合同及提交规范要求.docVIP

合同及附件提交规范要求 一﹑提交前工作： 每个项目报价前，策划公司必须对合作公司作初步筛选，从三家公司选一家性价比最高的公司作为合作公司，并加上评估意见给合同部审批。 报价表内必须注明产品的名称、型号、技术参数、材质、尺寸、照片等相关要素，策划公司也必须述清对该项报价的要求及情况，以便合同部开展审批工作。 为保障双方合作权益，策划公司应结合合同拟定的合同范本与合作公司洽谈合作条款，必须清楚了解双方的权利义务，特别乙方提出甲方须配合的要求我方是否可以做到，争取更平等合理的合作空间，如洽谈过程中乙方提出的要求与合同范本有冲突，策划公司应尽量协调，协商不成可向合同部提意见，合同部视乎情况再确定是否修改条款。 附件为合同不可分割的部分，附件的填写也必须清晰明了，在合同及附件同提交前先发电子版予合同部确认，待通过后才可填写《合同审批意见》表，并附上有乙方签名盖章的合同（两页以上及有附件的合同必须盖上骑缝章）递予瑞恒运营部项目助理走审批流程。合同生效日期为甲方签章当日的日期，瑞恒运营部项目助理必须认真检查是否漏填。 填写表格时项目经办人应清楚写明提交审批项目的情况，主管负责人也必须加意见，每位签名的人士必须写上签名日期。 在文件提交时检查清楚该要附上的费用预算表﹑合意审批意见表﹑资金使用付款审批﹑相关合同及其附件等昰否齐全。 二﹑提交注意事项： 因合同部审批合同流程需时1-5个工作日，策划公司应根据项目计划时间把握好合同的确认与提交。 合同部对于策划公司所提交的合同相关文件均会认真审查，出现错漏情况的，一律发还重填不予审批通过。 基于合同审批需时，合同部必须对合同的审批结果负责。若因策划公司（如：迟递交或有错漏）而造成的项目施工担误，合同部绝不负责。 瑞恒运营部项目助理原则上只负责文件的传递工作，不能参与合同及相关附件内容的任何填写。 三﹑审批问题汇总： 所提交合同及相关文件没经过电子版确认就递予合同部走审批流程，结果出现错漏情况发回重填。 合同及相关文件没按要求使用合同部下发的模版填写，造成合同条款不统一，审批时需要了解的相关内容不足。 递交错了不昰经双方最终确认的合同版本，或在合同提交时漏了附上合同中需要的相关附件。 合同及相关文件中没有相应盖章、经办人没写明情况、主管人没有加意见、没有相关签名或不填写日期。 附件中需填写的相关内容经常缺漏。（如：没附上物品照片、尺寸规格、型号、技术参数、材质等相关要素，没填或相关描述过于简单含糊等） 四﹑关于配合审批： 为减少不必要的文件传递，瑞恒运营部项目助理在合同及相关文件递交前应检查，若有错漏情况可立刻发回相关人员重填。 由于合同部并不直接对外联系，若合作公司不能接受或需要修改合同模版中某些条款，策划公司相关人员应第一时间做好之间的沟通及协调工作，以免担误合同的批审时间。（如不能达成一致意见，视情况定是否更换合作公司） 策划公司合同经办人意见填写栏往往只有签名，没有填上签名日期及具体意见。（例：合同谈到什么情况或对合同有什么看法、提醒一下签定合同后多少天内要付款等） 五﹑合同部联系资料 注：有事请先联系审核专员，有文件请先发部门邮箱并通知查收，谢谢合作！