BTLJ-4.23Z02文件资料管理程序.docVIP

文件处理流程 发文/收文部门 部门负责人 分管领导/总经理 人力行政部 文件经办部门 1.目的 规范公司和各部门文件资料的管理。 2.范围 适用于公司职能部门及物业服务中心。 3.职责 部门/岗位 工作内容 频次/时间 总经理 审批公司红头文件，必要时对各部门收到的外来公文提出处理意见。 1个工作日 分管领导 必要时对分管部门收到的外来公文/外来文件提出处理意见。 审批公司级日常业务类文件。 1个工作日 及时 部门负责人 审批以本部门名义发布的文件。 对本部门收到的外来公文提出处理意见。 1个工作日 及时 经办人员 编制需发布的文件、办理文件规定的相关事项。 及时 资料管理员 文件管理和控制。 及时 4.方法和过程控制 4.1文件的分类 4.1.1行政文件：公司级人事任免、奖惩决定、对内外发文等以红头文件形式发布；公司日常往来函、公司级会议纪要、片区级行政文件、部门级行政文件以非红头文件形式发布。 4.1.2业务文件：包括各类管理制度、组织架构、职务说明书等。 4.1.3其他文件：包括新闻稿件、宣传海报等（不需编号）。 4.1.4外来文件：包括外来公文和外来标准/法规。外来公文指政府部门、上级公司下发的公文。外来标准/法规指政府部门制定的与公司业务有关的各种行业标准、管理/技术标准、法律法规；上级公司下发的各种管理制度等。 4.2文件的编码及格式 4.2.1公司级行政文件编号方法为：保佳物[年度]序号，序号为三位数。须经人力行政部审批、统一管理。红头文件格式如下： 红色文件头 编号（五号黑体） 文件名称（小三号黑体） 文件内容（小四号宋体） 深圳市保泰利佳物业管理有限公司（小四号宋体） 签署：（小四号宋体，对外发文无须签署） 二○○四年一月八日（小四号宋体，中文数字） 4.2.2部门级行政文件编号方法为：BTLJ（部门简称）[年度]序号，序号为三位数。（部门简称如：工程、运营、人行、财务、惠东上城、遂溪上城、锦江丽园等，如增加新部门，由运营管理部确定部门简称。）格式为： 文件名称（小三号黑体） 文件编号（五号黑体） 文件内容（小四号宋体） 深圳市保泰利佳物业管理有限公司（小四号宋体） 部门名称（小四号宋体） 签名：（小四号宋体，对外发文时特殊情况可不签名） 二○○四年一月八日（小四号宋体，中文数字） 注：业务部门文件的字体须符合以上要求，字号可根据具体情况确定，但须保持文件各部分字号大小的协调性。 4.2.3业务文件格式 4.2.3.1组织架构和职务说明书 XXXXX组织架构/职务说明书（三号黑体） 部门简称—年度—编号（每年从01开始）（小四黑体） 文件内容（宋体） 编制： 审核： 审批： （宋体） 年 月 日 年 月 日 年 月 日（宋体） 4.2.3.2各类管理制度 文件表头样式 XXX（公司/部门名称）管理制度 编号 BTLJ（部门简称）-GXX 名称 版本 A/0 第 页 共 页 编制 更改 审核 批准 生效期 B.部门可根据需要将管理制度分为“客服”、“内部”、“经营”、“安全”等类别，并通过文件编号予以区分，如惠东上城“客服”类文件编号为“BTLJ（惠东上城）-G/KF01”。（表示惠东上城管理制度之客户服务类1号文件） C.版本控制：按体系文件版本控制方法执行。 4.3文件的发布 4.3.1所有文件均需经过审批后方可发布。通过电子显示屏向顾客公布的信息须保存审批记录。 4.3.2重要文件送达承建商、业主/业主委员会及相关业务单位时，须请对方在《对外文件发放签收表》签收，签收记录与所发文件一起长期保存。 4.4文件的更改 文件如需更改，须按文件原审批程序重新报批。 4.5外来文件的处理 4.5.1当收到外来公文需处理时，填写《文件处理表》，由部门负责人提出处理意见，必要时报相关领导提出处理意见后处理，处理完后由经办部门负责存档。 4.5.2 收到外来标准/法规时，按《记录及文档管理程序》处理。 4.6文件的存档 按照《记录及文档管理程序》执行。 4.7电子文档的管理 按照《记录及文档管理程序》执行。 4.8文件的保密 4.8.1公司需严格保密的文件包括：公司级会议纪要、公司经营战略性会议纪要、管理评审报告、重大事故分析报告、薪金福利制度、奖金分配数额及其它重要文件等。4.8.2保密文件以电子文档形式传送时，须加密码。 4.8.3有权阅读保密文件的公司员工对保密文件负有保密责任。 5.相关文件 BTLJ4.2.4-Z01 《记录及文档管理程序》