文书与档案管理基础(三版)四单元1.ppt

1、文书档案管理程序 （1）收集 （2）整理 （3）保管 （4）统计 （二） 归档文件整理的方法 1、改革后的文件级整理方法——以“件”为单位整理。 ⑤编制归档号 文件分类、排列成序后，应在文件正上方空白处加盖红色归档章，并逐件 编制归档号。 ⑥编制文件目录 先对有图文的纸张编写页号，再将每份文件的形式特征及编号进行登记，建立档案的文件级目录。 三、文书档案整理方法 （二） 归档文件整理的方法 1、改革后的文件级整理方法——以“件”为单位整理。 ⑦装盒 区分不同保管年度，将归档文件按照档案室室编件号的顺序，依次装入档案盒，再填写档案盒封面、盒脊和备考表。 ⑧入库排架 整理完毕的档案，按照本单位分类方案排列上架。 三、文书档案整理方法 （二） 归档文件整理的方法 2、 传统的案卷级整理方法——以“卷”为单位整理。 三、文书档案整理方法 整理的步骤： 1．案卷归类 2．案卷排列 3．按照案卷的排列次序，逐卷分配案卷号 4．编制《案卷目录》 5．贴标签，并填写标签及案卷封面的其他项目 （二） 归档文件整理的方法 2、 传统的案卷级整理方法——以“卷”为单位整理。 三、文书档案整理方法 1．案卷归类 一是将不同载体的档案归类 二是将所有当年归档的案卷按照不同保管期限划分为永久、定期（30年、10年）分别归类 三是按照立卷分类标准，将具有相同保管期限的案卷，按照机构或问题进行下一层次的分类，把相同机构（或相近问题）的案卷集中在一起。 （二） 归档文件整理的方法 2、 传统的案卷级整理方法——以“卷”为单位整理。 三、文书档案整理方法 2．案卷排列 将经过归类集中的案卷，按照一定的顺序排列起来。 按单位机构归类的，遵循从综合部门到专门部门，从主要部门到次要部门、从行政管理部门到业务部门的次序排列。 按问题进行归类的，从重大问题到一般问题，从主要问题到次要问题的次序排列。 （二） 归档文件整理的方法 2、 传统的案卷级整理方法——以“卷”为单位整理。 三、文书档案整理方法 3．按照案卷的排列次序，逐卷分配案卷号 根据案卷的排列顺序，对不同保管期限的案卷分别编写案卷号。 通常采用一个年度编一个流水号。 （二） 归档文件整理的方法 2、 传统的案卷级整理方法——以“卷”为单位整理。 三、文书档案整理方法 4．编制《案卷目录》  （二） 归档文件整理的方法 2、 传统的案卷级整理方法——以“卷”为单位整理。 三、文书档案整理方法 4．编制《案卷目录》 编制方法：对不同载体的档案分开编目； 对不同保管期限的档案分别编目； 一本案卷目录内，案卷数一般不超过1000卷； 同一门类或载体、同一保管期限的案卷可混年度编入一本案卷目录内； 同一门类或载体、同一保管期限、同一年度的案卷应按案卷排列的顺序编在一起。 案卷目录末页应附案卷目录备考表，写明案卷数量、移交单位和移交人、接收单位和接收人、接收日期等。 （二） 归档文件整理的方法 2、 传统的案卷级整理方法——以“卷”为单位整理。 三、文书档案整理方法 5．贴标签，并填写标签及案卷封面的其他项目 在案卷目录的卷脊上粘贴标签，标签项目包括全宗号、全宗名称、目录号等。单位档案室一般只填写目录号。 （二） 归档文件整理的方法 三、文书档案整理方法 整理标准： （1）组卷文件齐全完整 （2）分类科学 （3）排列合理 （4）标题确切 档案整理 四、档案保管工作、任务及方法 1、档案保管工作 档案保管工作就是采用专门的技术手段和科学的管理措施，维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命的一项业务工作。 任何档案都包含两个部分：一是原始信息；二是物质载体。 档案载体的物质性决定了档案寿命的有限性。 四、档案保管工作、任务及方法 2、档案保管任务 （1）掌握档案保管状况。 （2）分析档案损坏的原因。 （3）采取专门的技术手段和科学的管理措施，加强防范工作。 四、档案保管工作、任务及方法 3、档案保管工作内容 （1）档案的库房管理 ①档案柜架的摆放 一是通风 二是档案存取和方便搬运 三是防潮 四是便于查找 四、档案保管工作、任务及方法 3、档案保管工作内容 （1）档案的库房管理 ②库房温度湿度管理 库房内的温、湿度是直接影响档案寿命的环境因素。温湿度控制不当，会对档案安全造成直接危害，影响档案的永久保存。 调节库房温湿度方法：密封、通风、降温和除湿。 四、档案保管工作、任务及方法 3、档案保管工作内容 （1）档案的库房管理 ③档案库房的“八防” 防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗 四、档案保管工作、任务及方法 3、档案保管工作内容 （1）档案的库房