文件的5s3管理.docVIP

文件的5S管理 （一）、文件5S的目的办公室5S包括多方面内容，文件管理是主要项目之一，文件5S活动的目的主要是为了提高办公事务效率、减少查找文件的时间，创建干净整洁的工作环境，同时也体现了公司整体管理水平的高低。衡量文件5S活动水准的一个重要指标就是找出文件所需的时间。文件的5S活动是从废弃开始的。1、文件5S的目的对文件资料进行整理整顿的目的如下：文件、信息的共享和有效利用；减少寻找文件的时间，提高工作效率；办公室空间的有效利用；办公环境的改善；提高办公事务效率；2、文件5S的基本原则文件不重复保管：一种文件只在一个位置上保管；对原件实施管理：不随意复印或使用复印件；分类归档管理：不要使文件私有化；简化报告文件：原则上报告限定在1-2张A4纸；文件取放方便：能够快速地取出和保管文件。3、文件5S的顺序（二）、文件的废弃（整理）文件的整理工作是办公室5S活动的关键内容，一般可以按照以下几个步骤进行：1、设定废弃文件的对象和废弃基准文件是有生命周期的。长期不用的文件、无效或旧板文件以及其他没有保存价值的文件都是整理和废弃的对象。财务文件——永久保存；品质文件——为了进行品质追溯，保存一定时间。没有废弃基准，就会将一些没有价值的文件保存下来，充斥空间。所以，整理文件之际，明确废弃基准是必要的。文档生命周期示意废弃基准 代表性文件