CX-002记录控制程序-6页1184字.docVIP

北京首建瑞科工程管理有限公司 管理体系程序文件 记录控制程序 SJRK-CX-002-2014 目的 对公司管理活动的记录进行控制，为管理体系的有效运行提供证据。 范围 适用于与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的记录的控制，包括来自供方、 被管理/监理方及其他相关方的记录。其载体包含纸质文字、照片、影像、电子文件等。 职责 质量安全部负责检查公司各部门、各监理部、项目部对记录控制的执行情况。公 司各部门、各项目监理部、各工程管理部，负责对职责范围内的记录实施控制。 程序 记录的标识 记录作为一种特殊形式的文件，应有文件的名称、文件编号、编制人、编 制日期等作为记录的标识。 记录应有分类标识。 记录的填写 记录采用打印或用钢笔/签字笔书写，不准用铅笔、圆珠笔书写。 填写记录要及时、真实，内容完整，语句简练，字迹清楚。记录不得随意涂 改。如确因笔误或计算有误需要对原笔迹、原数据加以修改时，在被修改处划单横线、在被修改痕迹旁标出本次修改内容、修改时间并签署修改者姓名。 记录的归档保管 公司各部门、各项目监理部、各工程管理部应明确指定专职或兼职人员负责本部门记录的收集、整理、编制、登记、录入和建档管理工作，包括员工考勤记录。 记录的存放与包装，应使用公司规格统一的资料夹/盒以及纸袋，并在包装体表面醒目位置加贴与记录相关的分类标签。 各部门、各项目监理部、各工程管理部均必须建立记录的总目录清单。 存放有记录的卷内之首页为本卷记录的目录清单。 为避免发生丢失或损伤，应将记录放置在室内的专用书柜、书架中并加贴标识以便查阅。 记录的使用 部门员工如需使用存档记录，应得到本部门负责人或项目监理部、工程管理部负责人的许可后填写〔5.2记录借阅复制单〕面交存档记录保管人。借阅人必须于当日工作时间之内归还，记录严禁外传。 公司员工如需复印存档记录，应得到该部门保管负责人许可、填写〔5.2记 录借阅复制单〕、由存档记录保管负责人复印、并必须在该复印件明显处标注用途，以防止误用。属于重要用途资料的复印件，还应按规定申请加盖公司用章。 记录的保存期 项目监理部的工程监理资料，其保存期执行公司文件《监理资料管理规定》 （SJRK-GCZ -005）。 项目管理部资料，其保存期为：合同期满之后2年。 管理体系运行中形成的其它记录，其保存期不止于3年或永久保存。 记录的处置 公司各部门对已经归档保管、又超过保存期的记录，须经有关当事人与部门负责人共同确认之后方可处置。 需要对已作废的记录实施销毁之前，应填写〔5.3记录处置单〕并经签字批准之后方可销毁。 管理记录 记录清单 记录借阅、复制单 5.3 记录处置单 5.4 发文本 5.5 收文本 附加说明： 文件归口（解释）部门：质量安全部 2014 版编写人： 王宝芝 审定人： 5.1 记录清单 部门： 日期： 年 月 日 序号 记录编号 记录名称 份数及 每份页数 保管期限 份，每份 页 注：立卷、存档。 5.2记录借阅、复制单 记录编号 记录名称 份数 页数 借阅 日期 归还 日期 借阅人 份 页 注：立卷、存档。 记录处置清单 部门： 记录编号 记录名称 处置 原因 份数 页数 批准人 （日期） 实施人 （日期） 份 页 年 月 日 年 月 日 注：立卷、存档。 首建瑞科 程序文件 ~ 1 ~ 2014年10月1 0日发布