~讲义《南京市案工作年检评分标准 》.docVIP

南京市档案工作年检评分标准讲义 一、档案工作管理体制(10分) 1、档案工作管理体制健全 (1)明确档案管理工作的职能部门，集中统一管理本单位各种门类和载体的档案，2分。 ●第一，就一般情况来看，机关档案管理的职能部门通常放在本单位办公室或秘书处，也有的单位放在综合处，这也是综合部门职能部门应有之义，本条重点在于“明确”，最能体现“明确”含义的，应是本单位发文，通过文件形式明确档案管理工作的职能部门，如关于成立或调整综合档案室的通知等。或体现在本单位规章制度或岗位职责。同时，其他相应处室的内勤也承担了部分档案员的职责，主要是负责文件材料的收集工作及档案的整理工作。从我们对各单位的业务指导工作来看，大部分单位的人事部门承担人事档案的归档整理工作，财务部门承担了会计档案的归档整理工作等。 第二，集中统一管理本单位各种门类和载体的档案。原则上，本单位的形成的档案均应保管在综合档案室，但从客观情况来看，很多单位的有些门类档案并不在综合档案室，比如会计档案在财务部门，但最低要求，应将各种门类和载体的档案目录保存在综合档案室。有些处室因为工作需要，在次年归档时，仍需要在本处室保管文件材料，对这种情况的处理，应由档案员将应归档的各种门类和载体的文件材料进行归档，再由各处室根据工作需要办理借阅手续。 积极贯彻国家档案局8号令，及时制定或调整《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，3分。 ●国家档案局8号令的发布施行，是推进档案工作可持续发展的重要举措，不仅对机关正确界定文件材料的归档范围，准确划分文书档案保管期限，按时开展档案价值鉴定工作发挥重要的指导作用，而且对档案移交进馆工作将发挥积极影响。 目前，南京市各进馆单位绝大部分完成了《文件材料的归档范围和文书档案保管期限表》编制工作，但是，一是随着我市机构改革工作的开展，有的单位的职能也在不断发生变化，其归档范围和保管期限也随之发生了相应的变化；二是8号令发布以后，国家档案局陆续发布了9号令及国家基本专业档案目录等文件。这些都要求各单位应与时俱进，结合本单位职能变化和工作实际，对国家档案局8号令的及时进行相应的修订和调整。 制订文件材料归档、档案保管、鉴定销毁、保密、利用、档案人员岗位责任制、电子文件归档管理等档案工作制度，3分。(缺一项扣1分，扣完为止)。 ●各单位应结合本单位实际情况制定，制度不能仅仅看作形式，如果制定和贯彻得好，会相应地理顺各方面工作关系，有利于工作的开展，比如，在文件材料归档制度中，规定各部门兼职档案员须在在什么时间将文件材料搜集齐全并整理完毕后，办理好移交手续后移交到综合档案室进行归档，那么档案工作人员就可以依据制度规定要求各部门执行。 (4)按时参加业务协作组活动，认真完成市档案局布置的工作任务，2分。 ●按照惯例，各个业务协作组每年都会定期开展活动，通过业务协作组，各成员单位档案人员可以学习新的文件精神，总结去年档案整理的经验，了解当年档案工作的重点及工作打算，交流在档案整理过程中遇到的问题等，这些都是开展业务协作组活动的意义所在，所以在新出台的档案工作年检评分细则中，把本条列入到评分标准予以保留，同时，为了更好地服务各单位档案工作，推动档案工作开展，市档案行政管理部门每年都会密切和各单位的联系，了解各单位档案工作开展的情况，不定期调研或布置一定的档案工作等，都需要各单位的密切配合，因此，也把认真完成市档案局布置的工作任务也列入到评分标准当中。如2011年开展的南京市电子文件管理情况的调查工作、近期和民宗局联合进行的宗教场所档案调研等，都是在各个单位的密切配合下完成的，也都纳入和将纳入到当年的年检工作当中。 二、档案保管条件(10分) (1)档案库房采取“八防”措施，符合档案保管条件，8分。 ●“八防”措施是指，本单位建设的档案库房要采取防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等措施，确保档案安全。具体来讲，应采取以下措施：防盗主要是为防止档案被偷盗。在库房安装防盗门窗、门锁，有条件可安装防盗报警器。防光主要是防止阳光中紫外线对档案纸张的破坏。一般可通过加挂窗帘及窗外加遮阳设施等进免阳光直封库内。另外因日光灯有大量紫外线，库内最好使用白炽灯。防高温档案库房可通过机械通风、自然通风或配备空调设备等方法减缓库内温度过高现象，以达到库房理想的温度。防火主要是防止火灾，库房周围应禁放易燃物，库内严禁吸烟，电器线路禁用明线，要配有灭火器。防潮是指在湿度较大的库房应配备除湿机及放置吸潮剂。防尘主要是防止灰尘和霉菌对档案纸张字迹的侵蚀，必要时，可配备吸尘器及时吸除档案柜架上的灰尘。库房门窗要严密，库内四周墙壁要坚硬、光滑，防止墙皮脱落，档案及装具也应保持清洁。防鼠主要是防止档案遭受鼠害。一般平房或离食堂仓库较近的库房易发生鼠害，对此，库房门窗及墙壁要采取加固措施，