会件议管理制度v0.2.docVIP

软件中心内部会议制度 为规范软件中心会议管理，保持员工与管理层的沟通顺畅,统一会议管理模式,提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。 会议职责 及时收集各项工作进展状态以及员工工作状态和期望，并形成会议纪要上报中心管理层。 及时将中心及院里的各项工作要求和指示宣贯给员工； 所有会议资料定时上报中心管理，由中心指定具体责任人整理、立卷、存档。 会议分类 中心全员会议 主持与记录：中心主任主持，管理部记录； 召开时间：每月第一周的周五下午。特殊原因需要延期召开的由管理部提前通知； 参加人员：中心全体员工。由于特殊原因不能参加会议的，应提前向部门负责人或中心主任报备； 会议内容： （1）、各部门汇报上月工作任务完成情况， 重点介绍任务执行过程中遇到的问题或需要的支持，及本月工作计划； （2）、对于工作中遇到的共性问题做集体讨论发言； （3）、中心重点工作进展情况通报； （4）、院相关文件、重要指示及批示的通报； （5）、中心主任做总结； （6）、本月员工生日活动。 5、会议纪要 　 次工作日发布与会人员。 (二)、中心骨干会议 主持与记录：中心主任主持，管理部记录； 召开时间：每月一次，具体时间根据工作情况而定。此会议是对中心全体会议的一个补充会议。特殊原因需要延期召开的由管理部提前通知。 参加人员：中心骨干员工。由于特殊原因不能参加会议的，应提前向部门负责人或中心主任报备； 会议内容： （1）、各部门汇报上月工作任务完成情况， 重点介绍任务执行过程中遇到的问题或需要的支持，及本月工作计划； （2）、对于工作中遇到的共性问题做集体讨论发言； （3）、中心重点工作进展情况通报； （4）、院相关文件、重要指示及批示的通报； 5、会议纪要 　 次工作日发布与会人员。 （三）、中心管理层会议 1、主持与记录：中心主任主持，管理部记录; 2、召开时间：每周一次，具体时间根据工作情况而定，特殊原因需要延期或随时召开的由管理部提前通知； 3、参加人员：王院、卜力、林怀清、程国青、王婧宇、中心管理组。由于特殊原因不能参加会议的，应提前向院长报备； 4、会议内容： （1）、中心上周各项工作任务完成情况汇报，重点汇报任务执行过程中遇到的问题或需要的支持 （2）、中心下一步工作任务开展情况做沟通、要求 5、会议纪要 次工作日发布与会人员。 （四）、各项目组会议 1、主持与记录：各项目组负责人主持，项目组指定一名组员做记录； 2、召开时间：至少每周一次，各项目组会议时间约定如下： 业务组：周一、周五； 青奥组：周五 政务组：周五 管理组：周一； 3、参加人员：项目组全体员工及分管主任。由于特殊原因不能参加会议的，应提前向项目组负责人报备； 4、会议内容： （1）、各项目组本周工作总结，重点讨论本周项目推进情况及执行过程中遇到的问题或需要的支持； （2）、下周工作计划； （3）、院、中心相关文件、要求及指示的传达与宣贯； 5、会议纪要 　 次工作日发布与会人员。由本组综合内勤人员上报管理组归档，上报前需项目负责人及主管副主任签字确认。 （五）、各专题会议 1、主持与记录：中心主任或院领导主持，管理部记录； 2、召开时间：相关部门根据实际工作需要或院领导的要求不定期召开； 3、参加人员：根据具体情况由管理部提前通知； 4、会议内容：主要是针对各专项工作进行讨论、部署和总结。 5、会议纪要 　 次工作日发布参会人员。 第五条 会议纪律 1、各类需要在中心召开的会议，在会议召开前1-2天由会议组织部门通知管理部，并提交《会议室使用申请表》（附件一），由管理部门根据申请表的需求提前准备会议室； 2、严格遵守会议开始时间，提前5分钟到场，并在《会议签到表》（附件二）上签到； 3、参会人员不得迟到、早退、缺席（特殊原因不能参加会议者向会议组织人员请假，并通知会议主持人）； 4、会场内手机关闭或调至震动，与会人员不得喧哗、不得窃窃私语，特殊情况到会场外联络； 5、会议需要表决时，原则上采取少数服从多数的方法，会议决议之事应按期完成。 第六条 会议要求 会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性； 2、记录人员根据原始会议记录整理《会议纪要》（附件三），会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定； 3、对于会议上明确需要跟进的事宜，跟进依据以会议纪要为准 4、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名； 5、各项目组的会议纪要在项目负责人及主管副主任签字后，由综合内勤交管理组归档； 6、参会人员要做好会议准备，按要求发言。 7、会议使用者应自觉保持会议室的清洁卫生，会议结束后，应将电灯、空调等设备电源关闭。同时，清理杂物，保持室内卫生整洁、设施完好。 第七条 本制度由管理部负责解释，如有未尽事宜，将按院相关规定执行或重新调整。 第八条 本制度