浅谈事业单位OA系统设计要点与测试标准.docVIP

浅谈事业单位OA系统设计要点与测试标准 　　摘要：办公自动化系统（OA）如今已普遍应用于各类企业，但受多种条件限制，在政府及事业单位并没有得到普及应用，该文针对事业单位常见业务应用阐述了事业单位OA系统的设计要点和测试标准，为更多事业单位开发或引进OA系统提供参考性建议。 　　关键词：信息共享；安全高效；业务流程；移动OA 　　中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）32-7813-03 　　随着现代电子政务的蓬勃发展，各级政府部门、企事业单位愈发重视政务效率效能和社会服务质量的提升，而充分利用现代信息与网络技术开发的办公自动化系统（OA）为实现信息资源与应用共享，抛开传统办公模式，实现无纸化办公，实现信息资源、公务、政务、事务的一体化管理和运行，提供了高效便捷的操作平台。 　　对于事业单位来说，办公自动化系统（以下简称OA系统）不仅要能够整合单位内部和外部的各种人、财、物和信息资源，提升管理水平和办公效率；还应符合事业单位特定工作性质，如易扩展、规范性、保密性、安全可靠性等[1]。一个好用的OA系统将能极大提升事业单位人员的办公效率与档案管理水平，所以在开发事业单位OA系统之前的用户需求分析与方案设计就显得尤为重要。现就事业单位OA系统的设计要点与测试标准分析如下。 　　1 事业单位OA系统设计要点 　　目前大多数事业单位的日常办公模式仍属于传统政务办公模式，多依赖于纸张作为信息传递的介质，审批流程复杂，办公效率较低；下级和部门之间无法实现协同工作，单位内的规章制度等文件未实现电子化管理，不便查询统计；且信息和工作流程互相分离，缺少相关工作记录，使工作监控监督和绩效评估缺少依据。 　　基于此，笔者通过对所在单位OA系统的使用效果反馈，及对部分使用OA系统的事业单位进行分析，总结出事业单位OA系统开发设计要点主要集中在信息共享、办事审批、公文管理等诸多方面。 　　1.1 个人办公管理 　　系统应以一目了然的方式向用户显示需要处理的工作内容，对于待办、待阅事宜提供消息提醒功能，在这里可以看到事项的步骤名称、办理人、提交人和发送时间等，这是事业单位行政办公对OA系统最基本的要求，也是决策层管理者乐于接纳的应用方式。 　　同时如果加上更加详细的设计，个人办公模块下还可细分为待办事项、已办事项、日程安排、文件收藏夹、考勤签到、网络硬盘、我的名片夹等一些创新功能。如可将个人的电子文档、图片等资料通过网络上传至“网络硬盘”中保存，用户所有上传至网络硬盘的信息资料，实际上已安全有效得上传保存至系统服务器上，用户需要时只需登录系统即可下载使用。这种“即上网―即下载”方式改变了以往用户一贯使用优盘等设备保存携带的不方便性。总之，个人办公模块不仅可以把个人日常办公以可视化方式条理分明地梳理出来，解放了纸笔记忆，又能做到日常工作有据可循。 　　1.2 信息资源共享 　　对事业单位公共及各部门的资料进行动态管理，各个信息栏目可由事业单位根据工作需要自由创建，为单位内部人员提供信息发布、查阅、下载与学习的平台。并应能够设定不同的操作与阅读权限，为全单位职员提供一个公共资料库，以实现信息的共享与保存。具体而言，可分为信息发布、信息报送、信息查阅和信息管理等功能。 　　以某公益性事业单位OA系统为例，信息资源共享分为通知公告、规章制度、工作文件、重点工作、调研报告和相关下载等版块，构成了透明而强大的资料中心，员工可随时查阅本单位的本所特色资料或业务知识，此模块可以帮助单位决策者提升决策效率和精准度，同时对于事业单位规章制度的执行力和单位文化凝聚力起到良好促进作用。 　　1.3 审批流程可视 　　鉴于事业单位行政审批频繁，如请假申请、会议室申请、业务培训申请、信息报送、车辆管理等均需要上级领导审批签字，这在以往纸质为主的工作流程中，显然造成纸张的重复浪费，且年底对各种申请统计极其困难，所以事业单位OA系统在设计之初就应对单位内各种业务审批的流程进行梳理分类，针对不同的分管领导管理相应科室、或当负责审批的领导有人事变动时而带来的流程变化，系统要给予最快的调整响应。 　　经过调研分析，事业单位内部请假申请、业务培训申请、会议室申请与车辆管理在流程设计上有一定的相似性，只是在申请报批的表单上略有不同。以请假申请为例，当申请人新填写一个请假表单，可提交至本人所在部门的负责人进行第一轮审批，然后由部门负责人提交至分管领导第二轮审批，分管领导审批后提交给单位总负责人第三轮审批，最后将交由人事管理部门备案。当一个请假条从拟写到备案结束，OA系统应能够清楚得看到流程跟踪，并可分月、季度或年，根据时间、部门等字段统计相应报表。 　　1.4 公文收发管理 　　公文管理作为事业单位OA系统的核心