2016年电大：《管理秘书》复习资料.docVIP

《管理秘书实务》课程教案 第一节秘书 一、“秘书”词义的演变 据史籍记载，“秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的涵义不是指人，而是指物： 1.指宫禁中的秘藏之书。如《汉书·叙传》：“斿博学有俊才，……与刘向校秘书。”《汉书·刘向传》：“诏向领校中五经秘书。” 2.指用隐语预卜吉凶或未来作出预言的谶讳、图箓之书。“谶”是巫师或方土制作的一种隐语或预言，作为吉凶的符验或征兆；“纬”与“经”相对而言，是方士化的儒生编集起来附会儒家经典的著作；因谶纬源于古代关于河图洛书的传说，故以“图谶”连称此类书。如《后汉书·郑玄传》：“遂博稽六艺，粗览传记，时睹秘书纬术之奥。”《说文·序》曰：“秘书说曰：日月为易。”段玉裁释为：“秘书，谓纬书。” 3.指官员职务的名称。中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职。公元2世纪，东汉桓帝时，“秘书”一词才开始用来作为官员职务的名称。《文献通考》：“后汉图书在东观，桓帝延熹二年，始置秘书监一人，掌典图书、古今文字、考合异同。”“以其掌图书秘记，故曰秘书。”“秘书监”(藏书机构)掌宫中图书秘籍，其主要负责官员称“秘书监”，相当于皇家图书馆长或档案馆长。下设“秘书丞”和“秘书郎”，相当于副馆长和管理员。这时“秘书”一词的涵义有了变化，由原先指物变为指人，但所指的人（即被冠以“秘书”称谓的官员“秘书监”），掌管的仅仅是朝廷的图书典籍而已，并未从事真正的（现代意义上的）秘书工作。东汉末年，曹操改秘书监为秘书令，由秘书令取代尚书的职权，使秘书令不仅掌管了“图书秘记之事”，还掌管了草拟奏章、发布政令之事。秘书令掌尚书奏事，与今天的秘书长接近。可以说，曹操所设的秘书令，是我国历史上第一次出现与现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职。此后，历代封建王朝虽然大都设有名为“秘书”的官职（如“秘书监”、“秘书郎”、“秘书丞”等），但其职能主要是掌管图书典籍，都不是现代意义上的秘书。而那些替封建王朝真正从事秘书工作的官员，却不冠以“秘书”的称谓，而分别冠以“中书令”、“中书舍人”、“记室史”、“掌书记”、“主簿”等称谓。 4.指行政职位。真正使秘书这一职务具有现代意义的开宗，是孙中山领导的中华民国临时政府。当时政府实行总统制，下设秘书处，有秘书长一人，秘书若干；政府各部局也设秘书室，秘书科和秘书官；各省都督府也设秘书。这时的秘书才真正成为现代意义上的秘书职务了，不仅彻底摆脱了与“秘密藏书”含义的联系，由指物转变为专指担任某职务的人；同时，作为一种特定的职务，秘书也不再以掌管一般意义上的图书典籍为主要职责。但是，这时的秘书，主要是政务秘书，还不能等同今天的职业秘书。 5.指社会职业。就世界范围而言，秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。对第三产业或服务性行业，我们不能仅仅狭隘地理解为商业和生活服务业，它也包括各种智力服务，比如教师、医生、律师等等。秘书则是以其处理文书、事务的知识与能力以及管理能力为社会服务。秘书不仅服务于政府机关、社会团体和企事业单位，也服务于私人。欧美许多国家企、业和私人秘书的人数比政府机关秘书多出几倍甚至几十倍。科学家、作家、教授、医生、律师、著名演员和运动员、经济富裕的退休人员多有雇佣私人秘书作为自己工作或生活助手的。 在《辞海》中，秘书主要有以下几种含义：①宫禁藏书；②谶（chèn）纬、图箓等书籍；③官名：中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书主、秘书郎等官职，掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍及皇帝宣布命令的宣示及官禁的图书等工作；④使馆的外交人员：分一、二、三等级秘书；⑤职务名称之一：领导的助手。 在《现代汉语词典》中，秘书则指：①协助领导人联系接待，办理文书和交办事项的工作人员；②秘书职务；③使馆中职位低于参赞高于随员的外交官。 总之，“秘书”这个字眼可以说是一个翻译名词，即英文Secretary。这个词又是从罗马时代的Secretarius而来，意为守密的人(thekeeperofsecret)。到了十五及十六世纪，开始有所谓的国际贸易，秘书的地位也显著地提升。到了1880年末期，由于“写字机”的发明，许多妇女才因此有了机会进入这一行。1930年代以后，男性秘书逐渐减少，女性秘书取而代之。今天的秘书，已非仅做些“秘”、“书”的工作，她们“写信”、“开会”、运用电脑软体，从事资讯管理，与员工、顾客沟通，维持办公室运作，负责采购，甚至还要训练其他人，这样的一切，已经不再局限于“秘书”。 二、中国秘书史 在殷商甲骨文出现之前，在原始社会的后期——氏族部落联盟时期，就已出现了管理之需的公务文件（从仰韶文化遗址、河姆渡遗址、良渚文化遗址、龙山文化遗址等处的出土陶文可以印证），秘书工作开始萌芽。 仓颉虞舜时的史官称为“纳言”。