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第三章部门制度及岗位职责 行政部管理制度 第一章 总　　则 1.为加强公司行政人事管理，使各项管理标准化、制度化、规范化，以提升企业形象，提高工作效率，特制定本规定。 2.本规定所指行政人事管理包括公文管理、员工招聘与录用管理、员工培训管理、固定资产管理、办公用品管理、行为规范管理、印鉴管理、薪资、福利管理、商业秘密管理等。 3.本制度适用宁夏纵横宝盈软件服务股份有限公司全体员工。 第二章 公文管理 2.公文管理是指收文、文件制作与发文管理。 2.1公文的签收 2.1.1凡外来公文文件，均由行政部签收、催办及归档。 2.1.2对上级主管部门下达的文件，必须由行政部报送总经理签批、审阅。有重要文件需要向下属部门传达时，行政部应及时、迅速送到。 2.1.3行政部根据批件人指示，将文件送到承办部门或个人，并对承办部门承办的事项负责催办。 3.参加上级相关召开会议带回的文件材料应及时交送行政部按收文程序处理，不得个人保存。 4. 公文发文程序 主办部门承办人拟稿，负责人审核，行政部经理核稿，总经理签发，行政部负责登记、编号、打印、封发。文件中涉及到多个部门时，由主办部门与有关部门协商、会签，会签稿以部门负责人签字为准。 5.行政部有权根据国家政策及公司规定对文稿进行修改。内容不实，格式不符的文稿可以退回拟稿部门。 6.上级下发的文件应注明机密等级、急缓程度、发放范围。 第三章 档案、合同管理 3.归档范围 3.1公司所有公文等具有参考价值的文件材料。 3.2档案、合同管理由专人负责，保证原始资料及单据齐全完整。 3.3档案的借阅与索取 3.3.1总经理、行政部经理借阅可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。 3.3.2公司其他人员需借阅档案时，要经行政部批准，并办理借阅手续； 3.4档案的销毁 3.4.1任何人非经允许无权随意销毁公司档案材料。 3.4.2若按规定需要销毁时，由部门主管领导审批在专人监督下销毁。 第四章 印信管理 4.公司各种印鉴（除财务印章外）、介绍信均由行政部实行登记审批制，专人负责保管。 4.1日常业务用印，须经行政部经理审批，非常务性合同、协议等有关重要文件用印需经总经理审批、署名后方可盖章，并留有原件存档。 4.2外出办事需带公章时，应由总经理签字批准，行政部登记后方可带出，但至少有两人携带并监督使用。并在规定期限内归还。 4.3公司印信应严格保管，如有失职、差错、丢失或违章使用，一经发现需追查有关人员责任。 4.4公司原则上不允许开具空白介绍信或证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开 具时，必须经行政部经理同意后方可开出，未使用的回来后必须交回。 第五章 证照管理 5.1公司所有的法律文件，包括营业执照正本及副本、资质资格、法人证明书、税务登记证等，均由行政人事部保管和年检，任何人未经允许不得擅自利用以上法律文件进行活动。 5.2公司其它人员因工作需借用证照原件的，需注明使用目的、使用时间，经申请同意后，方可登记使用； 5.3因工作需要须使用证照复印件的，须由使用部门领导签字同意并注明使用目的方可办理使用手续； 5.4证照需进行年度审验工作的，由行政人事部提醒相关人员按时办理年审，否则造成的经济损失应由相关责任人承担； 5.5造成证照遗失，由直接责任人承担责任； 5.6保管人私自将证照外借或不按正规手续办理借（使）用手续的，造成直接经济损失由相关责任人承担责任，直至追究责任人的法律责任。 第六章 公司图书、报刊、音像资料、软件管理规定 6.1经申请批准后，所有图书、音像资料、软件由行政人事部统一协调安排购买，报刊由行政人事部统一向邮局或其他发行机构订阅； 6.2图书、音像资料、软件购进后，由行政人事部登记入帐，建立目录，办理借用手续。（外部机构赠予或参加会议获得的图书、报刊、音像资料、软件等按相同方法处理）； 6.3图书、音像资料、软件登记后，费用按照公司“费用报销流程”的规定报销； 6.4图书、音像资料：使用部门向行政人事部资料室登记后借阅。 6.5凡经上述程序申购的图书、报刊、音像资料、软件所有权归公司，员工使用完毕或调离公司时应及时归还资料室； 6.6使用人、保管人应妥善保管公司图书、报刊、音像资料、软件； 6.7因个人原因造成公司图书、报刊、音像资料、软件毁损灭失的，由个人照价赔偿。 第七章 企业VI广告宣传品的管理 7.1自制及外购宣传品由需求部门提出方案，上报公司批准后，行政人事部负责统一联系安排制作、跟踪与采购； 7.2宣传品由行政人事部保管，做到定点摆放、定期盘点和防潮、防虫保护； 7.3需要领用公司宣传品的，需到