创新工作思路 着实进城建档案信息室管理与建设.docVIP

创新思路 着实推进城建档案信息室管理与建设 岳阳市城建档案馆 曹幼恒 科学发展，关键在人。推进工作新起色，首在创新工作思路。作为城市建设档案的归口部门，城建档案馆信息室就应如何在整理、储存、利用、管理档案上创新工作思路，并借助城建档案的作用，进一步拓宽城建档案服务外延，分步骤分阶段发展档案信息化，提升档案库房管理水平，真正使城建档案既安全科学地保存又发挥出档案特殊效用的价值。 一、科学建立档案整理制度及考核机制。城市建设档案经业务室业务指导收集之后，最后一阶段性工作就是档案的移交及系统化整理。全面盱衡这方面工作，主要包括以下三个要点：1）档案移交程序化。首先要建立档案移交清册，移交档案时须经业务室和信息室两室主任签字确认后，由业务室移交信息室，并做好交接登记工作。在此工作过程中，由于在一年当中，城建档案的收集会有几个高峰期，所以信息室应及时掌握情况，主动并及时承接档案，避免档案在业务室堆积而引起的档案丢失现象发生。另一方面，有条件的档案馆应当设立专门的档案消毒室，在档案移交至信息室前，做好档案消毒工作，以保持整档室的空气清新。2）制定符合本馆实际的档案整理和入库程序及考核机制。比如岳阳市城建档案馆于2010年就开始实行“全员整理档案”的规定，其中要求工作人员包括室主任每人每年整理档案100卷，其目的是让档案管理人员熟悉档案基础工作，对未完成任务的视为未完成当年工作，一并记入进单位年度考核。其余未整理完档案将在年底打包统一招标，由中标单位或个人按标准整理。3）进行整档、编目、输档的档案整理入库流水线操作。要严格依据《建设工程文件归档整理规范》的要求，对档案整理案卷质量制定明确要求，安排专人专管，在书写档案卷盒时字迹务必工整大方，档案整理质量由分管副馆长验收，馆长每月抽查，做到进馆档案及时高质量整理，同时对整理后的案卷及时编目、入库上架，及时将分类目录、卷内目录输入微机。据统计，该馆2010年全年标准化整理著录档案5148卷，馆藏档案总量已达5万6千多卷。 二、温馨服务，勤于修检，进一步拓宽档案利用服务外延。万卷档案平地起，勤于修检最重要，所以必须切实做好档案修检和信息利用工作，以充分体现城建档案的价值。为确保已入库的档案资料准确无误，该馆去年认真开展“五个一”活动，即清理一遍档案目录、核实一次档案数据、完善一套管理制度、规范一个接收流程、拿出一套应急预案。与此同时，信息室为提升服务工作水平，还积极开展“四心”服务活动，即热心服务、真心服务、诚心服务和称心服务，为认真做好接待、档案利用工作，要求工作人员做到“七个一”，即见面问一声好，进门让一个座，话前倒一杯茶，情况问一个明，办事求一个快，效率讲一个高，临走道一声安，主动协助服务单位查询资料，并按规定作好登记工作，使前来查阅档案的单位和个人感受到城建档案馆的温馨。如2008年11月10日，湖南经济电视台编导曹怡佳为拍摄《故事湖南》专题节目，即在该馆查阅了相关档案资料26卷，拍摄照片30多张，曹编导对该馆的积极配合并能如愿以偿地获取节目制作所需图片资料表示十分满意。再如去年8月至9月份，根据财政部下发的《关于对城镇污水处理设施配套管网建设项目进行专项评估核查的通知》，该馆信息室向河北省财政投资评审中心提供本市洞庭北路、青年中路、巴陵东路续建等22家单位1086盒竣工档案资料。据统计，该馆去年档案综合利用400余人次；为编制“反恐”档案数据和提供“五创提质”建筑原始资料，接待查阅单位300余家，查档利用率98%、满意率100%。并借助此次“反恐”档案数据收集，妥善和督促处理了一批未备案工程档案资料的收缴工作，如收集云梦宾馆、阿波罗御庭酒店等重点涉恐单位档案，使该馆收集的反恐所需档案更加齐全，进一步拓宽了城建档案服务外延。 三、档案工作以库房为重要基础，更以库房为服务增值点。在传统的库房管理方式上，如何体现科学发展的精神内涵，以人为本，突出治馆特色，这正是该馆信息室予以着重考虑的一个课题。经过缜密研究，该馆于2009年末至2010年初，为市城建投资公司和市财政局评审办设置专业专用网络和库房，建立工程档案委托管理长效机制，经过4个多月整理建档4339卷，邀请两单位领导前来检查指导工作，使委托方满意，而且还积极做好服务回访工作，进一步深入了解两单位档案存储、查阅需求，做好档案维护工作，真正让委托单位满意和放心，凸显该馆积极支持市城市建设的新发展、新标准，使城建档案馆的库房成为档案服务的又一增值点。为此就要更好地做好库房的基础管理工作，建立详细的登记记录，严格库房的“九防”工作要求，做到规范和程序化管理，按要求详细登记库房的温湿度记录以及定时检查设备运行情况，及时维护设备工作。同时也要在日积月累的库房管理工作中注重工作细节，从小事做起，譬如及时更换褪色的“库房重地，严禁吸