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基于工作圈的协同办公软件设计 　　摘要：协同办公软件是实现单位内部协作、资源共享的信息化工具。该文借鉴互联网即时通讯软件的概念，探讨了基于工作圈的办公软件设计与建设思路。 　　关键词：互联网思维；协同办公；工作圈；数据库；应用部署 　　中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）17-0071-02 　　国内大多数单位从开始信息化建设至今，分批分期建设了很多协同办公类信息系统。这些信息系统一段时间以来有效推动了单位内部管理水平的提升和业务的发展，但随着移动互联时代的到来，传统协同办公模式的弊端逐渐显现，尤其体现在缺乏信息的有效共享、缺乏信息的有效聚合、信息建设滞后于需求三方面。 　　1 设计理念 　　相对于传统单纯以浏览方式获取信息知识的方式，现在的互联网企业普遍采用了信息的交互性传播技术，并且融入了SOA、云计算等技术（以下使用Web 2.0来统称这些新的技术和概念）。这样做的好处在于能够提供丰富的用户体验、实现全方位的信息共享，使原来的单向的信息流动变为了多向流动，从而深刻的改变了原有的社会关系模式，使信息的接受者也变为了信息的创造者。 　　1）创新内部沟通协作 　　传统的协同办公软件以“数据”、“固定流程”为中心，使用场景固定有限，存在信息不能有效共享和聚合等问题。新一代的协同办公软件需要引入“工作圈”的概念，以“人”和“组织”为中心，将相关的信息资源和信息活动纳入到管理之中，为员工构建一个创新的内部沟通协作平台。 　　2）跨平台和移动互联 　　传统的协同办公软件大多面向PC终端，员工在处理内部工作事务过程中会受到时间和空间的束缚。新一代的协同办公软件需要具备跨平台和移动互联的能力，成为一个建立能够随时、随地、随手使用的工作平台，只要有浏览器、只要有网络就可以处理日常工作。 　　3）融合用户集体智慧 　　随着业务的变化，不能仅由协同办公软件的建设和维护方来应付不断产生的新需求。应该引入由用户来为用户提供服务的理念，使得用户既是工具的使用者，也成为工具的制造者。借助在协同办公软件中提供轻量级、图形化的工具创建模式，让使用者人尽其才，共同创建工具，并实现分享，从而加强内部协作。 　　4）改进信息推送方式 　　协同办公软件需要使用信息推送来改变原有被动的信息阅读方式。员工可以根据自己的需要和喜好来订阅相应的内容，管理者也可以根据需要有针对性地进行信息推送。这种模式不仅可以加强信息的交换和共享，也能够让让员工体验到个性化的服务。 　　5）注重用户体验 　　用户至上，这是互联网思维的核心之一。协同办公软件需要为用户提供个性化的定制支持、为应用界面保持高度的友好性、不断推出适应业务变化的工具和服务，才能吸引用户关注、增加用户黏性。 　　6）开放应用接口 　　单位业务发展的同时，也将伴随着各类业务工具和应用的调整、增加。协同办公软件本身需要开放接口，提供开发方法和开发规范，使得不同厂商的工具或应用能够按照该标准进行打包，以独立工具的形式接入软件平台。 　　2 软件功能模块设计 　　1）个人工作空间 　　该功能模块中包含了个人的工具及、用和数据。用户在该功能模块内使用各类工具、应用、宏，来完成大部分日常工作。“个人工作空间”在协同办公软件中设计为用户的默认界面，该界面提供类桌面的交互体验，用户的工具、应用等快捷方式等都可以布置其上。用户可以随意地对界面元素进行拖拽、显示或隐藏、自定义大小。借助对工具和应用的自由管理，可以满足不同用户的使用习惯和需求。 　　2）工作圈 　　该功能模块中包含了联系人、信息沟通工具和协作工具。“工作圈”是用户自发建立的组织结构，用于多用户的信息共享、分工协作，其成员可以来自同一个部门、同一个某项目组、同一个兴趣小组等。用户可以创建新的圈，也可以加入已存在的其它圈，圈的创建人可以对成员及权限进行管理。圈内的用户可以通过即时通讯模块实现多人群聊，也可以与圈内人点对点私聊。每个圈都会有一个专属界面，其成员通过圈来分享动态、共享文件、提供专用工具和应用、发布专用宏。 　　3）订阅 　　该功能模块是协同办公软件提供的信息推送方式。部门或用户可以申请创建各种主题的订阅号，并发布相关图文资讯。用户可以根据自己的需要和喜好来订阅相应的内容，协同办公软件的管理员也可以根据需要有针对性地进行信息推送。用户可在“订阅”中对已创建的订阅号进行关注，待该订阅号的信息发布后，使用者便可以接收到系统推送的订阅信息。 　　4）服务 　　该功能模块中提供单位其他应用系统的链接，并基于协同办公软件的账户实现第三方系统的单点登录，为单位信息系统提供统一的入口。服务页面默认展现了所有管理员提供的可被链接的第三方应用系统（网页）。用户可以取消一些不常使用