全面面向；内部放置工作流系统，通过对同群进行可视化的“智能表单设计”、自定义的灵活的图形化流程的傲视，使得各种业务的流程管理、文件审批和流转得到实现；菜单的自定义机制得到完善灵活，使得外部的C/S、B/S或者单机版的系统的挂接变得便捷，拥有较好的扩展性；界面主题的独特性，可以让每个用过针对自己喜欢选择桌面；也可以灵活的设置主界面的图片以及文字；内置Office文档的在线编辑控件，可以对手写签名、全文批注、电子印章、文档自动化上传等进行支持，可以对文件的打印和阅读权限进行设置；OA即可以成为企业和业务伙伴之间相互联系的纽带，也可以成为企业对外的窗口；为了保证系统的稳定运行和安全性，可以经过USB 对用户进行KEY 身份认证、系统的安全设置及访问控制。重点在于运用OA系统的企业有以下四种类型： 　　1.1 信息化尚未入门的企业 　　因为还没有信息化的应用基础，先应用办公自动化（OA），就会有着几乎100%的成功率，对提高企业当中各种级别的工作人员在计算机方面的实际的操作能力以及自身的基本素质方面十分有利，同时对企业今后的信息化工作和业务领域的拓展更加有利。 　　1.2 信息化失败的企业 　　信息化的失败，尤其是一些大型的业务性管理系统的信息化失败，例如ERP，会给企业的信心方面带来十分沉重的打击，所以应用办公自动化（OA）就会使企业在刚开始就可以回避一些风险，同时可以使企业重塑信心，因此企业选择OA一种明智的选择。 　　1.3 缺少信息化资金准备的企业 　　一般情况想信息化的投入会比较昂贵，在没有看见实际的效果时，大多数的企业就会犹豫不决。所以对于这些资金部充裕或者是较为谨慎的企业来说，首先应用办公自动化（OA），对企业进一步的对企业信心化进行了解十分有利，还能够使得企业以后的信息化工作中存在的盲目性大大的减少。 　　1.4 已拥有业务管理系统的企业 　　对已经拥有了业务管理系统的企业来说，应用办公自动化（OA）就可以对其本身的业务管理系统进行互为补充，能够使企业的信息化工作的内容和形式得到更好的完善和丰富。 　　2 OA在行政部门办公中的应用 　　OA主要面向的是业务的管理层次，能够给各种不同类型的文案等工作提供支持，经过对信息技术的应用、对办公室内部各种信息处理工作的支持，来对不同的地域、职能、信息工作者之间的信息的联系进行支持，使得办公的效率和质量得到大大的提高。在不同的组织当中办公的业务也会不同，因此，不同的办公系统之间的差别很大，但是通常情况下，办公的自动化系统能够对文字进行自动处理、文档进行电子化管理、桌面印刷；经过数字化的日历以及备忘录来对日程和计划进行安排；对数据库经过桌面型的数字化管理；经过数字化传真系统、电子邮件、语音信箱以及电视会议等模式来进行信息的沟通和联络。 　　2.1 OA的应用使公文流转信息化 　　各省市办公自动化系统都承载了各自财政公文流转制度，构建了财政公文运转体系。其将实际工作中公文的收发、起草、审核、签发、印制等流程系统定制，实现了文档电子化管理，并以电子签章等安全技术为保障，简单快捷地实现了公文流转的痕迹追踪、督查督办、信息传达等智能管