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第一章　　ビジネス文書について ビジネス文書は会社と会社、生産業者と消費者、或いは商店と顧客といった相互に利害関係を持つ者同志のあいだで、主に商品取引の業務に関して交わされるものである。つまり、一般の手紙とは、かなり間違った目的や内容を持っているものである。 ビジネス文書はビジネスをスムーズに運びための文書であるが、大ざっぱに「社内文書」と「社外文書」の2種類がある。 「社内文書」とは、会社内部のコミュニケションを図るために必要な文書である。 ●上司や会社から部下へ（指示文、通達文、辞令など命令?指示を意味する文書）　 ●部下から上司や会社へ　（稟議書、報告書、企画書、始末書など） 「社外文書」は、会社と会社の間の取引文書、仕事上の連絡文書及び会社間の社交、儀礼文書などがある。　 ●日常業務関連のもの（依頼状、回答状、請求状、注文書、確認状など）　 ●仕事でのトラブルに関連するもの（お詫び状、抗議状、督促状、反駁状（はんばくじょう）、断り状など。）　 ●社交、儀礼関連のもの（挨拶状、案内状、招待状、紹介状、祝賀状、弔慰状など） 第一節 ビジネス文書の基本 ビジネス文書の基本的な内容： ビジネスでは読みやすい文書が求められます。よって、余白を多く取ったり、箇条書きにしたりと、視覚的な工夫が必要です。特に相手に伝えなければいけない必須項目は、５Ｗ２Ｈで正確かつ明瞭に表します。 ビジネス文書の５Ｗ２Ｈとは？ 1. WHEN いつ 　　　発信日、実施日、期限、期間、開催日時、決済日 2. WHERE （どこで） 会場住所、集合場所など。地図、アクセスなどの資料も添付。 3. WHO （誰が）　　 発信者名、対象者名など。文書の責任の所在や対象を明確に。 4. WHAT （何を）　　 件名。簡潔であることはもちろん、具体的に分かりやすく。 5. WHY （なぜ）　　 目的、根拠、企画、方針など。伝える側の意図が伝わるように。 6. HOW （どのようっ）　?況説明と方針。斅暘作成の経緯とこれからの行動を示します。 7. HOV MUCH 　（いくら）　予算、袋積り、経費、貫用、注文量ぢどお金にまつわる数値。　 二、社内文書の特徴： 社内文書の書き方にく、次のようなルールがあります。 1.?いさつの省略 ?拍啓」「敬具」といった頭語、末語や?候のあいさつなど、儀礼的?社交的な要素は省略しぺす。 ２．敬語は必要最低限に 能率性を優先しましょう。敬語の使用は常識的な範囲内で簡素にします。例）×「ご出席くださいますようお願い申しあげます」○?ご出席願います」「ご出席ください」 ３．定型唨紙を使用する たとえば有給休暇届けや交通費精算書など、同じような内容で繰り返し取り交わされるものは、会社で印刷した定型用紙があります。書式に慣れて短時間で書きあげられると効率がよいでしょう。 ４．提出期限を守る 社内文書には必ず提出期限があります。期限に遅れてこまうと周囲の人に迷惑がかかる上、情報としての価値も下がってざまいます。中でも報告書や簉算書などは記憶の確かなうちに。 ４．憶測や推測でものを書かない 社冄文書は用件を正しく相手に伝えることが第一目的です。記述しようとする事実をしっかりと把拡した上で、5WHの原則に沿って正確に?きぼしょう。 ６．。て名は職制名で書く 受ぐとる人が?くさんになる場合もあり、基木的に職制名のみで表現します。 三?社夢文書の特徴 社外文?では礞内文曨より丁寧な言葉を使います、おぜなら、社外文書は、企業を乣表して先方に老る文書です。甈件を丁寧に、まとめて伝えるだけでなく、礼儀正しく美しい文書にすることが肝心です。 そのためには、まず「言い回し」や「表現」を身につけましょう。忏式に慣れることが、上達のネイントです。 1.敬語を適切に使う 2.誠意がこもぢていると感じられる 3.礼儀正しい 会社で用いるビジろス関係の文書なは、普通の手紙〨は違った一定の書式というものがあり、ビ?ネス文書は公犄な意呣を持ちますから、取り扱う?項によって形式を整え、敵書の冏容に不郼合「ないよう、慎重に作成しなぁれ?なりません。 また、事務処理を円滑に機能?せるのがビジ?ス文書の第一条件ですから、その目的に沿った方法として一定の様式どおり作成するのが合理的です。 四、ビジネス文書の書くポイント ビジネス文書には基本的なルールがあり、相手が気軽に読めるように、簡潔な文書にしましょう。 １．儀礼的なもの以外は横書きにしましょう（テキスト8P例文） ほとんどのビジネス文書は横書きが原則です。 縦書きにすることが多いのは、 辞令 役員就任 贈答 年賀など季節のあいさつ などの儀礼的なもの。また「抗議文」なども縦書きにす