为Excel文档添加批注.docVIP

为Excel文档添加批注就是指为Excel文档内容添加一些注释，当鼠标指针停留在带批注的Excel单元格上时，我们可以查看其中的每条批注，也可以同时查看所有的批注，还可以打印批注，打印带批注的工作表。　　那么这些批注是如何添加和编辑的呢？这里我们以Excel 2002为例，讲述添加、编辑和打印批注的具体方法。　　添加和编辑批注　　单击需要添加批注的单元格，在“插入”菜单中，单击“批注”命令，在弹出的批注框中键入需要批注的文本。键入文本后，单击批注框外部的工作表区域。　　如果需要修改、编辑批注，或移动批注并调整批注的大小，可以单击需要编辑批注的单元格，在“插入”菜单中，单击“编辑批注”命令。　　如果要修改批注的文本字体或颜色，可单击“格式”菜单中的“批注”命令，这时会弹出如图1所示对话框，我们就可以设置文本字体或颜色。 如要更改批注的背景色，可单击填充柄使批注边框转成点状，然后在“格式”工具栏中单击“填充颜色”按钮旁边的箭头，最后单击所需颜色。　　如果要修改批注外框的大小，可以拖动批注框边上或角点上的尺寸调整柄。　　如果要移动批注，只须拖动批注框的边框。如果要为新批注修改默认背景色，在“控制面板”中的“显示”图标中单击“外观”选项，将与“工具提示”相对应的颜色选项更改为所需的背景颜色。修改了此设置之后，以前输入的批注背景色并不会改变。 打印批注　　要打印批注，就必须打印包含该批注的工作表。打印位置可以与它出现在工作表中的位置相同，或是在工作表末尾的列表中。单击相应的工作表，再单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“工作表”选项，如图2。 如果要在工作表的底部打印批注，可以在“批注”下拉列表框中选择“工作表末尾”选项。如果要在工作表中出现批注的原地点打印批注，在“批注”框中选择“如同工作表中的显示”选项。　　查看工作簿中的批注。在“视图”菜单中，单击“批注”命令。如果要顺序查看每个批注，在“审阅”工具栏中单击“下一批注”按钮。如果要按相反的顺序查看批注，单击“前一批注”按钮。当查看批注时，Excel2002从选定的单元格开始顺序显示每个批注。如果要查看单独的某个批注，选定含有这个批注的单元格即可。　　复制单元格中的批注。除了可复制整个单元格外，也可以有选择地复制单元格中的批注内容。选定需要复制的单元格，单击“复制”按钮，选定粘贴区域的左上角单元格，在“编辑”菜单上，单击“选择性粘贴”命令，单击“粘贴”标题下的所需选项，确定。此时，复制的内容将替换目标单元格中原有的批注内容。在单击“确定”按钮后不要按 Enter键，否则活动选定框内的全部单元格将复制到粘贴区域。为避免此类错误，可以按Esc键，取消源区域上的动态选定框。