南开区卫生系统档案训材料20080705.docVIP

南开区卫生系统档案培训材 ㈠、文书档案： 根据8号令《规定》精神，修订各单位《文书档案归档范围和保管期限表》 1、机关文件材料归档范围：（1）上级机关颁发的需要贯彻执行的文件，主要包括会议文件、业务指导文件、领导讲话等；（2）本机关产生的绝大部分文件材料；（3）同级机关需要贯彻执行的文件；（4）下级机关报送的重要的文件材料。 2、机关文件材料不归档范围：（1）上级机关文件材料中，普发性不需要办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件；（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性的文件，一般性文件的草稿，无特殊保存价值的信封，不需要办理的一般的人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（3）同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需要办理的抄送文件材料；（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 3、保管期限。（1）永久保存的材料：一是反映本单位重大史实的文件材料；二是上级形成的、与本单位有直接关联的、应该作为永久保存的文件材料；三是下级部门形成的、本单位应该作为永久保存的文件材料。 （2）30年保存的材料：一是本单位形成的、不具备永久保存价值的，30年内有参考价值的材料；二是上级形成的、不具备永久保存价值的，30年内有参考价值的材料；三是下级形成的、不具备永久保存价值的，30年内有参考价值的材料。 （3）10年保存的材料：各级形成的，在10年内具有参考价值的文件材料。 ㈡、会计档案： 15年以下保管期限会计档案排列，按5年的报表—15年的帐簿—15年的凭证先后次序排列 ㈢、照片档案： 数码照片的整理方法 随着社会科学技术的发展，在原来以胶片作为记录载体的同时，增加了以数字形式记录信息的新载体——光盘。光盘有着体积小、容量大、移动性强、存储方便、价格低廉等诸多优点，已被大多数单位采用。用数码相机拍照后，将数据刻录在光盘上，就形成了数码照片光盘。可以说，数码照片光盘是另一种形式的底片。 ①要将数码照片按照年度分开，不得跨越年度。建立一个名为：数码照片档案+年度的文件夹。将一个年度内需要归档的全部数码照片放入其中。 例：2006年的数码照片档案应全部放入到图A的文件夹中。 图A ②在年度下进行分组管理，分组原则与照片档案的分组原则相同，一般按照拍摄内容进行分组。一个拍摄内容的数码照片分为一组，应放入同一个文件夹内，不能混淆。文件夹的文件名要概括出该组照片的基本内容，但应该比照片档案中该组照片的总说明略简单些。该文件夹应放入到所属年度的数码照片文件夹下。 例：2006年某局接受市级某项检查的一组照片就都应该放入到图A（数码照片档案2006年）的文件夹下的图B的文件夹中。 图B ③由于数码光盘廉价、体积小、容量大等诸多特点，每组照片内很可能出现一部分数码照片冲洗成照片入册，成为照片档案；另一部分没有冲洗出来，只作为资料进行保存。我们应当把被选冲洗入册归档的数码照片的文件名改为与之对应的冲洗出照片的档号。 例如：单位全宗号为50，照片档案目录号为16，本照片冲洗后在第5卷，照片号为46，则该数码照片的文件名应为图C： 图C ④同一年度、同一问题的数码照片不分开刻录光盘。 没有被选入的照片的文件名，暂不作要求。 ㈣、编研材料： 编研的概念：编研工作是指以馆（室）藏档案资料为主要物质对象，以主动提供或报导档案信息内容为主要目的，在深入研究的基础上，围绕着一定的题目范围，对档案文献进行收集、筛选和不同性质、不同层次的加工，使之转化为不同形式的出版物，供社会或有关方面利用。　 按加工层次划分的两类编研成果： ? 一、一次文献编研成果：收发文汇编、专题文件汇编选编、文集、图册等。 ? 什么是一次文献？一次文献也称为档案文献的原文，是人们实践活动的原始记录，它包括档案原件及其复制品，即凡内容和原件相同的文件、图纸等都可称为一次文献。 一次文献编研成果的概念：是按照特定的题目，对有关档案材料进行收集，经过筛选、转录、校勘、编排和出版，成为某种档案文件的汇集。 一次文献编研成果特点：向读者提供真实、准确、可靠的档案或文件的原文。 一次文献编研成果的要求：高度忠实于档案或文件的原文原意。 二、二次文献编研成果：1、全宗介绍2、大事记3、组织沿革4、基础数字汇集5、利用效果事例汇编 什么是二次文献？二次文献不是档案文献的原文，是对分散的、原始的档案信息进行浓缩或提炼后形成的文献。 二次文献编研成果的概念：是根据一定题目的需要，采撷、浓缩或提炼档案所载的内容，用新的体例、编者自己的语言