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简析水利科技档案的信息化建设 　　摘要：加快水利科技档案信息化建设是档案工作的发展趋势，各级水利档案机构必须从实际出发，尽快实现档案管理自动化、档案信息数字化、信息存储海量化、信息传递网络化和信息利用共享化，有效地提供利用，充分发挥档案固有的凭证价值和情报价值。 　　关键词：档案 信息化 　　水利科技档案是指在水利科技活动过程中形成的具有保存价值的各种形式与载体的历史记录，是应归档保存的水利科技文件材料[1]。随着计算机和网络技术的发展，档案工作逐步向规范化、标准化和科学化迈进，档案信息化成为社会信息化发展的必然要求，是全面发挥档案作用的必然选择。本文结合工作实践，阐述提高认识是加强档案信息化建设的基础，搞好信息化建设是做好档案管理工作的关键，由此提出水利科技档案信息化建设的思路，供档案界同仁共同探讨。 　　1、把握水利改革趋势，提高信息化建设的思想认识 　　深化水行政管理体制改革是时代发展的要求，这必然会将一部分水务管理单位、水利勘察设计单位推向市场。为了在市场竞争中求得生存与发展，水利科技档案信息的作用显得尤为重要。科技档案具有知识储备、依据凭证功能、情报功能，是潜在的生产力，通过有效地开发利用档案信息能够促进生产力发展，提高经济效益。水利科技文件资料是科研技术人员劳动智慧的结晶，通过收集归档转化为档案信息资源，信息化建设可以提高水利档案信息的查全率和查准率，使科研技术人员体验到档案信息的价值，从而提高档案意识，主动配合档案部门做好档案信息化建设。提高水利科技档案信息化水平，必须从水利科技工作中入手，牢固树立科技档案工作系统意识、信息意识，在组织机构、经费投入、技术支撑、队伍建设和制度建设等方面予以保障，确保信息化建设顺利进行。 　　2、针对科技档案特点，明确信息化建设的工作思路 　　水利科技档案具有如下四个特点：（1）专业性，集中表现在形成领域和内容性质两个方面。专业性特点是界定水利科技档案整理分类的重要依据，在区分不同门类档案的基础上，针对不同专业的特点制定不同的信息化方式。（2）多样性，即种类的多元性和类型的多样性。在水利机构各个档案门类中，科技档案的种类最为繁多、类型最为复杂，呈现出多样化的鲜明特点，对信息化建设提出了不同的要求，归根结底就是要遵循文件的特点，便于查找利用。（3）成套性，是科技档案最鲜明、最基本的特点，围绕一个个独立的工程建设项目，规律性地形成的一系列相关的科技文件整体，在转化为数字化档案信息的过程中要特别注意保持档案材料的成套性，不能人为地割裂文件之间的历史联系。（4）现实性，是指科技文件资料在归档后仍然具有较强的现实使用性，这种现实需要有利于水利科技档案的数字化建设。 　　3、分析现实存在问题，制定信息化建设的必要措施 　　3.1 做好水利科技档案信息化建设的基础工作 　　档案信息化工作是一项涉及面广、周期性长、需要投入大量人力物力财力的工作，分析信息化建设的基本要素，需要做好以下三项基础工作。首先，要投入资金加强信息基础设施，配置计算机、服务器、扫描仪、数码相机，建立数据库、局域网等硬件设施，开发或购置管理软件，这些必备的基础设施是顺利开展档案信息化建设的物质基础。其次，要建立各项管理标准，包括数字档案信息的采集与存储标准，档案信息管理软件标准，档案信息安全标准等，这是档案信息化建设的制度规范保障。再次，要建立健全档案相关人员业务培训机制，发挥人的主观能动性，在提高人员素质的基础上，提高水利科技档案信息化建设的工作水平。 　　3.2 及时做好电子文件的收集归档 　　目前水务管理活动大量运用了计算机、电脑控制终端等一系列先进设备，很多科技文件在定稿签发后挂接上系统，并设置阅览权限；对设有条形码的归档图纸，通过图档管理软件挂接上系统。这些电子文件以其快捷的办公和传递速度逐步取代了纸质文件。在电子文件收集工作中，必须执行科技档案“同步管理”规定，把文件材料管理纳入项目管理工作程序，列入有关部门及人员的职责范围；还要遵循归档范围、严格归档时限，做到反映水文、水资源、水土保持、勘测设计等基础业务工作的科技文件材料按年度、在第二年上半年完成归档工作；各专业项目产生的科技文件材料，在项目实施完成后三个月内完成归档工作；重要仪器设备的随机文件材料，在安装调试或开箱验收后一周内完成归档工作；项目鉴定或验收形成的文件材料，在鉴定或验收后一个月内完成归档工作。同时结合工作实际，制定本系统或本单位科技档案分类方案，全面管理电子档案，还应做到整理录音、录像、照片等声像材料时，应注明材料反映的事由、时间、地点、人物、背景及作者等内容，重要的电子文件归档时，应形成相应的纸质文件材料一并归档。这些电子数据归档后，成为水利科技档案信息化的重要组成部分。 　　3.3 分步骤进行馆（室）藏实体档案