文件报批流程常见规定.docVIP

文件报批流程常见问题说明 一、“文件附件”的填加问题 经办人在填写“文件报批”流程时，会需要添加相关的电子文档入流程，点击首页中的“文件报批”，打开流程界面后，会看到“文件附件”这个字段，右边有这样一个图标，注意：点击此图标是打开系统中已经存在的文档，供你进行选择，并非新建一个文档，鉴于大多数流程都会附带新的文档，我们应该先在系统中建一个文档，再到流程中点上述按钮进行选择。 新建文档步骤及示意图如下： 在首页左边栏“我的文档”右侧，有这样一个图标，此即为新建文档的图标，点击此图标，将会出现选择“文档分类”的界面，图示如下： 点击“总公司文档”左侧的加号，打开分支分类，图示如下： 蓝色代表有权限选择此分类，黑色代表没有权限选择此分类。 接着按照文档的类别，选择部门下的相关分类。注意：选择文档所属的分类很重要，分类关系到文档的查看权限，只有放在正确的分类下，才能控制文档的查看权限。 选择分类后，出现新建文档的界面，图示如下： 在填写完文档标题后，直接看“附件“这一项，因为大多数相关文档都是以WORD、EXCEL、PDF、PPT等格式存放于各自的电脑中，所以在新建文档时，只要通过点击上图右侧的”浏览“，选取本机中的文件就可以了，如果要添加多个文件，就点击上图顶部最右侧的”附件“按钮，点击一次会多加出一列添加附件的地方。 注意：经办人在新建文档时，不要将相关的审批意见填在“摘要“中，相关意见应当填写在流程中的”经办人“意见处，稍后会有说明。 附件全部添加完毕后，点击“提交“，文档就新建入系统中了。 接下去重新打开“文件报批“流程，点击“文件附件”右边的图标，出现如下界面： 此界面显示的就是系统中已经存在的文档，直接点击名称选择刚才新建的文档名称（一般新建的文档会排在列表的最前面），选择完毕后，点“确定“就完成了文档的选择。 经办人选完文档后，在填写意见时，应填在下图所示区域： 二、报批文件的搜索 随着OA流程的使用，系统中文件数量不断增加，有些同事在查找之前的流程方面遇到问题，特此对流程的查找做一个简要的说明。 查找流程是通过点击首页左边栏“待办任务“右侧的图标来实现，点击后出现流程搜索界面，图示如下： 一般通过“流程名称“来查找最为快捷，如忘记名称，则建议通过流程类型、状况、创建人和创建日期来查找，因为查找”文件报批“流程的情况出现比较多，可以在”流程类型“里选择”办公室管理“，再选择”文件报批流程“，这样会大大缩小查找范围。 注意：建议各位同事将“状况“选为空白一项，这样能避免漏选。 条件选择完毕后，点搜索，就会出现符合条件的流程列表，图示如下： 直接点击名称就可打开流程。 上述问题是”文件报批”流程全面使用以来，各方疑问较多的两个，因此特作说明，如各位同事在使用过程中发现其他问题，请随时向IT部提出，我们会第一时间作出解答。